Checklist para organizar una feria de vacaciones

Una feria de vacaciones reúne expositores, visitantes, catering y mucha información práctica en un mismo día. Para que el montaje no se convierta en una carrera, empieza por reservar el recinto y solicitar los permisos; después gestiona las inscripciones y distribuye los puestos. Durante la última semana tendrás que cerrar el programa, las acreditaciones, el aparcamiento y las entregas. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto y a detectar lo que suele dejarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la feria
Solicitar permisos
Invitar a los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la lista de expositores
Asignar puestos
2 personas
Pedir el catering
Calcular las existencias de bebidas
Enviar la información de aparcamiento
Publicar el programa
Comprobar los datos de la acreditación
2 personas
Imprimir acreditaciones de visitantes
2 personas
Imprimir las acreditaciones de los expositores
Preparar señales de ruta
Imprimir números de stand
Confirmar entregas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Preparar los paquetes de feria
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Descargar los materiales del stand
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar números de stand
2 personas
Montar los stands de los expositores
8 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar los carteles de ruta
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar puntos de café
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar las rutas de seguridad
2 personas
Instruir al equipo de registro

Evento

Dar la bienvenida a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir la información de la feria
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Responder a las preguntas del stand
2 personas
Comprobar el inventario
Coordinar los momentos fotográficos
Anunciar el mensaje final
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Registrar a los expositores
3 personas
Desmontar los materiales del stand
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar agradecimiento a los visitantes
Enviar un agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 30
Sillascant. 80
Mostradores de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 12

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Impresora
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Pantallas de presentacióncant. 4
Cámara de fotos
Enrollacablescant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Iluminación ambientalcant. 6

Decoración

Mapas del mundocant. 6
Guirnaldascant. 10
Banderas de paísescant. 20
Mantelescant. 30
Plantascant. 12
Photowall
Carteles direccionalescant. 12
Números de standcant. 30

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharones para sopacant. 4
Contenedores de alimentoscant. 12

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Comunicación

Credenciales para visitantescant. 600
Credenciales de expositorcant. 100
Portabadgescant. 700
Folletos del programacant. 600
Tarjetas informativas del standcant. 600
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 100
Pegatinas con nombrecant. 200
Cinta adhesivacant. 12
Material de escrituracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Reserva el recinto y tramita los permisos con varias semanas de margen: sin esa confirmación no puedes cerrar horarios, distribución ni proveedores.
Cierra las inscripciones antes de asignar los puestos. Reúne en una sola lista los datos de cada expositor, sus necesidades y las preferencias dietéticas para evitar cambios durante el montaje.
Publica el programa y la información de aparcamiento al menos 3 días antes. Incluye horarios, accesos y cualquier indicación que los visitantes necesiten al llegar.
Imprime las acreditaciones de visitantes y expositores después de comprobar los datos. Prepara también los números de stand y los carteles de ruta para que el registro y la circulación funcionen desde la apertura.
Confirma las entregas el día anterior y enfría las bebidas con tiempo suficiente. Al abrir el recinto, comprueba primero las mesas, el registro, la electricidad, la señalización y el catering antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de vacaciones?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el recinto, solicitar permisos e invitar a los expositores. Deja la última semana para cerrar inscripciones, puestos, catering, acreditaciones y entregas.
¿Cuándo hay que asignar los puestos de los expositores?: Asígnalos después de cerrar las inscripciones y reunir las necesidades de cada expositor, normalmente entre 7 y 10 días antes. Envía entonces la lista de puestos y las instrucciones de llegada.
¿Cuándo se deben imprimir las acreditaciones de una feria?: Comprueba los datos y prepara las acreditaciones entre 3 y 5 días antes del evento. Imprime por separado las de visitantes y expositores para agilizar el registro.
¿Qué hay que preparar el día antes de la feria?: Confirma todas las entregas, haz la compra, enfría las bebidas y deja listos el catering, los paquetes de feria, los carteles y los números de stand. Reserva la apertura del recinto para revisar montaje, electricidad y señalización.

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