Autoshow organiseren: checklist en planning

Een autoshow vraagt om meer dan glimmende auto’s op een terrein. Je regelt vooraf de capaciteit, vergunningen, verkeersroute, parkeerindeling en informatie voor deelnemers en bezoekers. Plan ook de praktische voorzieningen: registratiebalie, toiletten, stroom, verlichting, afvalinzameling en beschutting bij wisselvallig weer. Met deze checklist werk je van locatie en inschrijvingen naar een duidelijke plattegrond en een soepel verloop op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Locatiecapaciteit controleren
Evenementverzekering regelen
Benodigde vergunning controleren
Vergunning aanvragen
Autodeelnemers uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Auto-informatie verzamelen
2 personen
Deelnemersindeling maken
2 personen
Parkeerindeling maken
2 personen
Reservering parkeerterrein maken
Reservering afvalinzameling maken
Reservering tafels en stoelen maken
Reservering toiletten controleren
Verkeersroute uitwerken
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Contactgegevens deelnemers bevestigen
2 personen
Deelnemersinstructies versturen
2 personen
Parkeerborden ontwerpen
Plattegrond voor bezoekers maken
Naamkaartjes voor deelnemers maken
2 personen
Informatieborden printen
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Auto's aanmeldlijst afdrukken
Catering voorbereiden
4 personen
Locatiecontrole uitvoeren
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Parkeerroute uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Registratiebalie opbouwen
3 personen
Autovakken markeren
4 personen
Informatieborden plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Stroompunten beveiligen
2 personen
Auto's ontvangen
5 personen
Auto's naar vakken begeleiden
5 personen
Auto-informatie plaatsen
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Parkeerbegeleiding verzorgen
4 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Route naar auto's begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Toiletartikelen bijvullen
Auto's en bezoekers fotograferen
2 personen
Publieksstemming uitdelen
2 personen
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Vertrekroute openen
3 personen
Vertrekkende auto's begeleiden
4 personen
Bezoekersuitgang begeleiden
2 personen
Registratiebalie sluiten
2 personen
Auto's veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Restanten voedsel koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Verlichting afkoppelen
2 personen
Parkeerborden verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Bruikbare materialen opbergen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersfoto's selecteren
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen
Facturen en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 6
Afzethekkenaantal 24
Pionnenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 30

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Handmegafoon
Portofoonsaantal 6
Fotocameraaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledbouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Start- en finishbanneraantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Prijstrofeeënaantal 3
Fotowand
Fotowandstandaardsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 80

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Thermosflessenaantal 4
Voedselcontainersaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Registratie

Naamkaartjesaantal 50
Polsbandjesaantal 200
Stiftenaantal 12
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Stembriefjesaantal 200
Kassa- of geldkist
Contantgeld wisselgeld

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24

Communicatie

Parkeerbordenaantal 12
Routepijlenaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Programmafoldersaantal 200
Plattegrondenaantal 200
Tafeldisplaysaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Reserveer aparte zones voor deelnemende auto’s, bezoekersparkeren, registratie, toiletten en afval, zodat auto’s en voetgangers elkaar zo min mogelijk kruisen.
Verzamel per auto minimaal het merk en model, contactgegevens van de deelnemer en eventuele bijzonderheden. Stuur de deelnemersinstructies ten minste 7 dagen vooraf, inclusief aankomsttijd, route en toegewezen plek.
Controleer de stroompunten en kabelroute vóór je koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting aansluit. Leg verlengkabels onder kabelmatten en houd een powerbank achter de registratiebalie voor telefoons en digitale aanmeldingen.
Maak naast een bezoekersplattegrond ook een verkeersplan voor medewerkers. Gebruik pionnen, verkeerskegels en afzethekken bij inritten en kruisingen; wijs bovendien minimaal één persoon aan die de portofoons beheert.
Regel bewegwijzering niet pas op de ochtend zelf. Plaats parkeerborden en de start- en finishbanner op logische zichtpunten en test de registratiebalie minstens 60 minuten vóór de verwachte aankomst van de eerste deelnemer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een autoshow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg eerst datum en locatie vast, controleer de capaciteit en vergunningen en open daarna de inschrijving voor autodeelnemers en bezoekers.
Welke vergunning heb ik nodig voor een autoshow?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, verkeer en activiteiten. Controleer dit minimaal 8 weken vóór de autoshow bij de gemeente en dien een aanvraag meteen in als een vergunning nodig is.
Hoeveel parkeerplaatsen heb ik nodig voor een autoshow?: Tel de deelnemende auto’s en bezoekers apart. Reserveer naast één plek per deelnemende auto extra ruimte voor rijroutes, opbouw, hulpdiensten en minimaal 10% speling bij de bezoekersparkeerplaats.
Wanneer stuur ik de informatie naar deelnemers van een autoshow?: Bevestig contactgegevens en stuur de definitieve instructies uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de aankomsttijd, route, parkeerplek, indeling, contactpersoon en regels voor het terrein.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.