Checklist voor een cybersecuritybeurs organiseren

Een cybersecuritybeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en een spreekprogramma. Je moet exposanten, sprekers, registratie, netwerkvoorzieningen en presentatietechniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en deelnemerswerving en werk daarna toe naar een gecontroleerde opbouwdag. Vooral badgegegevens, presentaties, kabels en toegang tot het netwerk worden vaak te laat getest. Met deze checklist houd je de 74 voorbereidingstaken en 79 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Exposanten benaderen
3 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Exposantenlijst vastleggen
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Spreekprogramma samenstellen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Badgegegevens controleren
2 personen
Badges en polsbandjes printen
2 personen
Exposanteninstructies versturen
Presentaties verzamelen
2 personen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Naamkaartjes per stand klaarleggen
2 personen
Route- en veiligheidsborden printen
Technische apparatuur testen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal en nooduitgangen controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standwanden en balies plaatsen
4 personen
Stroompunten verdelen
2 personen
Netwerk voor demonstraties instellen
3 personen
Demonstratienetwerk beveiligen
2 personen
Beamer en scherm installeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Standmateriaal per exposant klaarzetten
4 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt vullen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers badges uitgeven
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Lezingen begeleiden
2 personen
Tijdschema bij presentaties bewaken
Technische ondersteuning bieden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Fotomomenten begeleiden
Avondbuffet serveren
4 personen
Vragenronde technisch ondersteunen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Afsluitende aankondiging doen
Exposanten uitchecken
3 personen

Nazorg

Presentatiemateriaal veiligstellen
2 personen
Standmateriaal afbreken
4 personen
Beamer en geluidsset uitschakelen
2 personen
Netwerkapparatuur veilig afsluiten
2 personen
Gebruikte tafels afnemen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Locatie op schade controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Aanwezigheidslijst archiveren
Bedankbericht aan exposanten sturen
Opnamebestanden veilig opslaan
Restmateriaal sorteren en opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 20
Informatiebaliesaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 20
Loungefauteuilsaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Standwandenaantal 24
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Laptops voor registratieaantal 4
Badgeprintersaantal 2
Barcodescannersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Speakersaantal 2
Presentatieclickeraantal 2
Webcamsaantal 2
Netwerkswitchesaantal 4
Draadloze accesspointsaantal 4
Netwerkkabelsaantal 30
Stekkerdozenaantal 20
Verlengkabelsaantal 20
USB-sticksaantal 10
Powerbanksaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4

Verlichting

LED-werklampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 10

Decoratie

Welkomstbanner
Roll-up bannersaantal 10
Richtingsbordenaantal 12
Standnummersaantal 20
Tafelkledenaantal 20
Plantenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 8
Thermometersaantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 4

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 400
Exposantenbadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 480
Lanyardsaantal 480
Registratieformulierenaantal 450
Pennenaantal 60
Clipboardsaantal 10
Polsbandjesaantal 400

Presentatie

Programmaflyersaantal 450
Notitieblokkenaantal 400
Potlodenaantal 400
Enveloppenaantal 100
Presentatiemapjesaantal 20
Vraagkaartjesaantal 300

Veiligheid

Kabelmattenaantal 20
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Zaklampenaantal 6

Gereedschap

Gereedschapskoffersaantal 3
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 300
Kabelbindersaantal 200
Schakelaarsaantal 10
Schroevendraaiersaantal 6

Tips

Leg standplaatsen pas definitief vast nadat de exposantenlijst compleet is. Controleer daarna per stand welke tafel, standwand, stroomaansluiting en netwerkkabel nodig zijn, zodat je opbouwteam niet op de beursdag hoeft te improviseren.
Plan de technische controle uiterlijk 2 werkdagen vóór de beurs. Test laptops, beamer, projectiescherm, draadloze microfoons, speakers, mengpaneel, presentatieclicker en netwerkapparatuur met de bestanden van alle sprekers.
Sluit de registratie niet af zodra iemand zich aanmeldt. Controleer badgegegevens uiterlijk 3 werkdagen vooraf en print daarna badges, polsbandjes en naamkaartjes per stand; houd laptops voor registratie, badgeprinters en barcodescanners apart klaar.
Stuur exposanteninstructies uiterlijk 1 week vóór de beurs. Vermeld daarin de aanlevertijd, standnummer, maximale opbouwtijd, route naar de zaal, beschikbare stroom en de deadline voor presentaties.
Loop vóór het klaarzetten van tafels en stoelen de zaal en alle nooduitgangen na. Plaats route- en veiligheidsborden zichtbaar, werk kabels weg met kabelhaspels of verlengkabels en test LED-werklampen als de opbouw buiten de daglichturen valt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cybersecuritybeurs organiseren?: Start minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, exposanten en sprekers. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen, badgecontrole, catering, presentaties en technische tests.
Wanneer moet ik exposanten benaderen voor een cybersecuritybeurs?: Benader exposanten bij voorkeur 10 tot 12 weken vóór de beurs. Leg standplaatsen en technische behoeften uiterlijk 3 weken vooraf vast, zodat tafels, standwanden, stroom en netwerk tijdig geregeld zijn.
Wanneer moeten presentaties voor een cybersecuritybeurs worden aangeleverd?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en voer de technische controle uiterlijk 2 werkdagen voor de beurs uit. Zet gecontroleerde bestanden daarna op een laptop of USB-stick die op locatie getest is.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een cybersecuritybeurs?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, standwanden, registratiebalies, bewegwijzering en netwerkbekabeling. Reserveer daarna nog minstens 60 minuten voor apparatuur, presentaties, microfoons en nooduitgangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.