Checklist pour organiser un salon des vacances
Un salon des vacances se prépare plusieurs semaines avant l’ouverture, surtout si plusieurs exposants et prestataires participent. Cette checklist couvre les inscriptions, les autorisations, la répartition des stands, l’accueil et la logistique du jour J. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : badges imprimés, panneaux de direction, besoins alimentaires et informations de parking. Suivez les tâches dans l’ordre pour éviter les changements de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu du salon
Demander les autorisations
Inviter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des exposants
Répartir les emplacements
2 personnes
Commander le catering
Calculer les stocks de boissons
Envoyer les infos de parking
Publier le programme
Vérifier les informations du badge
2 personnes
Imprimer les badges des visiteurs
2 personnes
Imprimer les badges exposants
Préparer les panneaux de direction
Imprimer les numéros de stand
Confirmer les livraisons
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer les kits du salon
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Décharger le matériel du stand
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Aménager les stands des exposants
8 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Aménager les points café
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Contrôler les itinéraires de sécurité
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les informations du salon
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Répondre aux questions du stand
2 personnes
Vérifier les stocks
Encadrer les séances photo
Diffuser le message de fin
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Faire le départ des exposants
3 personnes
Démonter le matériel du stand
6 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de standqté 30
- Chaisesqté 80
- Bureaux d’inscriptionqté 2
- Tabourets de barqté 8
- Tables de buffetqté 4
- Poubellesqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 4
- Tablettesqté 4
- Imprimante
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 12
- Batteries externesqté 6
- Talkies-walkiesqté 8
- Écrans de présentationqté 4
- Appareil photo
- Rallonges à enrouleurqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Éclairage d’ambianceqté 6
Décoration
- Cartes du mondeqté 6
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Drapeaux des paysqté 20
- Nappesqté 30
- Plantesqté 12
- Mur photo
- Panneaux indicateursqté 12
- Numéros de standqté 30
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 4
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Louches à soupeqté 4
- Conteneurs alimentairesqté 12
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balais à mainqté 4
- Brosses de toilettesqté 4
Communication
- Badges visiteursqté 600
- Badges des exposantsqté 100
- Porte-badgesqté 700
- Brochures du programmeqté 600
- Fiches d’information des standsqté 600
- Stylosqté 100
- Blocs-notesqté 100
- Étiquettes nominativesqté 200
- Ruban adhésifqté 12
- Matériel d’écritureqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par réserver le lieu et demander les autorisations avant d’inviter les exposants. Sans validation de la salle, vous risquez de devoir modifier les horaires, le plan des stands ou les conditions d’accueil.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, de recueillir les besoins alimentaires et d’établir la liste définitive des exposants.
- Préparez le plan des stands après la clôture des inscriptions, puis imprimez les numéros de stand et les badges séparément pour les visiteurs et les exposants. Gardez une marge de quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
- Confirmez les livraisons quelques jours avant l’ouverture et prévoyez une personne pour les réceptionner. Le jour J, ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises, les panneaux et le matériel d’inscription avant l’arrivée du public.
- Calculez les boissons en fonction de la durée d’accueil et du nombre de personnes : comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure. Mettez-les au frais la veille lorsque c’est possible et vérifiez aussi les tasses, verres, assiettes et couverts.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon des vacances ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et demandez les autorisations, puis lancez les invitations et le formulaire d’inscription des exposants.
- Combien de temps avant le salon faut-il clôturer les inscriptions ?
- Clôturez les inscriptions 2 à 3 semaines avant l’événement. Ce délai permet de finaliser la liste des exposants, le plan des emplacements, les badges, le programme et le catering.
- Combien de boissons prévoir pour un salon des vacances ?
- Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée du salon et la présence d’un service traiteur. Ajoutez une réserve pour les exposants et l’équipe d’accueil.
- À quelle heure ouvrir la salle le jour du salon ?
- Ouvrez la salle au moins 2 heures avant l’arrivée des visiteurs. Ce temps sert à réceptionner les livraisons, installer les stands, mettre les boissons au frais, préparer l’inscription et placer la signalétique.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !