Zo organiseer je een vakbeurs zonder last-minute gedoe

Begin met het doel van de vakbeurs en leg daarna de datum, openingstijden en doelgroep vast. Wervingsmateriaal voor exposanten moet klaar zijn voordat je bezoekers uitnodigt: zonder duidelijke pakketten, tarieven en praktische voorwaarden blijven aanmeldingen liggen. Werk vervolgens parallel aan registratie, programma, standindeling en leveranciers. De laatste week draait niet om nieuwe ideeën, maar om controleren: exposanteninformatie, dieetwensen, badges, techniek, catering en de route van materialen naar de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Exposanten werven
2 personen
3
Bezoekersdoelgroep bepalen
2 personen
4
Exposantenpakket opstellen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotieberichten publiceren
8
Exposantenaanmeldingen verwerken
2 personen
9
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Exposanteninformatie verzamelen
2 personen
12
Standindeling maken
2 personen
13
Programma samenstellen
2 personen
14
Sprekers bevestigen
15
Leveranciers reserveren
16
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
17
Badges voorbereiden
2 personen
18
Exposantenbriefing versturen
19
Bezoekersherinnering versturen
20
Naambadges alfabetisch sorteren
2 personen
21
Cateringbestelling controleren
22
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
27
Beursvloer markeren
3 personen
28
Standwanden plaatsen
4 personen
29
Standtafels plaatsen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Registratiebalie opbouwen
2 personen
32
Exposanten ontvangen
3 personen
33
Exposanten helpen opbouwen
4 personen
34
Podium en spreekruimte inrichten
3 personen
35
Presentaties klaarzetten
2 personen
36
Bewegwijzering ophangen
2 personen
37
Decoratie plaatsen
2 personen
38
Catering klaarzetten
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
41
Vluchtroutes controleren
2 personen
42
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
43
Teambriefing houden
6 personen

Event

44
Entreebalie bemannen
3 personen
45
Bezoekers registreren
3 personen
46
Badges uitdelen
2 personen
47
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
48
Opening aankondigen
49
Sprekers begeleiden
2 personen
50
Presentaties ondersteunen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffiepunt aanvullen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Standvragen beantwoorden
2 personen
57
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
58
Netwerkborrel serveren
3 personen
59
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen
60
Exposanten afmelden
2 personen

Nazorg

61
Exposanten laten afbouwen
4 personen
62
Catering opruimen
3 personen
63
Servies verzamelen
2 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Standmateriaal demonteren
4 personen
66
Meubilair terugplaatsen
3 personen
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
69
Locatie schoonmaken
3 personen
70
Servies afwassen
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Beschadigde materialen apart zetten
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Bezoekersbedankje versturen
76
Exposantenbedankje versturen
77
Presentatiemateriaal archiveren
78
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standwandenaantal 20
Standtafelsaantal 20
Bezoekerstafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Podium
Spreektafel
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Powerbanksaantal 4
WiFi-hotspotaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Kabelgotenaantal 20

Servies

Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Schaaltjesaantal 24
Kurkentrekkersaantal 4

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 10
Plantenaantal 12
Tafellopersaantal 20
Decoratieve panelenaantal 6

Verlichting

LED-lichtsetsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dispensersaantal 8

Registratie

Naambadgehoudersaantal 350
Lanyardsaantal 350
Registratietafelmappenaantal 4
Pennensetsaantal 12
Clipboardmappenaantal 6

Presentatie

Flipoversaantal 3
Flipoverstandaardsaantal 3
Whiteboardsaantal 2
Whiteboardmarkersaantal 12
Naaldenbordenaantal 4
Pijlenbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 20

Beveiliging

Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 4

Gereedschap

Gereedschapskistenaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 8
Schuifmaataantal 2
Schaarsetsaantal 6
Rolmatenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het exposantenpakket uiterlijk vóór de werving compleet. Zet daarin wat een stand bevat, welke standwanden en tafels beschikbaar zijn, hoe laat opbouw mogelijk is en wanneer informatie moet worden aangeleverd.
Plan de bezoekersregistratie niet pas na de promotie. Vraag direct naam, organisatie, e-mailadres en eventuele dieetwensen uit; stuur de eerste uitnodiging enkele weken vooraf en een herinnering uiterlijk 2 dagen voor de beurs.
Maak de standindeling zodra de eerste exposanten zijn bevestigd. Houd looproutes vrij, plaats registratie bij de entree en controleer of elke stand stroom, een tafel en voldoende ruimte voor promotiemateriaal heeft.
Test presentatietechniek minimaal 1 dag vooraf op locatie. Controleer laptops, beeldschermen, beamer, microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels en kabelgoten; neem ook een presentatieklikker en powerbanks mee.
Werk met een sluitende laatste controle 24 uur voor opening. Tel badges alfabetisch na, vergelijk de cateringbestelling met het aantal aanmeldingen, controleer glazen en koffiekopjes en bevestig dat alle materialen naar de locatie worden gebracht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een vakbeurs te organiseren?: Reken voor een vakbeurs met meerdere exposanten op minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding. Reserveer de locatie en leveranciers eerst, zodat je daarna gericht exposanten kunt werven en bezoekers kunt uitnodigen.
Wanneer moet je exposanten voor een vakbeurs werven?: Start uiterlijk 8 weken voor de beurs met exposanten werven. Geef bevestigde exposanten een deadline van ongeveer 3 weken voor het evenement voor logo’s, bedrijfsinformatie, standbehoeften en presentaties.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een vakbeurs?: Verstuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en plan een herinnering 2 tot 3 dagen voor de opening. Zo houd je tijd over om aanmeldingen, badges en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een vakbeurs?: Plan minimaal 4 uur voor een kleine vakbeurs en 6 tot 8 uur wanneer er veel stands, podiumtechniek of presentaties zijn. Open de locatie vroeg genoeg om standindeling, bekabeling, registratiebalie en techniek eerst te testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.