Wat heb je nodig voor een universiteit open dag?

Voor een universiteit open dag heb je meer nodig dan koffie en programmakaarten. Bezoekers bewegen tussen ontvangst, rondleidingen, workshops en presentaties, waardoor techniek, bewegwijzering en registratie op meerdere plekken nodig zijn. Regel naamkaartjes, informatiemappen en aanwezigheidslijsten ruim vooraf. Controleer daarnaast hoeveel laptops, tablets, projectoren, microfoons en kabels per ruimte nodig zijn, en stem servies en catering af op het aantal aanmeldingen plus enkele extra gasten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 320
Statafelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 24
Opbergkrattenaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Tabletsaantal 6
Projectorenaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Draagbare speakersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
HDMI-kabelsaantal 8
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 16
Laptopladersaantal 8
USB-sticksaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Glazenaantal 250
Bordenaantal 350
Besteksetsaantal 350
Koffiekopjesaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 12
Serveertangenaantal 16
Thermoskannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Etiketten voor allergenenaantal 100

Decoratie

Universiteitsvlaggenaantal 12
Decoratieve bannersaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 24
Posterstandaardsaantal 20
Pijlbordenaantal 35
Infobordenaantal 20
Badgehoudersaantal 80
Lanyardsaantal 80

Verlichting

LED-tafellampenaantal 12
LED-lichtsnoerenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Recyclingbakkenaantal 8
Moppenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Markeerlintaantal 4
Gaffertapeaantal 12

Papierwaren

Printpapieraantal 10
Pennenaantal 80
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 400
Notitieblokkenaantal 100
Kleurstiftenaantal 12
Scharenaantal 8
Lijmstiftenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 20 liter
- Havermelk - 10 liter
- Citroen - 3 kilogram
- Plat water - 12 flessen
- Bruisend water - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- IJsthee - 6 flessen
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Broodjes wit - 180 stuks
- Broodjes meergranen - 180 stuks
- Miniwraps - 120 stuks
- Jonge kaas - 5 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Kalkoenfilet - 4 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 2 potten
- Komkommer - 5 kilogram
- Tomaten - 5 kilogram
- Sla - 12 kroppen
- Paprika - 4 kilogram
- Wortels - 4 kilogram
- Druiven - 6 kilogram
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 6 kilogram
- Mandarijnen - 6 kilogram
- Naturelchips - 12 zakken
- Paprikachips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Zoute sticks - 8 zakken
- Koekjes - 12 pakken
- Brownies - 8 dozen
- Mueslirepen - 120 stuks
- Gemengde noten - 4 kilogram
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pestodressing - 2 flessen
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 bus
- Kruidenmix - 3 potjes
- Soep - 30 liter
- Soepcroutons - 6 zakken
- Stokbrood - 30 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Koffiemelk - 6 pakjes
- Servetten - 1200 stuks
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Vloeibare handzeep - 8 flessen
- Afvalzakken - 120 stuks
- Recyclingzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Toiletreiniger - 4 flessen
- Desinfecterende spray - 4 flessen
- Sponsjes - 20 stuks

Tips

Maak per ruimte een aparte krat met de benodigde HDMI-kabels, laptopladers, stekkerdozen, verlenghaspels en USB-sticks. Leg deze uiterlijk de dag vóór de open dag klaar, zodat je tijdens de opbouw niet hoeft te zoeken.
Plan voor elke workshop minimaal één laptop of tablet voor de presentatie en test de projector, het scherm en de draadloze microfoon 24 uur vooraf. Neem per presentatieruimte minstens één reservekabel mee.
Zet bij ontvangst tafels, stoelen, informatiemappen, naambadges en geprinte aanwezigheidslijsten klaar. Print 10% extra lijsten en badges boven het verwachte aantal bezoekers voor last-minute aanmeldingen.
Bereken drinken en servies op basis van de aanmeldingen: houd per bezoeker minimaal twee bekers of glazen beschikbaar en vul thermoskannen en waterkokers vóór de eerste rondleiding. Zet koelboxen of koelkasten uiterlijk 1 uur voor de start klaar.
Maak bewegwijzering niet alleen voor de hoofdingang, maar ook voor workshops, toiletten, parkeerplaatsen en toegankelijke routes. Plaats de eerste borden minstens 30 minuten vóór ontvangst en controleer de route lopend met een rolstoel of kinderwagen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een universiteit open dag?: Reken voor een open dag met ongeveer 2 koppen koffie of thee per bezoeker gedurende de eerste uren. Voor 100 bezoekers betekent dat circa 200 koppen; houd daarnaast extra water en minstens 10% reservebekers achter de hand.
Hoeveel informatiemappen moet ik maken voor een universiteit open dag?: Maak één informatiemap per aangemelde bezoeker of huishouden, afhankelijk van hoe je de informatie uitdeelt. Voeg minimaal 10% extra exemplaren toe en leg de mappen uiterlijk de dag vóór de open dag bij de ontvangstbalie klaar.
Welke techniek moet ik meenemen naar een universiteit open dag?: Neem per presentatie- of workshopruimte een laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabel, stekkerdoos en laptoplader mee. Test alles 24 uur vooraf en leg per ruimte minstens één reservekabel klaar.
Wanneer moet ik bewegwijzering en plattegronden klaarzetten?: Ontwerp en print plattegronden en routeborden uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet de bewegwijzering minimaal 30 minuten voor de ontvangst neer en loop de volledige route nog één keer na op toegankelijkheid en ontbrekende pijlen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.