Lista de compras para una jornada de puertas abiertas universitaria

Una jornada de puertas abiertas necesita más que folletos y café. Esta lista reúne el material para recibir visitantes, organizar visitas guiadas y talleres, apoyar las presentaciones y atender las pausas durante el día. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen para asistentes sin registro. Revisa especialmente la tecnología, los cables, la señalización y las opciones para personas con necesidades dietéticas al menos una semana antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 320
Mesas altascant. 12
Percheroscant. 2
Mantelescant. 24
Cajas de almacenamientocant. 20

Equipo

Portátilescant. 8
Tabletscant. 6
Proyectorescant. 4
Pantallas de proyeccióncant. 4
Altavoces portátilescant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Cables HDMIcant. 8
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 16
Cargadores de portátilcant. 8
Memorias USBcant. 6
Canaletas para cablescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Vasoscant. 250
Platoscant. 350
Cubiertoscant. 350
Tazas de cafécant. 180
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 12
Pinzas de servircant. 16
Termoscant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de pancant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de comidacant. 20
Etiquetas de alérgenoscant. 100

Decoración

Banderas de la universidadcant. 12
Banners decorativoscant. 10
Decoraciones de mesacant. 24
Atriles para pósterescant. 20
Carteles direccionalescant. 35
Carteles informativoscant. 20
Portabadgescant. 80
Lanyardscant. 80

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 18
Contenedores de reciclajecant. 8
Chistescant. 3
Cuboscant. 3
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 30

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Cinta de señalizacióncant. 4
Cinta gaffercant. 12

Artículos de papel

Papel de impresióncant. 10
Bolígrafoscant. 80
Portapapelescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 400
Bloc de notascant. 100
Rotuladores de colorescant. 12
Tijerascant. 8
Barras de pegamentocant. 12

Catering

Compras
- Café - 8 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 3 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 20 liter
- Leche de avena - 10 liter
- Limón - 3 kilogramo
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Té helado - 6 botellas
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Panes blancos - 180 unidades
- Bocadillos multicereales - 180 unidades
- Miniwraps - 120 unidades
- Queso joven - 5 kilogramos
- Queso curado - 3 kilogramo
- Pechuga de pavo - 4 kilogramo
- Hummus - 3 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 2 tarros
- Pepino - 5 kilogramos
- Tomates - 5 kilogramos
- Lechuga - 12 unidades
- Pimiento - 4 kilogram
- Zanahorias - 4 kilogramo
- Uvas - 6 kilogramo
- Manzanas - 8 kilogram
- Plátanos - 6 kilogramos
- Mandarinas - 6 kilogram
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Palitos salados - 8 bolsas
- Galletas - 12 paquetes
- Brownies - 8 cajas
- Barritas de muesli - 120 unidades
- Frutos secos mixtos - 4 kilogramos
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aliño pesto - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Mezcla de especias - 3 tarros
- Sopa - 30 litros
- Picatostes para sopa - 6 bolsas
- Baguettes - 30 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Leche para café - 6 paquetes
- Servilletas - 1200 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón líquido de manos - 8 botellas
- Bolsas de basura - 120 unidades
- Bolsas de reciclaje - 40 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiador de inodoros - 4 botellas
- Spray desinfectante - 4 botellas
- Esponjas - 20 unidades

Consejos

Prepara una acreditación y una carpeta informativa por visitante inscrito, más un 10 % adicional para acompañantes o registros de última hora. Imprime también las listas de asistencia y guarda copias digitales en dos memorias USB.
Para cada sala con presentaciones, reserva un portátil, un proyector, una pantalla, un micrófono inalámbrico y un altavoz portátil. Lleva al menos un cable HDMI, una regleta, un enrollacables y un cargador de repuesto por sala.
Calcula dos vasos por persona si habrá una pausa de café y usa vajilla reutilizable cuando sea posible. Para el servicio, prepara bandejas, pinzas, termos, máquinas de café o teteras y neveras portátiles suficientes para mantener las bebidas frías.
Monta los kits de los talleres completos en cajas de almacenamiento, uno por participante previsto, y añade un 10 % de material extra. Etiqueta cada caja por taller para evitar búsquedas durante los cambios de sala.
Coloca mesas, sillas, mesas altas, percheros y manteles antes de abrir el registro. Comprueba la señalización, las canaletas para cables y las rutas accesibles el día anterior, no durante la llegada de los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Qué cantidad de material informativo necesito para una jornada de puertas abiertas?: Prepara una carpeta informativa y una acreditación por persona inscrita. Añade un 10 % extra para acompañantes y visitantes que se registren el mismo día.
¿Cuánto equipo audiovisual hace falta por sala?: Calcula un portátil, un proyector, una pantalla, un micrófono inalámbrico y un altavoz portátil por sala con presentaciones. Lleva al menos un cable HDMI, una regleta y un cargador de repuesto por sala.
¿Cuántos vasos y platos debo comprar para el catering?: Para una pausa de café, calcula dos vasos por persona y un plato por cada servicio de comida. Añade entre un 10 % y un 15 % para reposición y asistentes no previstos.
¿Cuándo debo preparar las compras para la jornada universitaria?: Cierra la compra principal al menos 7 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Comprueba y repón bebidas, alimentos y material desechable entre 24 y 48 horas antes.

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