Vakantiebeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot opening

Een vakantiebeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen exposanten en tafels regelen. Je moet de locatie, vergunningen, aanmeldingen, standindeling, badges, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met reserveren en uitnodigen, werk daarna naar een definitieve exposantenlijst en plattegrond toe. In de laatste week controleer je vooral leveringen, stroom, bewegwijzering en naamgegevens. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat praktische zaken op de beursdag blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beurslocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenlijst opstellen
Standplaatsen indelen
2 personen
Catering bestellen
Drankvoorraad berekenen
Parkeerinformatie versturen
Programma publiceren
Badgegegevens controleren
2 personen
Bezoekersbadges printen
2 personen
Exposantenbadges printen
Routeborden voorbereiden
Standnummers printen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Beurspakketten klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitladen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Exposantenstands inrichten
8 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Routeborden ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffiepunten inrichten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
Registratieteam instrueren

Event

Exposanten welkom heten
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Beursinformatie uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Standvragen beantwoorden
2 personen
Voorraad controleren
Fotomomenten begeleiden
Eindmededeling omroepen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Exposanten uitchecken
3 personen
Standmaterialen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bezoekersbedankje versturen
Exposantenbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Registratiebaliesaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Presentatieschermenaantal 4
Fotocamera
Kabelhaspelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Wereldkaartenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Landenvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 30
Plantenaantal 12
Fotowand
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertraysaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Voedselcontainersaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Communicatie

Bezoekersbadgesaantal 600
Exposantenbadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 700
Programmafoldersaantal 600
Standinformatiekaartenaantal 600
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Naamstickersaantal 200
Plakbandaantal 12
Schrijfmateriaalaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de beurslocatie en vraag vergunningen ruim vóór je exposanten uitnodigt. Zo weet je hoeveel stands, bezoekers en catering je veilig kunt plannen en voorkom je dat je later de datum of indeling moet aanpassen.
Sluit de aanmeldingen niet pas op de laatste dag af. Plan minstens één controlemoment voor dieetwensen, badgegegevens en standinformatie, zodat je de exposantenlijst en badges nog kunt corrigeren voordat ze worden geprint.
Maak de standindeling op basis van de beschikbare tafels en loopruimte en geef elke plek een standnummer. Zet die nummers ook op de routeborden en in de informatie voor exposanten; dat scheelt zoeken bij het opbouwen.
Bevestig leveringen enkele dagen vooraf en noteer wie ze ontvangt. Controleer op de locatie onder meer laptops, tablets, printer, verlengkabels, stekkerdozen en presentatieschermen voordat de eerste exposanten binnenkomen.
Bereken drank en catering op basis van het verwachte aantal bezoekers én exposanten. Zet dranken tijdig koud, leg beurspakketten klaar en wijs iemand aan voor registratie, portofoons, badges en het opvangen van late leveringen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vakantiebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, vergunningen en uitnodigingen. Plan de definitieve standindeling en bestelling van catering uiterlijk 2 tot 3 weken voor de beurs.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een vakantiebeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Tel exposanten, medewerkers en bezoekers bij elkaar op en houd extra voorraad achter de hand voor een drukker opkomst.
Wanneer moet ik bezoekersbadges printen?: Controleer de badgegegevens 3 tot 5 werkdagen voor de beurs en print daarna de bezoekers- en exposantenbadges. Maak ook een kleine reserve voor last-minute aanmeldingen en beschadigde badges.
Wanneer deel ik de standplaatsen en parkeerinformatie?: Stuur standplaats- en parkeerinformatie zodra de exposantenlijst en indeling definitief zijn, idealiter 1 tot 2 weken vooraf. Herhaal de route, parkeergegevens en opbouwtijd nog één keer in de laatste bevestiging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.