Zo organiseer je een trouwbeurs zonder losse eindjes

Begin met de datum, het programma en de locatie; die bepalen hoeveel leveranciers, stands, tafels en stoelen je nodig hebt. Benader daarna leveranciers en leg hun deelname vast voordat je de promotie publiceert. Werk de bezoekersroute, standindeling en praktische informatie uit zodra het aantal deelnemers duidelijk is. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, leveranciersgegevens, catering, techniek en toegang tot de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende leveranciers benaderen
2 personen
3
Leveranciers aanmelden
4
Standindeling uitwerken
2 personen
5
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
6
Reservering van de locatie bevestigen
7
Reservering van tafels bevestigen
8
Reservering van stoelen bevestigen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Online promotie publiceren
11
Posters verspreiden
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Leveranciersgegevens controleren
15
Parkeerinformatie publiceren
16
Plattegrond voor bezoekers maken
17
Naamkaartjes voor leveranciers maken
18
Programmafolders ontwerpen
19
Programmafolders printen
20
Leveranciersbriefing versturen
21
Cateringbestelling plaatsen
22
Techniek testen op locatie
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
3 personen
25
Sleutels en toegang controleren
26
Leveranciers ontvangen
2 personen
27
Standplaatsen markeren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Registratiebalie opbouwen
2 personen
31
Leveranciersstands inrichten
6 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Wegwijzers plaatsen
2 personen
34
Presentatieruimte inrichten
3 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Verlichting controleren
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Registratielijst klaarleggen

Event

41
Bezoekersbalie bemannen
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
2 personen
43
Programmafolders uitdelen
44
Leveranciers wegwijs maken
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet aanvullen
2 personen
49
Dieetopties apart markeren
50
Presentatie aankondigen
51
Presentatieruimte begeleiden
2 personen
52
Microfoons bedienen
53
Leverancierspauzes ondersteunen
54
Fotowedstrijdtafel beheren
55
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
56
Toiletten tussentijds controleren
57
Afvalbakken legen
58
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Leveranciers laten afbouwen
4 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Vloeren schoonmaken
2 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Verloren voorwerpen verzamelen
68
Locatie opleveren
2 personen
69
Materialen terugbrengen
3 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven boodschappen opbergen
72
Leveranciersfacturen verzamelen
73
Bezoekersbedankje versturen
74
Foto's met leveranciers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurzenstandsaantal 20
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Dessertbordjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerplateausaantal 12
Koffielepelsaantal 100
Servettenaantal 250

Decoratie

Ballonnenaantal 120
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 24
Loperaantal 2
Fotowand
Decoratieve kaarsenaantal 48
Kaarsenhoudersaantal 24
Lintenaantal 10
Confettibakjesaantal 8
Welkomstbord
Trouwbeurslogo
Standaard voor welkomstbord

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadkabelsaantal 8
Kassalade
Pinapparaat
Barcodelezer
Printer
Reservebatterijenaantal 24
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijlampenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Voedselbakkenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Theepottenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4

Catering

Boodschappen
Koelplatenaantal 12
Waterdispensersaantal 2
Koffiefiltersaantal 100
Theefiltersaantal 100
Suikerbakjesaantal 6
Serveertangenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelrekkenaantal 4
Etiketten voor dieetoptiesaantal 40
Koffiebonenmaler

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Afvalbakkenaantal 10
Toiletborstelsaantal 4

Registratie

Registratieformulierenaantal 250
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Polsbandjesaantal 250
Klembordenaantal 6
Lijsthoudersaantal 20

Drukwerk

Programmafoldersaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Leveranciersbadgesaantal 80
Pijlbordenaantal 20
Promotieflyersaantal 500
Notitieblokkenaantal 120
Visitekaartjesbakkenaantal 20

Overig

Ducttapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Scharenaantal 8
Stanleymessenaantal 4
Meetlintenaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12
Opbergboxenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Reservebordenaantal 12
Penningbakjesaantal 4

Tips

Plan het locatiebezoek voordat je de standindeling definitief maakt. Meet looproutes, entree, garderobe en aansluitingen op, zodat beurzenstands, tafels en stoelen niet op de opbouwdag opnieuw moeten worden verschoven.
Leg een uiterste aanmelddatum voor leveranciers vast en stuur de briefing uiterlijk 7 dagen voor de trouwbeurs. Vraag daarin ook om correcte bedrijfsgegevens, aankomsttijd en eventuele technische benodigdheden.
Publiceer parkeerinformatie tegelijk met de uitnodigingen en online promotie. Zet de route ook op de plattegrond en in de programmafolder; bezoekers zoeken dit vaak pas op de dag zelf.
Maak de bezoekersmaterialen pas definitief nadat de leveranciersgegevens zijn gecontroleerd. Reken voor naamkaartjes en programmafolders op het definitieve aantal deelnemers plus ongeveer 10 procent reserve.
Plan een technische test op locatie en controleer sleutels en toegang minimaal 2 dagen vooraf. Test laptops, beamer en projectiescherm met de bestanden die tijdens de trouwbeurs daadwerkelijk worden gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een trouwbeurs?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en leveranciers. Verstuur uitnodigingen en publiceer de promotie zodra programma en deelnemers voldoende vaststaan, meestal 6 tot 8 weken voor de beurs.
Hoeveel trouwleveranciers heb je nodig voor een trouwbeurs?: Dat hangt af van de capaciteit van de locatie en het gewenste programma. Begin met een voorlopige lijst van 15 tot 25 leveranciers en bevestig pas stands, tafels en stoelen nadat hun deelname is vastgelegd.
Wanneer moet je de catering voor een trouwbeurs bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen een duidelijke tussenstand geven, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Houd rekening met dieetwensen en bestel voor het verwachte aantal bezoekers plus een kleine reserve.
Wanneer verstuur je de briefing naar leveranciers?: Stuur de leveranciersbriefing uiterlijk 7 dagen voor de trouwbeurs. Vermeld daarin de opbouwtijd, standplaats, parkeerinformatie, toegang, contactpersoon en het tijdstip waarop de beurs voor bezoekers opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.