Organiser un salon professionnel sans rien oublier

Un salon professionnel se prépare sur plusieurs fronts : exposants, visiteurs, stands, programme, technique et accueil. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, de la fixation des horaires à l’ouverture du lieu. Elle vous aide aussi à repérer les points souvent traités trop tard, comme les besoins alimentaires, le briefing des exposants, les badges classés par ordre alphabétique ou le test du matériel audiovisuel. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier l’avancement avant le jour du salon.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
Recruter des exposants
2 personnes
Définir le public cible
2 personnes
Élaborer le dossier exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les messages promotionnels
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations des exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Réserver les fournisseurs
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Envoyer le briefing des exposants
Envoyer un rappel aux visiteurs
Classer les badges nominatifs par ordre alphabétique
2 personnes
Vérifier la commande traiteur
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Marquer la zone d'exposition
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Installer les tables de stand
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Aider les exposants à s’installer
4 personnes
Aménager la scène et l’espace de prise de parole
3 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Effectuer le test technique final
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

Tenir le comptoir d'accueil
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les intervenants
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le point café
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions du stand
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes
Désinscrire les exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands des exposants
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Archiver le matériel de présentation
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux de standqté 20
Tables de standqté 20
Tables pour les visiteursqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscriptionqté 2
Scène
Table de prise de parole
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Batteries externesqté 4
Point d’accès Wi-Fiqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Goulottes de câblesqté 20

Vaisselle

Verres à boireqté 160
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 12
Petits bolsqté 24
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 10
Plantesqté 12
Chemins de tableqté 20
Panneaux décoratifsqté 6

Éclairage

Kits d’éclairage LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 24
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Distributeursqté 8

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 350
Lanyardsqté 350
Classeurs pour table d’enregistrementqté 4
Sets de stylosqté 12
Chemises à pinceqté 6

Présentation

Paperboardsqté 3
Supports de paperboardqté 3
Tableaux blancsqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Panneaux à aiguillesqté 4
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 20

Sécurité

Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Outils

Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Pied à coulisseqté 2
Jeux de ciseauxqté 6
Mètres rubansqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de recruter les exposants : ils doivent connaître les heures de montage, d’ouverture au public et de démontage. Prévoyez aussi une heure précise pour l’ouverture du lieu et l’accès des fournisseurs.
Traitez séparément les inscriptions des exposants et celles des visiteurs. Demandez aux exposants leurs informations, leurs besoins techniques et alimentaires suffisamment tôt pour finaliser le plan des stands et la commande du traiteur.
Envoyez le briefing des exposants avant le salon, avec le plan du stand, les horaires d’arrivée et les consignes pratiques. Un rappel aux visiteurs quelques jours avant l’événement réduit les oublis et facilite l’accueil.
Testez toute la technique sur place ou avec la même configuration avant l’ouverture : ordinateurs, écrans, vidéoprojecteur, microphones, haut-parleurs et table de mixage. Vérifiez également les rallonges, multiprises, batteries externes et le point d’accès Wi-Fi.
Préparez l’accueil la veille ou plusieurs heures avant l’arrivée du public. Classez les badges nominatifs par ordre alphabétique, rassemblez le matériel promotionnel et vérifiez la commande traiteur, les boissons, les tasses, les assiettes et les couverts.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon professionnel ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un salon professionnel avec plusieurs exposants. Ce délai laisse le temps de recruter les participants, traiter les inscriptions, confirmer les intervenants, réserver les fournisseurs et envoyer les invitations.
Quand faut-il envoyer le briefing aux exposants ?: Envoyez-le environ 10 à 14 jours avant le salon. Il doit contenir les horaires, le plan du stand, les informations d’accès, les besoins techniques et les consignes de montage afin que les exposants puissent signaler un problème à temps.
Quand tester le matériel audiovisuel d’un salon professionnel ?: Effectuez un premier test 7 jours avant l’événement, puis une vérification finale le jour même avant l’arrivée du public. Contrôlez notamment le vidéoprojecteur, l’écran de projection, les microphones sans fil, les haut-parleurs et les câbles.
Combien de temps avant faut-il commander le traiteur ?: Finalisez les quantités au moins 7 jours avant le salon, après avoir recueilli les besoins alimentaires des exposants et des visiteurs. Vérifiez la commande le jour précédent, notamment les boissons, verres, tasses, assiettes, couverts et plateaux de service.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.