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Hochzeitsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Hochzeitsmesse braucht mehr als Messestände und Dekoration. Du koordinierst Lieferanten, Standflächen, Besucheranmeldungen, Programm, Catering und Technik in einer festen Reihenfolge. Beginne mit Datum, Programm und Location, bevor du Einladungen oder Werbung veröffentlichst. In den letzten Tagen zählen vor allem Lieferantendaten, Ernährungswünsche, Parkinformationen, Zugang und ein Techniktest vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmende Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Lieferanten anmelden

  • Standaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Ortstermin durchführen

    2 Personen

  • Location-Reservierung bestätigen

  • Tischreservierung bestätigen

  • Stuhlreservierung bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Werbung veröffentlichen

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferantendaten prüfen

  • Parkinformationen veröffentlichen

  • Besucherplan erstellen

  • Namensschilder für Lieferanten machen

  • Programmhefte gestalten

  • Programmhefte drucken

  • Lieferantenbriefing versenden

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Technik vor Ort testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Schlüssel und Zutritt kontrollieren

  • Lieferanten empfangen

    2 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Lieferantenstände einrichten

    6 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Registrierungsliste bereitlegen

Event

  • Besucherempfang besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

  • Lieferanten einweisen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Diätoptionen separat kennzeichnen

  • Präsentation ankündigen

  • Präsentationsraum betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone bedienen

  • Lieferantenpausen unterstützen

  • Fotowettbewerbstisch betreuen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Mülleimer leeren

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Lieferanten den Abbau durchführen lassen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Böden reinigen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

  • Lieferantenrechnungen sammeln

  • Dankeschön an Besucher senden

  • Fotos mit Lieferanten teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MesseständeAnz. 20
  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 24
  • KlappischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierplattenAnz. 12
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • ServiettenAnz. 250

Dekoration

  • BallonsAnz. 120
  • BallonbögenAnz. 2
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • TischdekorationenAnz. 24
  • LäuferAnz. 2
  • Fotowand
  • Dekorative KerzenAnz. 48
  • KerzenhalterAnz. 24
  • BänderAnz. 10
  • KonfettibecherAnz. 8
  • Willkommensschild
  • Logo der Hochzeitsmesse
  • Ständer für Willkommensschild

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LadekabelAnz. 8
  • Kassenschale
  • Kartenterminal
  • Barcode-Scanner
  • Drucker
  • ErsatzbatterienAnz. 24
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterielampenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierbesteckAnz. 12
  • LebensmittelboxenAnz. 12
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • TeekannenAnz. 4
  • MilchkännchenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe
  • KühlplattenAnz. 12
  • WasserspenderAnz. 2
  • KaffeefilterAnz. 100
  • TeefilterAnz. 100
  • ZuckerschälchenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KühlgitterAnz. 4
  • Etiketten für ErnährungsoptionenAnz. 40
  • Kaffeebohnenmühle

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Registrierung

  • RegistrierungsformulareAnz. 250
  • StifteAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 250
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KartenhalterAnz. 20

Drucksachen

  • ProgrammhefteAnz. 250
  • PläneAnz. 250
  • Lieferanten-AusweiseAnz. 80
  • WegweiserAnz. 20
  • WerbeflyerAnz. 500
  • NotizblöckeAnz. 120
  • VisitenkartenhalterAnz. 20

Sonstiges

  • GewebeklebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 200
  • ScherenAnz. 8
  • CuttermesserAnz. 4
  • MessbänderAnz. 2
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 100
  • ErsatzschilderAnz. 12
  • MünzschälchenAnz. 4

Tipps

  • Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige die Location, Tisch- und Stuhlreservierungen, bevor du Lieferanten verbindlich anmeldest. So passt die Standaufteilung später zu den tatsächlich verfügbaren Flächen.
  • Verschicke Einladungen und veröffentliche Online-Werbung erst, wenn Parkinformationen, Besucherplan und Anmeldemöglichkeit feststehen. Prüfe die Anmeldungen anschließend regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Messe.
  • Plane für jeden Lieferanten einen konkreten Standplatz und fertige Namensschilder an. Ein schriftliches Briefing mit Aufbauzeiten, Zugang, Technik und Ansprechpartner sollte spätestens 3 Tage vorher verschickt werden.
  • Bestelle das Catering nach der Zahl der Anmeldungen und rechne Geschirr getrennt nach Kaffee, Tee, Wasser und Dessert. Kontrolliere vor Ort, ob Kaffeetassen, Gläser, Servierplatten und Servierbesteck tatsächlich bereitstehen.
  • Bringe Materialien, Dekoration und Technik nicht erst am Messetag ungeordnet zur Location. Teste Laptops, Beamer und Projektionsleinwand vor Beginn, kontrolliere Schlüssel und Zutritt und halte einen Zeitpuffer von mindestens 60 Minuten ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Hochzeitsmesse organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm, Location und Lieferanten. Einladungen und Werbung sollten erst starten, wenn Standaufteilung, Parkinformationen und Anmeldung feststehen.
Was muss man eine Woche vor der Hochzeitsmesse prüfen?
Prüfe Lieferantendaten, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Cateringmenge und Besucherinformationen. Bestätige außerdem Zugang, Reservierungen und die Verfügbarkeit von Tischen, Stühlen und Messeständen.
Wann sollte das Lieferantenbriefing verschickt werden?
Verschicke das Briefing spätestens 3 Tage vor der Hochzeitsmesse. Es sollte Standplatz, Aufbauzeit, Zufahrt, Ansprechpartner, Technik und wichtige Regeln für den Messetag enthalten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Hochzeitsmesse?
Plane mindestens 2 bis 4 Stunden für Möbel, Dekoration, Namensschilder, Programmhefte und Technik ein. Öffne die Türen erst nach einem vollständigen Rundgang und einem Techniktest vor Ort.

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