Automarkt organiseren: checklist en planning

Een automarkt vraagt om meer voorbereiding dan alleen auto’s en verkopers verzamelen. Je regelt een terrein, vergunningen, verkeersstromen, verkoopplekken en voorzieningen voor bezoekers en standhouders. Begin met datum, terrein, verzekering en vergunningen en werk daarna toe naar inschrijvingen, indeling en communicatie. In de laatste week controleer je vooral rijtijden, parkeer- en looproutes, stroom, afval en het weerplan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en terrein vastleggen
2 personen
Benodigde vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Verkeersplan opstellen
2 personen
Leveranciersvoorwaarden vastleggen
2 personen
Verkoopprijzen voor kramen bepalen
2 personen
Inschrijfformulier voor verkopers maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkopers bevestigen
2 personen
Parkeerindeling maken
2 personen
Kramen en tafels reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Afvalinzameling reserveren
Betaalmogelijkheden regelen
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
Verkoperslijst en standnummers maken
2 personen
Parkeer- en looproutes controleren
2 personen
Promotie online plaatsen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Verkopersinstructies versturen
Rijtijden van verkopers bevestigen
2 personen
Weersverwachting controleren
Weerplan met verkopers delen
Voorraad boodschappen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Contant geld en wisselgeld klaarleggen
2 personen
Informatiemap samenstellen
Standnummers afdrukken
Terrein vrijmaken
4 personen
Verkeersborden plaatsen
3 personen
Parkeervakken afzetten
4 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Toegangscontrole inrichten
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
4 personen
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
Verkopers helpen met uitladen
4 personen
Voertuigen naar parkeerplaatsen begeleiden
4 personen
Entree openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Verkeersstromen begeleiden
4 personen
Parkeerplaatsen aanwijzen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders aanspreken op veiligheid
2 personen
Verkeersborden bijstellen
2 personen
Voorraad catering aanvullen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Eindronde langs de stands lopen
3 personen
Sluiting aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Verkopers uitladen begeleiden
4 personen

Nazorg

Kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
Afval op het terrein opruimen
5 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein vegen
3 personen
Beschadigingen controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen veilig opbergen
Retourmaterialen sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Afval laten afvoeren
Verkopersborgsommen afhandelen
2 personen
Terrein schoon opleveren
3 personen
Administratie van betalingen verwerken
2 personen
Leveranciersfacturen controleren
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 40
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Baliebalie
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Pinapparatenaantal 3
Handmegafoonsaantal 2
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijenaantal 24

Verkeersmateriaal

Verkeerskegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Parkeerbordenaantal 18
Pijlbordenaantal 12
Verkeersvestenaantal 12
Reflecterende kegelsaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Standnummersaantal 40
Menubordenaantal 4
Pijlenstickersaantal 30
Posterhoudersaantal 12

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Clipboardsaantal 8
Notitieblokkenaantal 10
Balpennenaantal 30
Printpapieraantal 500
Informatiefoldersaantal 400
Bezoekersplattegrondenaantal 400
Naamstickersaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 12
Rolstoelhelling

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast hoeveel verkopers je verwacht en hoeveel marktkramen, tafels en parkeerplaatsen daarbij horen. Zo voorkom je dat je na de inschrijvingen nog terrein of meubilair moet bijboeken.
Maak voor verkopers twee aparte tijden: een aankomsttijd voor het opbouwen en een openingstijd voor bezoekers. Bevestig de rijtijden kort voor het evenement opnieuw, zodat verkeersbegeleiders niet voor verrassingen staan.
Teken de parkeer- en looproutes op een plattegrond en controleer ze fysiek met verkeerskegels, parkeerborden en pijlborden. Let vooral op kruisingen tussen aankomende verkopers, bezoekers en voetgangers.
Reserveer stroom niet alleen voor koffiezetapparaten, waterkokers en koelkasten, maar ook voor pinapparaten en verlichting. Houd verlenghaspels, stekkerdozen en kabelmatten apart beschikbaar en test alles vóór de opbouw.
Stuur verkopersinstructies en standnummers minstens 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de aankomsttijd, aanrijroute, parkeerplek, betaalwijze, afvalafspraken en wat er gebeurt bij regen of harde wind.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een automarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, terrein, vergunningen en verzekering. Gebruik de laatste 2 weken voor verkopersbevestigingen, de plattegrond, promotie en de definitieve verkeers- en weercontrole.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een automarkt?: Dat hangt af van de gemeente, het terrein en de verwachte bezoekersaantallen. Vraag uiterlijk 8 weken vooraf na welke vergunningen, verkeersmaatregelen en meldingen nodig zijn en controleer tegelijk de dekking van je verzekering.
Hoe deel ik een automarkt praktisch in?: Maak minimaal 3 zones: verkopers, bezoekersparkeren en voetgangersroutes. Nummer de stands vooraf en zet parkeer- en pijlborden op zichtbare punten; controleer de indeling minstens 1 dag vooraf op doorgang en bereikbaarheid.
Wanneer moet ik verkopers hun informatie sturen?: Stuur de eerste bevestiging zodra hun aanmelding is verwerkt en de definitieve instructies uiterlijk 3 dagen voor de automarkt. Bevestig aankomst- en rijtijden nogmaals kort voor de start, vooral als het terrein maar één inrit heeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.