Que faut-il acheter pour un salon des vacances ?

Un salon des vacances demande plus qu’un buffet et quelques tables. Il faut prévoir le mobilier des stands, l’accueil des visiteurs, l’impression des badges, la signalétique, le matériel électrique et les éléments de décoration. Cette liste vous aide à regrouper les achats et à vérifier les livraisons avant l’ouverture. Pensez aussi aux boissons, au service traiteur et aux besoins particuliers des exposants, souvent réglés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaisesqté 80
Bureaux d’inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Écrans de présentationqté 4
Appareil photo
Rallonges à enrouleurqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Cartes du mondeqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Drapeaux des paysqté 20
Nappesqté 30
Plantesqté 12
Mur photo
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Communication

Badges visiteursqté 600
Badges des exposantsqté 100
Porte-badgesqté 700
Brochures du programmeqté 600
Fiches d’information des standsqté 600
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Étiquettes nominativesqté 200
Ruban adhésifqté 12
Matériel d’écritureqté 20

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé - 300 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Chocolat chaud - 4 paquets
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 10 caisses
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Eau minérale pour le café - 20 litres
- Baguettes - 25 pièces
- Mini-sandwichs - 300 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Jeune fromage - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Concombres - 3 kilos
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 10 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Oranges - 8 kilo
- Melons - 4 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Mélange de noix - 4 kilos
- Galettes de riz - 6 paquets
- Barres de céréales - 150 pièces
- Mini biscuits - 8 paquets
- Brownies - 150 pièces
- Mini-muffins - 150 pièces
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Biscuits sans gluten - 6 paquets
- Petits pains végétaliens - 60 pièces
- Garnitures véganes - 3 kilos
- Tartinades végétariennes - 3 kilo
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce pesto - 2 pots
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 500 grammes
- Serviettes - 1000 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 8 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 10 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez une table d’inscription, un ordinateur ou une tablette et une imprimante dès l’arrivée sur place : les badges visiteurs et exposants doivent être prêts avant l’ouverture.
Comptez les rallonges, multiprises et batteries externes par zone, puis ajoutez quelques unités de secours. Les stands et les écrans de présentation ne seront pas forcément proches d’une prise.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil. Pour le premier service, comptez environ deux à trois boissons par personne et prévoyez des verres, tasses, assiettes et couverts en quantité suffisante.
Regroupez les panneaux indicateurs, numéros de stand et informations de parking dans un kit séparé. Ils sont souvent oubliés lors des courses alors qu’ils doivent être installés avant l’arrivée des exposants.
Réservez une zone pour les livraisons, les poubelles et le matériel de réserve. Confirmez chaque livraison au plus tard 48 heures avant le salon afin de pouvoir remplacer un élément manquant.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un salon des vacances ?: Prévoyez au minimum une table par stand, puis ajoutez les tables d’inscription et de buffet. Confirmez le nombre final après la répartition des emplacements, idéalement 7 jours avant l’événement.
Combien de boissons acheter pour un salon des vacances ?: Pour le premier service, comptez deux à trois boissons par personne, puis ajustez selon la durée et le nombre d’exposants. Mettez-les au frais plusieurs heures avant l’ouverture et gardez un stock de réserve.
Quand imprimer les badges des visiteurs et des exposants ?: Imprimez les badges exposants après la clôture ou la validation des inscriptions, puis vérifiez les noms au moins 48 heures avant l’ouverture. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Que faut-il prévoir pour l’électricité des stands ?: Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise par zone équipée, avec des rallonges à enrouleur pour les distances importantes. Testez les branchements et les écrans le jour précédent ou dès l’ouverture du lieu.

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