Boodschappenlijst voor een vakantiebeurs

Een vakantiebeurs vraagt om meer dan tafels en folders. Je hebt spullen nodig voor registratie, stands, bewegwijzering, catering en presentaties, zodat bezoekers en exposanten direct hun weg vinden. Werk met de definitieve exposantenlijst voordat je standnummers, badges en pijlborden laat drukken. Bestel catering en drank op basis van het verwachte aantal bezoekers, exposanten en medewerkers. Controleer leveringen uiterlijk enkele dagen vooraf en zet gekoelde dranken pas op de beursdag klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Registratiebaliesaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Presentatieschermenaantal 4
Fotocamera
Kabelhaspelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Wereldkaartenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Landenvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 30
Plantenaantal 12
Fotowand
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertraysaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Voedselcontainersaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Communicatie

Bezoekersbadgesaantal 600
Exposantenbadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 700
Programmafoldersaantal 600
Standinformatiekaartenaantal 600
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Naamstickersaantal 200
Plakbandaantal 12
Schrijfmateriaalaantal 20

Catering

Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Thee - 300 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Warme chocolademelk - 4 pakken
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 24 flessen
- Spa Rood - 12 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Bier - 10 kratten
- Alcoholvrij bier - 4 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mineraalwater voor koffie - 20 liter
- Baguettes - 25 stuks
- Mini-broodjes - 300 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Roomboter - 2 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Brie - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Ham - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 3 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 3 potten
- Komkommers - 3 kilo
- Tomaten - 4 kilo
- Sla - 10 kroppen
- Paprika's - 3 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 10 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Sinaasappels - 8 kilo
- Meloenen - 4 stuks
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Zoutjes - 8 zakken
- Notenmix - 4 kilo
- Rijstwafels - 6 pakken
- Mueslirepen - 150 stuks
- Mini-koekjes - 8 pakken
- Brownies - 150 stuks
- Mini-muffins - 150 stuks
- Glutenvrije crackers - 6 pakken
- Glutenvrije koekjes - 6 pakken
- Vegan broodjes - 60 stuks
- Vegan beleg - 3 kilo
- Vegetarische spreads - 3 kilo
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pestosaus - 2 potten
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 kilo
- Peper - 500 gram
- Servetten - 1000 stuks
- Koffiefilters - 200 stuks
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Vloeibare handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectie - 10 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 24 stuks
- Afvalzakken - 100 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Reken voor de registratie op één balie per 100 tot 150 verwachte bezoekers en leg per balie een laptop of tablet, badgevoorraad en printertoegang klaar. Test de registratieapparatuur minstens één dag vooraf.
Maak per exposant een pakket met standnummer, route-informatie en eventuele praktische instructies. Print bezoekers- en exposantenbadges pas nadat de badgegegevens zijn gecontroleerd, bij voorkeur 24 uur voor opening.
Voorzie per stand minimaal één stroompunt en neem extra verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels mee. Label kabels vooraf; op een beursvloer is terugvinden tijdens de opbouw veel tijdrovender.
Bestel voor het eerste uur twee tot drie drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van de beurs. Houd koffie, water, glazen, kopjes, borden en bestek apart van de cateringlevering, zodat ontbrekende onderdelen direct opvallen.
Hang routeborden en standnummers op voordat bezoekers binnenkomen en plaats ze op elke belangrijke kruising. Plan daarnaast minstens één portofoon per coördinator en laad alle powerbanks en portofoons de avond ervoor op.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een vakantiebeurs?: Tel per stand het afgesproken aantal beurstafels op en voeg 10 procent reserve toe voor registratie, catering of beschadiging. Voor 20 stands met één tafel per stand kom je uit op 22 tafels.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een vakantiebeurs?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon, inclusief bezoekers, exposanten en medewerkers. Bij 150 aanwezigen betekent dat 300 tot 450 drankjes; stem de verdeling af op koffie, water en frisdrank.
Wanneer moet ik badges en standnummers printen?: Controleer de badgegegevens eerst en print de badges idealiter 24 uur voor opening. Print standnummers pas nadat de standindeling definitief is, zodat je niets opnieuw hoeft te maken.
Welke techniek heb ik nodig op een vakantiebeurs?: Zorg minimaal voor een laptop of tablet per registratiepunt, een printer, verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels. Test presentatieschermen en aansluitingen uiterlijk één dag vooraf en laad powerbanks en portofoons de avond ervoor op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.