Checklist pour organiser un salon du mariage

Un salon du mariage demande une coordination précise entre le lieu, les exposants et les visiteurs. Commencez par fixer la date et le programme, puis confirmez rapidement les réservations et les fournisseurs participants. Les dernières semaines servent surtout à traiter les inscriptions, préparer les supports d’information et vérifier les besoins techniques. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’à l’accès au site et à l’installation des stands le jour de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les fournisseurs participants
2 personnes
Inscrire les fournisseurs
Élaborer l’agencement des stands
2 personnes
Effectuer une visite du site
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation des tables
Confirmer la réservation des sièges
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées des fournisseurs
Publier les informations de stationnement
Créer un plan pour les visiteurs
Créer des badges nominatifs pour les fournisseurs
Concevoir les brochures du programme
Imprimer les programmes
Envoyer le briefing aux fournisseurs
Passer la commande traiteur
Tester la technique sur place
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier les clés et l’accès
Accueillir les fournisseurs
2 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager les stands des fournisseurs
6 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la liste d’inscription

Événement

Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
Guider les prestataires
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Marquer séparément les options diététiques
Présenter la présentation
Encadrer la salle de présentation
2 personnes
Gérer les micros
Soutenir les pauses des fournisseurs
Gérer la table du concours photo
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vider les poubelles
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Faire démonter les installations par les prestataires
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les sols
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
Rassembler les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Partager des photos avec les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de salonqté 20
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Nappesqté 24
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Assiettes à dessertqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 100
Serviettesqté 250

Décoration

Ballonsqté 120
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 12
Décorations de tableqté 24
Tapis rougeqté 2
Mur photo
Bougies décorativesqté 48
Bougeoirsqté 24
Rubansqté 10
Coupes à confettisqté 8
Panneau d’accueil
Logo du salon du mariage
Support pour panneau de bienvenue

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles de rechargeqté 8
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Lecteur de codes-barres
Imprimante
Piles de rechangeqté 24
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à batterieqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Bacs alimentairesqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Théièresqté 4
Pichets à laitqté 4

Catering

Courses
Plaques de refroidissementqté 12
Distributeurs d'eauqté 2
Filtres à caféqté 100
Filtres à théqté 100
Sucriersqté 6
Pinces de serviceqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Râteliers de refroidissementqté 4
Étiquettes pour les options alimentairesqté 40
Moulin à café

Nettoyage

Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Poubellesqté 10
Brosses de toilettesqté 4

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 250
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Braceletsqté 250
Presse-papiersqté 6
Présentoirs à cartesqté 20

Imprimés

Brochures du programmeqté 250
Plansqté 250
Badges des fournisseursqté 80
Panneaux indicateursqté 20
Flyers promotionnelsqté 500
Blocs-notesqté 120
Présentoirs pour cartes de visiteqté 20

Autre

Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Ciseauxqté 8
Couteaux Stanleyqté 4
Mètres rubansqté 2
Gants de travailqté 12
Boîtes de rangementqté 12
Serre-câblesqté 100
Assiettes de réserveqté 12
Bacs à jetonsqté 4

Conseils

Faites la visite du site au moins 4 semaines avant le salon : vérifiez l’accès, les clés, les prises électriques, le stationnement et l’emplacement de chaque stand.
Demandez les besoins alimentaires des exposants lors de leur inscription, puis transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 7 jours avant l’événement.
Préparez le plan visiteurs, les badges nominatifs et le briefing des fournisseurs au moins 5 jours avant l’ouverture afin de limiter les questions sur place.
Imprimez les programmes après avoir vérifié une dernière fois les coordonnées des fournisseurs, les horaires et les informations de stationnement ; prévoyez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran sur place au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Contrôlez aussi les tables, chaises, tables hautes, nappes et éléments de signalétique avant le montage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du mariage ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date. Les réservations du lieu, des tables et des sièges doivent être confirmées dès que la date et le programme sont fixés, puis la communication peut être lancée.
Quand contacter les exposants d’un salon du mariage ?: Contactez les exposants au moins 8 semaines avant le salon pour connaître leurs disponibilités et leurs besoins. Vérifiez leurs coordonnées et envoyez le briefing final environ 5 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer un salon du mariage ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour acheminer le matériel, installer les stands, disposer les tables et les chaises, puis régler la signalétique et la décoration. Ajoutez 2 heures avant l’ouverture pour tester la technique et effectuer les dernières vérifications.
Quand envoyer les invitations et publier la promotion ?: Lancez la promotion en ligne et distribuez les affiches 4 à 6 semaines avant le salon. Envoyez les invitations dès que le programme, le lieu, les horaires et les informations de stationnement sont confirmés.

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