Was du für eine Urlaubsmesse einkaufen und mitbringen musst
Für eine Urlaubsmesse brauchst du mehr als Messetische und Informationsmaterial. Plane Getränke und Geschirr für Aussteller, Helfer und Besucher, dazu Technik für Anmeldung, Badges und Präsentationen. Beschilderung, Standnummern und Länderdekoration verhindern am Veranstaltungstag Rückfragen und Staus. Die vollständige Liste hilft dir außerdem, Lieferungen, Kühlung und die Ausgabe der Messepakete rechtzeitig vorzubereiten.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MessetischeAnz. 30
- StühleAnz. 80
- RegistrierungsschalterAnz. 2
- BarhockerAnz. 8
- BuffetischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- TabletsAnz. 4
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 12
- PowerbanksAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 8
- PräsentationsbildschirmeAnz. 4
- Fotokamera
- KabeltrommelnAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
Dekoration
- WeltkartenAnz. 6
- WimpelkettenAnz. 10
- LänderflaggenAnz. 20
- TischdeckenAnz. 30
- PflanzenAnz. 12
- Fotowand
- WegweiserAnz. 12
- StandnummernAnz. 30
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SuppenkellenAnz. 4
- LebensmittelbehälterAnz. 12
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- HandfegerAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
Kommunikation
- BesucherbadgesAnz. 600
- AusstellerbadgesAnz. 100
- BadgehalterAnz. 700
- ProgrammhefteAnz. 600
- StandinformationskartenAnz. 600
- StifteAnz. 100
- NotizblöckeAnz. 100
- NamensaufkleberAnz. 200
- KlebebandAnz. 12
- SchreibmaterialAnz. 20
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 8 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 300 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Heiße Schokolade - 4 Packungen
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 24 Flaschen
- Spa Rood - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Bier - 10 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Mineralwasser für Kaffee - 20 Liter
- Baguettes - 25 Stück
- Mini-Brötchen - 300 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Brie - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Schinken - 3 Kilo
- Hähnchenaufschnitt - 3 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 3 Gläser
- Gurken - 3 Kilo
- Tomaten - 4 Kilo
- Salat - 10 Köpfe
- Paprika - 3 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 10 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Orangen - 8 Kilo
- Melonen - 4 Stück
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Knabbereien - 8 Tüten
- Nussmix - 4 Kilo
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Müsliriegel - 150 Stück
- Mini-Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 150 Stück
- Mini-Muffins - 150 Stück
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Glutenfreie Kekse - 6 Packungen
- Vegane Brötchen - 60 Stück
- Vegane Aufstriche - 3 kilo
- Vegetarische Aufstriche - 3 Kilo
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pestosauce - 2 Gläser
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Salz - 1 Kilo
- Pfeffer - 500 Gramm
- Servietten - 1000 Stück
- Kaffeefilter - 200 Stück
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Flüssigseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektion - 10 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 24 Stück
- Müllsäcke - 100 Stück
- Papierhandtücher - 12 Packungen
Tipps
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und stelle die Getränke mindestens 2 Stunden vor Einlass kalt. Rechne zusätzlich mit stillem Wasser für Standpersonal und Helfer.
- Beschaffe mindestens 10 % mehr Teller, Gläser, Tassen und Bestecksets als die erwartete Personenzahl. Bei einem Messetag mit Catering fehlen sonst schnell Teile, weil benutztes Geschirr nicht sofort zurückkommt.
- Lege für Registrierung und Badge-Ausgabe mindestens einen Laptop oder ein Tablet pro Ausgabepunkt bereit und teste Drucker, Kabel und Verlängerungen am Vortag. Drucke Ersatz-Badges und halte Powerbanks für mobile Geräte bereit.
- Packe Wegweiser, Standnummern und Routenschilder in getrennte, beschriftete Umschläge und bringe sie mindestens 60 Minuten vor dem Einlass an. So musst du nicht während der Ankunft der Aussteller suchen oder nachdrucken.
- Stimme Tischdecken, Länderflaggen, Weltkarten und Pflanzen auf die Standaufteilung ab, bevor du dekorierst. Prüfe außerdem, ob für jeden Stand eine Stromversorgung und ausreichend Licht durch LED-Lampen oder Präsentationsbildschirme vorhanden ist.
Häufige Fragen
- Was braucht man für eine Urlaubsmesse?
- Du brauchst Mobiliar für Stände und Registrierung, Technik für Anmeldung und Präsentationen, Getränke, Catering, Geschirr sowie Beschilderung und Dekoration. Plane die Ausrüstung spätestens 24 Stunden vor dem Aufbau und bestätige Lieferungen mindestens 2 Tage vorher.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Urlaubsmesse?
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Person und Stunde. Bei 100 Personen sind das für die erste Stunde 200 bis 300 Getränke; Wasser sollte den größten Anteil ausmachen.
- Wie viel Geschirr brauche ich für eine Messe mit Catering?
- Plane Teller, Gläser, Kaffeetassen und Bestecksets für die erwartete Personenzahl plus 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei 200 Gästen solltest du also mindestens 220 bis 230 Stück je benötigter Geschirrart einplanen.
- Wann muss ich Messe-Badges und Standnummern vorbereiten?
- Prüfe die Badge-Daten spätestens 2 Tage vor der Messe und drucke Besucher- und Aussteller-Badges am Vortag. Standnummern, Wegweiser und Routenschilder sollten mindestens 60 Minuten vor dem Einlass angebracht sein.
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