Checklist voor een biologische beurs organiseren

Een biologische beurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en bezoekers uitnodigen. Je regelt tegelijk exposanten, lezingen, catering, bezoekersregistratie en de praktische inrichting van de locatie. Begin met datum, locatie en exposantenlijst en werk daarna toe naar een duidelijke plattegrond, standnummers en een tijdschema voor opbouw en ontvangst. Deze checklist helpt je om aanmeldingen, dieetwensen, techniek en materialen op tijd af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beursinformatie online plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma voor lezingen maken
2 personen
Sprekers bevestigen
Reserveringen voor locatie maken
Catering reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Plattegrond van beurs maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Standinformatie versturen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Bezoekersregistratie voorbereiden
Naambadges maken
2 personen
Lezingenpromotie verspreiden
Drukwerk laten maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Lezingenruimte inrichten
3 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Decoratie en bewegwijzering ophangen
3 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
Exposantenmateriaal uitdelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma toelichten
Bezoekers informeren
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Afval scheiden
2 personen
Lezing over biologische landbouw begeleiden
2 personen
Lezing over duurzame voeding begeleiden
2 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Microfoon doorgeven
Fotomomenten vastleggen
Eerste hulp bij kleine incidenten
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

Eten en drinken afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Standmaterialen demonteren
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht aan exposanten sturen
Bezoekersinformatie opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstandtafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 80
Informatiebalie
Lezingstafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Standwandenaantal 16
Kledinghangersaantal 80

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 100

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Biologische beursbannersaantal 4
Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 28
Krijtbordenaantal 10
Plantenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Kannenaantal 8
Serveerbestekaantal 16
Koelplatenaantal 8
Voedselcontainersaantal 16
Keukenweegschalenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdesinfectiehoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 250
Exposantenbadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 300
Polsbandjesaantal 250
Registratieformulierenaantal 300
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 10
Contantgeldkistje
Betaalterminalaantal 2

Drukwerk

Programmafoldersaantal 300
Plattegrondenaantal 300
Lezingkaartenaantal 250
Exposantenkaartenaantal 50
Evaluatiekaartenaantal 200
A4-informatiebordenaantal 40

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 8
Zaklampenaantal 4
Nitrilhandschoenenaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 6

Gereedschap

Accuboormachinesaantal 2
Hamersaantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Meetlintenaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 8
Schakelslotenaantal 6
Transportkarrenaantal 3

Tips

Leg de plattegrond en standnummers uiterlijk twee weken voor de beurs vast. Exposanten kunnen dan hun standinformatie controleren en je voorkomt last-minute wijzigingen bij de opbouw.
Verzamel dieetwensen zodra bezoekers of exposanten zich aanmelden en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor de beurs door aan de catering. Plan ook koffie, thee en water voor de hele openingsperiode.
Test projector, projectiescherm, draadloze microfoons en luidsprekers minimaal één dag vooraf op locatie. Controleer meteen verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations; die worden bij de opbouw vaak vergeten.
Maak de bezoekersregistratie en naambadges uiterlijk 3 dagen vooraf klaar. Zet routeborden bij de ingang, garderobe en lezingenruimte, zodat vrijwilligers tijdens de ontvangst niet steeds de weg hoeven uit te leggen.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok één aanspreekpunt aan. Reserveer aparte tijd voor materialen naar de locatie brengen, stands opbouwen en na afloop alles gecontroleerd terugbrengen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een biologische beurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en exposantenwerving. Rond vergunningen, meldingen en locatieafspraken uiterlijk 8 weken voor de beurs af.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een biologische beurs?: Stuur de eerste uitnodigingen 10 tot 12 weken vooraf, zodat exposanten tijd hebben om zich aan te melden. Bevestig standnummer, plattegrond en praktische informatie uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een biologische beurs?: Reken voor een beurs met tafels, standwanden, informatiebalie en techniek op minimaal 3 uur opbouwtijd. Laat materialen minstens 4 uur voor opening op locatie zijn als er ook lezingen en catering worden klaargezet.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor een biologische beurs?: Reserveer de catering 4 tot 6 weken vooraf en verzamel dieetwensen vanaf het moment van aanmelden. Geef aantallen en speciale wensen uiterlijk 7 dagen vooraf definitief door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.