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Urlaubsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Urlaubsmesse steht und fällt mit sauberer Vorbereitung: Aussteller brauchen rechtzeitig Informationen, Besucher eine klare Orientierung und das Team einen belastbaren Ablauf. Plane zuerst Standort, Genehmigungen und Anmeldungen, danach Standplätze, Programm und Versorgung. In den letzten Tagen zählen vor allem Badge-Daten, Lieferungen, Beschilderung und Technik. Die Checkliste umfasst 68 Aufgaben und 56 benötigte Dinge – von Messetischen und Registrierungsschaltern bis zu Druckern, Wegweisern und Geschirr.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messestandort reservieren

  • Genehmigungen beantragen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste erstellen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Getränkevorräte berechnen

  • Parkinformationen versenden

  • Programm veröffentlichen

  • Badge-Daten prüfen

    2 Personen

  • Besucher-Badges drucken

    2 Personen

  • Aussteller-Badges drucken

  • Routenschilder vorbereiten

  • Standnummern drucken

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Messepakete bereitlegen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Standmaterialien ausladen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Ausstellerstände einrichten

    8 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee-Stationen einrichten

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Sicherheitswege kontrollieren

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

Event

  • Aussteller willkommen heißen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Messeinformationen verteilen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Standfragen beantworten

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Fotomomente begleiten

  • Abschlussansage durchgeben

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller auschecken

    3 Personen

  • Messestandmaterial abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Dankeschön an Besucher senden

  • Dankeschön an Aussteller verschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MessetischeAnz. 30
  • StühleAnz. 80
  • RegistrierungsschalterAnz. 2
  • BarhockerAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • TabletsAnz. 4
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • PowerbanksAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 8
  • PräsentationsbildschirmeAnz. 4
  • Fotokamera
  • KabeltrommelnAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

  • WeltkartenAnz. 6
  • WimpelkettenAnz. 10
  • LänderflaggenAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 30
  • PflanzenAnz. 12
  • Fotowand
  • WegweiserAnz. 12
  • StandnummernAnz. 30

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SuppenkellenAnz. 4
  • LebensmittelbehälterAnz. 12

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • HandfegerAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Kommunikation

  • BesucherbadgesAnz. 600
  • AusstellerbadgesAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 700
  • ProgrammhefteAnz. 600
  • StandinformationskartenAnz. 600
  • StifteAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 100
  • NamensaufkleberAnz. 200
  • KlebebandAnz. 12
  • SchreibmaterialAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Standaufteilung erst fest, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist. Plane anschließend mindestens 2 bis 3 Werktage für Rückfragen, Ernährungswünsche und Korrekturen der Ausstellerliste ein.
  • Verschicke Parkinformationen zusammen mit Programm und Anreisehinweisen spätestens 7 Tage vor der Messe. So landen diese Angaben nicht erst am Registrierungsschalter bei deinem Team.
  • Prüfe die Badge-Daten mindestens 3 Tage vor dem Aufbau und drucke Besucher- und Aussteller-Badges getrennt. Halte zusätzlich leere Badges und einen Drucker für kurzfristige Änderungen bereit.
  • Bestätige Lieferungen spätestens am Vortag und reserviere am Messetag ein Zeitfenster für die Annahme. Lege Messepakete, Standnummern und Routenschilder vor dem Öffnen der Location an den vorgesehenen Stellen bereit.
  • Kühle Getränke früh genug und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Stelle neben Gläsern und Kaffeetassen auch ausreichend Teller, Besteck und Abfallbehälter an den Cateringbereich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Urlaubsmesse planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Standort, Genehmigungen und der Einladung der Aussteller. Programm, Standplätze und Catering lassen sich anschließend auf Basis der Anmeldungen konkretisieren.
Wann muss ich die Aussteller zu einer Urlaubsmesse einladen?
Verschicke die Einladungen spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Messetermin. Setze eine Anmeldefrist etwa 4 Wochen vor der Messe, damit du Standplätze, Catering und Badges rechtzeitig planen kannst.
Wann sollte das Programm der Urlaubsmesse veröffentlicht werden?
Veröffentliche das Programm spätestens 2 Wochen vor der Messe. Aktualisierte Zeiten oder Raumangaben solltest du zusätzlich 3 bis 5 Tage vorher an Aussteller und Besucher schicken.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Urlaubsmesse?
Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Berücksichtige zusätzlich Kaffee, Wasser sowie die gemeldeten Ernährungswünsche beim Catering.

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