Wat heb je nodig voor een vakbeurs?

Een vakbeurs vraagt om meer dan standtafels en promotiemateriaal. Je hebt spullen nodig voor exposanten, bezoekersregistratie, presentaties, catering en duidelijke routing op de locatie. Stem aantallen af op het aantal stands, bezoekers en sprekers: per stand minimaal één tafel, twee stoelen en een stroompunt. Controleer techniek en badges uiterlijk de dag ervoor, want ontbrekende kabels, microfoons of naamlabels los je op de beursvloer lastig op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standwandenaantal 20
Standtafelsaantal 20
Bezoekerstafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Podium
Spreektafel
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Powerbanksaantal 4
WiFi-hotspotaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Kabelgotenaantal 20

Servies

Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Schaaltjesaantal 24
Kurkentrekkersaantal 4

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 10
Plantenaantal 12
Tafellopersaantal 20
Decoratieve panelenaantal 6

Verlichting

LED-lichtsetsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dispensersaantal 8

Registratie

Naambadgehoudersaantal 350
Lanyardsaantal 350
Registratietafelmappenaantal 4
Pennensetsaantal 12
Clipboardmappenaantal 6

Presentatie

Flipoversaantal 3
Flipoverstandaardsaantal 3
Whiteboardsaantal 2
Whiteboardmarkersaantal 12
Naaldenbordenaantal 4
Pijlenbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 20

Beveiliging

Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 4

Gereedschap

Gereedschapskistenaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 8
Schuifmaataantal 2
Schaarsetsaantal 6
Rolmatenaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 8 kilogram
- Theezakjes - 500 stuks
- Zwarte thee - 150 zakjes
- Groene thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Cafeïnevrije koffie - 1 kilogram
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 500 stuks
- Halfvolle melk - 20 liter
- Havermelk - 10 liter
- Citroen - 3 kilogram
- Mineraalwater plat - 120 flessen
- Mineraalwater bruisend - 80 flessen
- Cola - 30 liter
- Cola Zero - 30 liter
- Sinas - 20 liter
- Tonic - 12 liter
- Gemberbier - 12 liter
- Appelsap - 15 liter
- Sinaasappelsap - 15 liter
- Bitter lemon - 10 liter
- Bier - 240 flesjes
- Alcoholvrij bier - 80 flesjes
- Witte wijn - 30 flessen
- Rode wijn - 15 flessen
- Rosé - 15 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- Broodjes - 350 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Miniwraps - 180 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Roomkaas - 3 kilogram
- Jonge kaas - 6 kilogram
- Oude kaas - 3 kilogram
- Achterham - 4 kilogram
- Gerookte kipfilet - 3 kilogram
- Rosbief - 2 kilogram
- Hummus - 4 kilogram
- Avocadospread - 2 kilogram
- Eiersalade - 2 kilogram
- Komkommer - 4 kilogram
- Tomaten - 5 kilogram
- Rucola - 2 kilogram
- Paprika - 3 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Druiven - 6 kilogram
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 6 kilogram
- Mandarijnen - 6 kilogram
- Mueslirepen - 250 stuks
- Naturelchips - 12 zakken
- Paprikachips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Zoute stengels - 8 zakken
- Gemengde noten - 5 kilogram
- Kruidenkaas - 2 kilogram
- Bitterballen - 600 stuks
- Vegetarische bitterballen - 200 stuks
- Miniquiches - 300 stuks
- Groentespiesjes - 200 stuks
- Satésaus - 3 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Chilisaus - 1 liter
- Zout - 1 kilogram
- Peper - 500 gram
- Olijfolie - 2 liter
- Servetten - 1500 stuks
- Papieren bekers - 1000 stuks
- Roerstaafjes - 1000 stuks
- Cocktailprikkers - 1000 stuks
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 3 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Toiletpapier - 48 rollen
- Vloeibare handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectiegel - 8 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Dieetstickers - 300 stuks

Tips

Leg per stand minimaal één standtafel, twee stoelen en één werkend stroompunt klaar. Reserveer extra stoelen als exposanten demonstraties of gesprekken aan hun stand verwachten.
Maak voor de registratiebalie één badge per aangemelde bezoeker en exposant, plus 5 tot 10 procent reservebadges. Sorteer ze alfabetisch en leg losse pennen en een laptop klaar.
Test beamer, projectiescherm, beeldschermen, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker uiterlijk één dag vooraf. Neem per actieve opstelling minimaal één reserve-verlengkabel en extra stekkerdoos mee.
Tel servies niet alleen voor de maaltijd: reken per cateringmoment ongeveer 1,5 koffiekopje, glas en bord per persoon. Verzamel dieetwensen vóór de cateringbestelling en label afwijkende maaltijden.
Plan de opbouw zo dat standwanden, kabelgoten en afvalbakken eerst op hun plaats staan. Neem voor elke presentatie een aparte microfoon en controleer of het WiFi-hotspot en de powerbanks opgeladen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een vakbeurs?: Reken voor elke stand minimaal twee stoelen en voor de registratiebalie één stoel. Tel voor een presentatie het verwachte aantal bezoekers plus ongeveer 10 procent extra zitplaatsen als de ruimte dat toelaat.
Hoeveel badges moet ik bestellen voor een vakbeurs?: Maak één badge per bevestigde bezoeker, exposant, spreker en medewerker. Bestel of print daarnaast 5 tot 10 procent reservebadges voor last-minute aanmeldingen, fouten en beschadigde naamlabels.
Welke techniek heb ik nodig voor presentaties op een vakbeurs?: Per presentatie heb je meestal een laptop, beeldscherm of beamer met projectiescherm en een presentatieklikker nodig. Gebruik per spreker één draadloze microfoon en test alle aansluitingen uiterlijk 24 uur vooraf.
Hoeveel glazen en koffiekopjes heb ik nodig op een vakbeurs?: Bereken per cateringmoment ongeveer 1,5 koffiekopje en glas per persoon, zodat je rekening houdt met hergebruik en omvallen. Voor een volledige maaltijd heb je daarnaast minimaal één bord en één bestekset per gast nodig, plus 10 procent reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.