Fachmesse organisieren: Checkliste für die Planung

Eine Fachmesse steht und fällt mit klaren Fristen: zuerst Termin, Zielgruppe und Aussteller festlegen, danach Anmeldungen, Stände und Programm koordinieren. Plane die Besucher- und Ausstellerkommunikation getrennt und sammle Informationen wie Logos, Ansprechpartner sowie Ernährungswünsche frühzeitig ein. In den letzten Tagen zählen vor allem Namensschilder, Techniktests, Cateringmengen und der Transport zum Veranstaltungsort. Diese Checkliste führt dich durch die 78 Aufgaben und 74 benötigten Dinge des Plans.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Aussteller werben
2 Personen
Besucherzielgruppe bestimmen
2 Personen
Ausstellerpaket zusammenstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbebeiträge veröffentlichen
Ausstelleranmeldungen bearbeiten
2 Personen
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerinformationen sammeln
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Referenten bestätigen
Lieferanten reservieren
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Badges vorbereiten
2 Personen
Ausstellerbriefing versenden
Besucher-Erinnerung versenden
Namensschilder alphabetisch sortieren
2 Personen
Cateringbestellung prüfen
Werbematerial sammeln
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
Messefläche markieren
3 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Stehtische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller beim Aufbau unterstützen
4 Personen
Bühne und Sprecherbereich einrichten
3 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration anbringen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
Teambriefing durchführen
6 Personen

Event

Eingangstheke besetzen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Redner betreuen
2 Personen
Präsentationen unterstützen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeeausgabe auffüllen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Standfragen beantworten
2 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
Letzte Besucher verabschieden
2 Personen
Aussteller abmelden
2 Personen

Nachbereitung

Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Standmaterial demontieren
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Beschädigte Materialien separat ablegen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankeschön an Besucher senden
Dankeschön an Aussteller verschicken
Präsentationsmaterial archivieren
Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StandwändeAnz. 20
StehtischeAnz. 20
BesuchertischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
RegistrierungsthekeAnz. 2
Bühne
Rednertisch
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
BildschirmeAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
PowerbanksAnz. 4
WiFi-HotspotAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
KabelkanäleAnz. 20

Geschirr

TrinkgläserAnz. 160
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
SchälchenAnz. 24
KorkenzieherAnz. 4

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 10
PflanzenAnz. 12
TischläuferAnz. 20
Dekorative PaneeleAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichtsetsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 24
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
SpenderAnz. 8

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 350
LanyardsAnz. 350
RegistrierungsmappenAnz. 4
StiftesetsAnz. 12
KlemmbrettmappenAnz. 6

Präsentation

FlipchartsAnz. 3
FlipchartständerAnz. 3
WhiteboardsAnz. 2
Whiteboard-MarkerAnz. 12
NadelbretterAnz. 4
PfeiltafelnAnz. 12
InfotafelnAnz. 20

Sicherheit

AbsperrpfostenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Werkzeug

WerkzeugkistenAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8
MessschieberAnz. 2
Scheren-SetsAnz. 6
RollmaßeAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Messetermin, die Öffnungs- und Aufbauzeiten früh fest. Plane zusätzlich mindestens 60 Minuten Puffer vor dem Einlass ein, damit Registrierung, Standaufteilung und Technik geprüft werden können.
Fordere Ausstellerinformationen spätestens 2 Wochen vor der Messe an. Dazu gehören Ansprechpartner, Präsentationsbedarf und Angaben für das Ausstellerbriefing; fehlende Daten verzögern später Standplan, Badges und Programm.
Schließe die Besucheranmeldung nicht erst am Vortag ab. Prüfe Anmeldungen, Ernährungswünsche und Namensschilder spätestens 3 Werktage vor Beginn und sortiere die Badges alphabetisch für eine schnelle Registrierung.
Teste Bildschirme, Beamer, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker gemeinsam. Ein Techniktest von mindestens 60 Minuten verhindert, dass am Messetag Kabel, Stromversorgung oder WLAN-Hotspot fehlen.
Bestelle Catering nach bestätigten Teilnehmerzahlen und rechne Getränke getrennt für Aussteller und Besucher. Prüfe die Lieferung am Veranstaltungstag vor dem Einlass; Kaffeemaschinen, Tassen, Gläser, Teller und Besteck werden sonst leicht übersehen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Fachmesse organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Zielgruppe und Ausstellergewinnung. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldeformular, Einladungen und Werbebeiträge laufen.
Wann sollten die Ausstellerinformationen vorliegen?: Fordere die Informationen mindestens 2 Wochen vor der Fachmesse an. Für Standaufteilung, Programm, Technikbedarf und das Ausstellerbriefing brauchst du anschließend noch mehrere Arbeitstage.
Wann verschickt man die Erinnerung für eine Fachmesse?: Sende Besuchern etwa 5 bis 7 Tage vor der Messe eine Erinnerung mit Uhrzeiten, Anreise- und Registrierungsinformationen. Prüfe danach die Anmeldeliste noch einmal und aktualisiere die Namensschilder.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fachmesse?: Plane für Aufbau und Funktionsprüfung mindestens 3 bis 4 Stunden ein, bei vielen Ständen oder zusätzlicher Bühne entsprechend mehr. Die Location sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass geöffnet sein, damit Technik, Catering und Registrierung kontrolliert werden können.

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