Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes à l’université ?

Pour une journée portes ouvertes, les achats ne se limitent pas au café et aux viennoiseries. Il faut aussi prévoir de quoi orienter les visiteurs, équiper les ateliers et faire fonctionner les présentations dans plusieurs espaces. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel audiovisuel, la vaisselle et les fournitures utiles à l’accueil. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits, des animateurs et des créneaux de visite.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 320
Tables hautesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 24
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Tablettesqté 6
Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Enceintes portablesqté 3
Microphones sans filqté 4
Câbles HDMIqté 8
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 16
Chargeurs d’ordinateur portableqté 8
Clés USBqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Verresqté 250
Assiettesqté 350
Couvertsqté 350
Tasses à caféqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 12
Pinces de serviceqté 16
Thermosqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Verres doseursqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Étiquettes pour allergènesqté 100

Décoration

Drapeaux de l’universitéqté 12
Bannières décorativesqté 10
Décorations de tableqté 24
Présentoirs pour affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 35
Panneaux d’informationqté 20
Porte-badgesqté 80
Lanyardsqté 80

Éclairage

Lampes de table LEDqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 18
Bacs de recyclageqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Gafferqté 12

Papeterie

Papier d’impressionqté 10
Stylosqté 80
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 400
Blocs-notesqté 100
Feutres de couleurqté 12
Ciseauxqté 8
Bâtons de colleqté 12

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 20 litres
- Lait d’avoine - 10 litres
- Citron - 3 kilogrammes
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Thé glacé - 6 bouteilles
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Sandwichs blancs - 180 pièces
- Petits pains multicéréales - 180 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Filet de dinde - 4 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Concombre - 5 kilogrammes
- Tomates - 5 kilogrammes
- Salade - 12 laitues
- Poivron - 4 kilogram
- Carottes - 4 kilogram
- Raisins - 6 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Mandarines - 6 kilogrammes
- Chips nature - 12 sachets
- Chips au paprika - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Bâtonnets salés - 8 sacs
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 8 boîtes
- Barres de muesli - 120 pièces
- Noix mélangées - 4 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigrette au pesto - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Mélange d'épices - 3 pots
- Soupe - 30 litres
- Croûtons pour soupe - 6 sacs
- Baguettes - 30 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Lait pour le café - 6 sachets
- Serviettes - 1200 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 8 bouteilles
- Sacs-poubelle - 120 pièces
- Sacs de recyclage - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Petites éponges - 20 pièces

Conseils

Prévois au moins un badge nominatif par participant, animateur et bénévole, avec une marge de 10 % pour les inscriptions de dernière minute ou les badges réimprimés.
Pour chaque salle équipée d’un ordinateur ou d’un projecteur, ajoute les câbles HDMI, une rallonge et une multiprise : ces accessoires manquent souvent alors que le matériel principal est déjà disponible.
Compte deux gobelets réutilisables par visiteur pour la journée, puis ajoute 10 % de réserve. Les verres, assiettes et couverts doivent couvrir au minimum un service complet par personne.
Prévois deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson par heure supplémentaire. Remplis les glacières avant l’arrivée du public et garde une réserve séparée pour les intervenants.
Achète ou prépare les supports de signalétique au moins 48 heures avant l’ouverture : entrée, accueil, salles, itinéraire des visites et sorties de secours doivent rester lisibles depuis plusieurs mètres.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Compte deux gobelets réutilisables par visiteur pour la journée, avec une marge de 10 %. Pour 100 visiteurs, prévois donc environ 220 gobelets afin de couvrir les pertes et les changements de boisson.
Quelle quantité de boissons acheter pour une journée portes ouvertes ?: Prévois deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Pour une matinée de trois heures et 100 visiteurs, cela représente environ 400 à 500 boissons, selon la météo et le service proposé.
Faut-il prévoir un ordinateur pour chaque atelier ?: Prévois au moins un ordinateur par atelier nécessitant une présentation ou une démonstration, plus un appareil de secours pour l’ensemble de la journée. Teste les présentations et les connexions au moins 24 heures avant l’accueil du public.
Quand préparer la signalétique et les dossiers d’information ?: Prépare les fichiers et vérifie les parcours au moins 72 heures avant la journée portes ouvertes. Imprime, trie et place les supports la veille, avec une réserve d’environ 10 % pour les visiteurs non inscrits.

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