Trouwbeurs organiseren: checklist en planning

Een trouwbeurs vraagt om meer dan leveranciers en een zaal. Je moet de standindeling, bezoekersstroom, aanmeldingen, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna naar leveranciers, promotie en praktische uitvoering toe. Controleer in de laatste week vooral gegevens, dieetwensen, parkeerinformatie, materialen en toegang tot het gebouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende leveranciers benaderen
2 personen
Leveranciers aanmelden
Standindeling uitwerken
2 personen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Reservering van de locatie bevestigen
Reservering van tafels bevestigen
Reservering van stoelen bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online promotie publiceren
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersgegevens controleren
Parkeerinformatie publiceren
Plattegrond voor bezoekers maken
Naamkaartjes voor leveranciers maken
Programmafolders ontwerpen
Programmafolders printen
Leveranciersbriefing versturen
Cateringbestelling plaatsen
Techniek testen op locatie
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Sleutels en toegang controleren
Leveranciers ontvangen
2 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Leveranciersstands inrichten
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratielijst klaarleggen

Event

Bezoekersbalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programmafolders uitdelen
Leveranciers wegwijs maken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetopties apart markeren
Presentatie aankondigen
Presentatieruimte begeleiden
2 personen
Microfoons bedienen
Leverancierspauzes ondersteunen
Fotowedstrijdtafel beheren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afvalbakken legen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Leveranciers laten afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Vloeren schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Leveranciersfacturen verzamelen
Bezoekersbedankje versturen
Foto's met leveranciers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurzenstandsaantal 20
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Dessertbordjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerplateausaantal 12
Koffielepelsaantal 100
Servettenaantal 250

Decoratie

Ballonnenaantal 120
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 24
Loperaantal 2
Fotowand
Decoratieve kaarsenaantal 48
Kaarsenhoudersaantal 24
Lintenaantal 10
Confettibakjesaantal 8
Welkomstbord
Trouwbeurslogo
Standaard voor welkomstbord

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadkabelsaantal 8
Kassalade
Pinapparaat
Barcodelezer
Printer
Reservebatterijenaantal 24
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijlampenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Voedselbakkenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Theepottenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4

Catering

Boodschappen
Koelplatenaantal 12
Waterdispensersaantal 2
Koffiefiltersaantal 100
Theefiltersaantal 100
Suikerbakjesaantal 6
Serveertangenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelrekkenaantal 4
Etiketten voor dieetoptiesaantal 40
Koffiebonenmaler

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Afvalbakkenaantal 10
Toiletborstelsaantal 4

Registratie

Registratieformulierenaantal 250
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Polsbandjesaantal 250
Klembordenaantal 6
Lijsthoudersaantal 20

Drukwerk

Programmafoldersaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Leveranciersbadgesaantal 80
Pijlbordenaantal 20
Promotieflyersaantal 500
Notitieblokkenaantal 120
Visitekaartjesbakkenaantal 20

Overig

Ducttapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Scharenaantal 8
Stanleymessenaantal 4
Meetlintenaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12
Opbergboxenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Reservebordenaantal 12
Penningbakjesaantal 4

Tips

Leg de standindeling vast zodra de leveranciers zijn aangemeld. Noteer per stand de tafelmaat, benodigde stoelen en eventuele techniek, zodat je op locatie niet meer hoeft te schuiven.
Stuur de leveranciersbriefing uiterlijk 7 dagen voor de trouwbeurs. Vermeld daarin aankomsttijd, laad- en losplek, parkeerinformatie, standnummer, programma en het telefoonnummer van de organisatie.
Verwerk aanmeldingen dagelijks en sluit de inventarisatie van dieetwensen 5 dagen voor het evenement. Geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de catering.
Test beamer, projectiescherm en laptops tijdens het locatiebezoek en nogmaals op de opbouwdag. Controleer ook stopcontacten, kabelroutes en of de presentatie vanaf de achterste stoelen leesbaar is.
Breng folders, naamkaartjes, decoratie en servies uiterlijk de dag ervoor naar de locatie als dat kan. Controleer op de ochtend zelf de sleutels, toegang, garderoberekken, bewegwijzering en plattegrond voor bezoekers.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik leveranciers voor een trouwbeurs benaderen?: Benader leveranciers zodra datum, programma en locatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Zo houd je tijd over voor aanmeldingen, standindeling en een tweede uitnodigingsronde.
Hoeveel dagen van tevoren verstuur ik uitnodigingen voor een trouwbeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Publiceer online promotie en verspreid posters daarna opnieuw in de laatste 10 tot 14 dagen, met parkeerinformatie en het programma erbij.
Wanneer moet de catering voor een trouwbeurs definitief worden besteld?: Plaats de cateringbestelling 5 tot 7 dagen vooraf, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Bestel liever op basis van het bevestigde aantal plus een kleine marge dan op een ruwe inschatting.
Wat moet ik op de dag zelf controleren bij een trouwbeurs?: Plan minstens 90 minuten voor opening voor toegang, standopbouw, techniek, folders, naamkaartjes en catering. Loop daarna de plattegrond en bezoekersroute volledig na voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.