Vakbeurs organiseren: checklist en planning

Een vakbeurs organiseren begint maanden voor de beursdag met een duidelijke doelgroep, exposantenpakket en planning. Daarna volgen aanmeldingen, standindeling, programma, leveranciers en communicatie met exposanten en bezoekers. In de laatste week draait alles om badges, techniek, catering en materialen op locatie. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, zodat je op de beursdag niet nog exposanteninformatie, kabels of dieetwensen hoeft na te jagen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
Exposanten werven
2 personen
Bezoekersdoelgroep bepalen
2 personen
Exposantenpakket opstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieberichten publiceren
Exposantenaanmeldingen verwerken
2 personen
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanteninformatie verzamelen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Leveranciers reserveren
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Badges voorbereiden
2 personen
Exposantenbriefing versturen
Bezoekersherinnering versturen
Naambadges alfabetisch sorteren
2 personen
Cateringbestelling controleren
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Beursvloer markeren
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standtafels plaatsen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten helpen opbouwen
4 personen
Podium en spreekruimte inrichten
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie plaatsen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
Teambriefing houden
6 personen

Event

Entreebalie bemannen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Opening aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepunt aanvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standvragen beantwoorden
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen
Exposanten afmelden
2 personen

Nazorg

Exposanten laten afbouwen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Standmateriaal demonteren
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Beschadigde materialen apart zetten
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersbedankje versturen
Exposantenbedankje versturen
Presentatiemateriaal archiveren
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standwandenaantal 20
Standtafelsaantal 20
Bezoekerstafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Podium
Spreektafel
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Powerbanksaantal 4
WiFi-hotspotaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Kabelgotenaantal 20

Servies

Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Schaaltjesaantal 24
Kurkentrekkersaantal 4

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 10
Plantenaantal 12
Tafellopersaantal 20
Decoratieve panelenaantal 6

Verlichting

LED-lichtsetsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dispensersaantal 8

Registratie

Naambadgehoudersaantal 350
Lanyardsaantal 350
Registratietafelmappenaantal 4
Pennensetsaantal 12
Clipboardmappenaantal 6

Presentatie

Flipoversaantal 3
Flipoverstandaardsaantal 3
Whiteboardsaantal 2
Whiteboardmarkersaantal 12
Naaldenbordenaantal 4
Pijlenbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 20

Beveiliging

Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 4

Gereedschap

Gereedschapskistenaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 8
Schuifmaataantal 2
Schaarsetsaantal 6
Rolmatenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursdatum, openingstijden en bezoekersdoelgroep minimaal 4 tot 6 maanden vooraf vast. Daarmee kunnen exposanten, sprekers en leveranciers tijdig bevestigen.
Stuur het exposantenpakket uiterlijk 12 weken voor de beurs mee met het aanmeldformulier. Vermeld daarin standmaten, opbouwtijden, techniek, catering en de uiterste aanleverdatum voor exposanteninformatie.
Maak de standindeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 4 weken vooraf. Controleer daarbij looproutes, stroompunten, registratiebalie, podium en zichtlijnen naar het projectiescherm.
Verstuur de exposantenbriefing 7 dagen voor de beurs en de bezoekersherinnering 2 tot 3 dagen vooraf. Vraag dieetwensen en ontbrekende exposantgegevens niet pas op de laatste werkdag op.
Test laptops, beeldschermen, beamer, microfoons, luidsprekers en mengpaneel uiterlijk 1 dag vooraf met de juiste presentaties. Leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten en powerbanks klaar voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vakbeurs organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 maanden vooraf met datum, doelgroep, exposantenwerving en locatie. Reserveer leveranciers en bevestig sprekers uiterlijk 8 tot 12 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een vakbeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 12 tot 16 weken voor de beurs. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 4 weken vooraf, zodat je de standindeling, badges en briefing nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een vakbeurs?: Plan minimaal 4 uur voor het plaatsen van standwanden, standtafels, registratiebalie, podium en techniek. Reserveer extra tijd als meerdere exposanten zelf materialen meenemen of als een programma met presentaties wordt getest.
Wanneer moet ik de catering voor een vakbeurs bestellen?: Bepaal de aantallen 2 tot 3 weken vooraf op basis van bezoekers- en exposantenaanmeldingen. Controleer de bestelling opnieuw 2 werkdagen voor de beurs, inclusief dieetwensen, koffie, servies en serveerbladen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.