Valentinsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Valentinsmarkt braucht mehr als dekorierte Stände und Herzballons. Kläre zuerst Datum, Ort, Marktaufteilung und Genehmigungen, bevor du Ausstellende und Lieferanten verbindlich einplanst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Strom, Zahlungssysteme, Helfereinteilung und Besucherinformationen. Prüfe in der letzten Woche Wetter, verderbliche Produkte und alle Materialien, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Aufbau und Einlass fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Stände reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
Ausstellende anmelden
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
Musik-Playlist erstellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Routen- und Parkinformationen erstellen
Besucherplan erstellen
Valentinstagsaktivitäten vorbereiten
3 Personen
Zahlungssystem testen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Verderbliche Produkte abholen
2 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Tische und Stände verladen
4 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Stände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Aktivitätenbereich einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
4 Personen
Kassen vorbereiten
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Eingang besetzen
2 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Catering ausgeben
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Den Valentinskartenbereich betreuen
2 Personen
Fotowand betreuen
Musik bedienen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Buffet zwischendurch auffüllen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Standbetreiber über den Abschluss informieren
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Kassen abschließen
2 Personen
Catering abbauen
4 Personen
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Stände abbauen
6 Personen
Möbel zurückbringen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Poster entfernen
2 Personen
Aussteller nachtelefonieren
Beschädigte Materialien melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 18
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 18
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
UntertassenAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
KartenterminalsAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 6
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

ValentinsgirlandenAnz. 20
HerzballonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 12
KunstblumenAnz. 30
RosenblätterAnz. 10
Fotowand
FotopropsAnz. 25
SpeisekartenAnz. 20
TischdekorationenAnz. 20
KerzengläserAnz. 30
LED-KerzenAnz. 30
Rote TeppicheAnz. 2
ValentinskartenständerAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-FlutlichterAnz. 6
LaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8
FolienhalterAnz. 3
KühlelementeAnz. 24
ServiertablettsAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 10
MüllbeutelhalterAnz. 10
HanddesinfektionsmittelAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 2
GeschirrkistenAnz. 8

Aktivitäten

GrußkartenständerAnz. 6
BuntstifteAnz. 48
FilzstifteAnz. 48
ScherenAnz. 12
KlebestifteAnz. 12
TischaufstellerAnz. 6
Spiegel

Informationen

InfotafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 12
PinnwändeAnz. 4
NamensschilderAnz. 40
StifteAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort frühzeitig und zeichne die Marktaufteilung ein, bevor du Stände reservierst. Plane dabei auch Wege, Parkinformationen und ausreichend Platz für Tische, Stehtische und Besucher ein.
Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Stromanschlüsse nicht erst kurz vor dem Markt. Teste Kartenterminals, Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen und Lautsprecher spätestens am Vortag unter realistischen Bedingungen.
Setze für Ausstellende eine klare Anmeldefrist und erfasse Ernährungswünsche gesammelt. Bestelle Catering erst nach diesem Abgleich, damit vegetarische oder andere benötigte Optionen nicht zu spät nachgeordert werden müssen.
Teile Freiwillige nach Zeitfenstern und Aufgaben ein: Aufbau, Einlass, Besucherfragen, Catering und Abbau. Erstelle zusätzlich einen Besucherplan mit Anfahrt, Parkmöglichkeiten und Standaufteilung, der online und vor Ort verfügbar ist.
Hole verderbliche Produkte möglichst am Veranstaltungstag ab und kontrolliere die Wettervorhersage spätestens 24 Stunden vorher. Halte Partyzelte, Kühlboxen, Thermoskannen, Ladekabel und Powerbanks griffbereit, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Valentinsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Standplanung. Einladungen, Online-Veröffentlichung und Anmeldungen sollten danach mit festen Fristen folgen.
Was muss man für einen Valentinsmarkt an Genehmigungen prüfen?: Prüfe vor der verbindlichen Zusage mindestens Veranstaltungs-, Stand- und Stromauflagen sowie den Versicherungsschutz. Kläre offene Punkte spätestens 6 Wochen vor dem Termin mit den zuständigen Stellen.
Wie viele Helfer braucht ein Valentinsmarkt?: Plane mindestens eine Person für den Aufbau, eine für Einlass und Besucherfragen, eine für Catering sowie eine Ansprechperson für Ausstellende ein. Bei mehreren Eingängen oder vielen Ständen brauchst du pro zusätzlichem Bereich eine weitere Betreuung.
Wann sollte man Catering und verderbliche Produkte bestellen?: Bestelle das Catering nach Ablauf der Anmeldefrist und der Erfassung aller Ernährungswünsche, meist 1 bis 2 Wochen vor dem Markt. Verderbliche Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher ab.

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