Checklist para organizar una feria profesional sin olvidar nada

Organizar una feria profesional requiere coordinar expositores, visitantes, proveedores y contenidos en un orden claro. Empieza fijando fecha, horarios y público; después prepara la captación y las inscripciones. Cuando conozcas las cifras, podrás distribuir los puestos, cerrar el programa y calcular catering, acreditaciones y necesidades técnicas. Esta checklist reúne el trabajo previo y los últimos controles, incluidos los detalles que suelen quedarse para el último día: el briefing, la prueba de sonido, el material promocional y la apertura del recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
Captar expositores
2 personas
Definir el público objetivo de visitantes
2 personas
Preparar el paquete para expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes promocionales
Procesar las inscripciones de expositores
2 personas
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Reservar proveedores
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Enviar el briefing a los expositores
Enviar recordatorio a los visitantes
Ordenar las acreditaciones alfabéticamente
2 personas
Revisar el pedido de catering
Recoger material promocional
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Marcar el espacio de la feria
3 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colocar las mesas de los stands
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Ayudar a montar a los expositores
4 personas
Montar el escenario y el espacio para hablar
3 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colocar la decoración
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Realizar prueba técnica final
2 personas
Hacer briefing al equipo
6 personas

Evento

Atender la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Anunciar la apertura
Coordinar a los ponentes
2 personas
Apoyar las presentaciones
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el punto de café
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Responder a las preguntas del stand
2 personas
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Servir el cóctel de networking
3 personas
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
2 personas
Dar de baja a los expositores
2 personas

Seguimiento

Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el material del stand
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Separar los materiales dañados
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar agradecimiento a los visitantes
Enviar un agradecimiento a los expositores
Archivar el material de presentación
Archivar la lista de asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paredes para standscant. 20
Mesas altascant. 20
Mesas para visitantescant. 8
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mostrador de registrocant. 2
Escenario
Mesa de oradores
Papeleracant. 12
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 4
Pantallascant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Baterías externascant. 4
Punto de acceso WiFicant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Canaletas para cablescant. 20

Vajilla

Vasoscant. 160
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cuencoscant. 24
Sacacorchoscant. 4

Decoración

Banderas de la empresacant. 10
Plantascant. 12
Manteles runnerscant. 20
Paneles decorativoscant. 6

Iluminación

Juegos de luces LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 24
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Dispensadorescant. 8

Registro

Portanombrescant. 350
Lanyardscant. 350
Carpetas de la mesa de registrocant. 4
Juego de bolígrafoscant. 12
Carpetas portapapelescant. 6

Presentación

Paneles de papelcant. 3
Atriles para rotafolioscant. 3
Pizarras blancascant. 2
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Paneles de agujascant. 4
Paneles de flechascant. 12
Paneles informativoscant. 20

Seguridad

Postes separadorescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 4

Herramientas

Cajas de herramientascant. 2
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8
Calibradorcant. 2
Sets de tijerascant. 6
Flexómetroscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la captación de expositores antes de dibujar el plano definitivo: necesitas saber cuántos puestos habrá y qué información o necesidades técnicas tiene cada empresa.
Calcula el catering con las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas recogidas. Revisa el pedido otra vez el día anterior para ajustar cantidades y evitar que falten vasos, copas, tazas o cubiertos.
Envía el briefing a los expositores con antelación e incluye horarios de montaje, ubicación de cada puesto, acceso WiFi y uso de pantallas, proyectores o micrófonos. Un recordatorio a visitantes entre 24 y 48 horas antes reduce ausencias y consultas en recepción.
Prepara las acreditaciones antes de abrir el recinto y ordénalas alfabéticamente. Reserva tiempo para comprobar nombres, expositores y ponentes, porque corregirlas en el mostrador ralentiza la entrada desde el primer minuto.
Haz una prueba técnica completa antes de que lleguen los asistentes: portátiles, pantallas, proyector, presentación, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas y cables. Lleva regletas, alargadores, canaletas y baterías externas para resolver fallos sin improvisar.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empezar a organizar una feria profesional?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas captar expositores, confirmar ponentes y reservar proveedores. Como mínimo, deja 4 semanas para inscripciones, plano, programa, catering y acreditaciones.
¿Cuándo cerrar las inscripciones de una feria profesional?: Cierra las inscripciones de visitantes entre 3 y 7 días antes para poder preparar acreditaciones y catering. Mantén un procedimiento para altas tardías y actualiza la lista hasta el día anterior.
¿Cuánto catering calcular para una feria profesional?: Calcula las cantidades a partir del número confirmado de visitantes, expositores y equipo, separando cada momento del programa. Recoge las preferencias dietéticas al registrarse y revisa el pedido entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuándo hacer la prueba técnica de una feria?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la apertura y, si es posible, una comprobación adicional el día anterior. Prueba cada portátil, pantalla, proyector, micrófono, altavoz y presentación en el lugar donde se utilizará.

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