Checklist para organizar una feria de bodas sin imprevistos

Una feria de bodas necesita mucho más que reservar un espacio y reunir proveedores. Hay que cerrar la fecha y el programa, distribuir los stands, gestionar las inscripciones y preparar la información que recibirán visitantes y expositores. Esta checklist reúne 74 tareas y 103 artículos para avanzar en el orden correcto, desde la visita al lugar hasta la comprobación de llaves, técnica y materiales el día del montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar a los proveedores participantes
2 personas
Registrar a los proveedores
Diseñar la distribución de los stands
2 personas
Realizar una visita al lugar
2 personas
Confirmar la reserva del lugar
Confirmar la reserva de mesas
Confirmar la reserva de asientos
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción online
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos de los proveedores
Publicar información de estacionamiento
Crear un mapa para los visitantes
Hacer tarjetas con nombres para los proveedores
Diseñar folletos del programa
Imprimir folletos del programa
Enviar la información para proveedores
Realizar el pedido de catering
Probar la técnica en el lugar
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar llaves y acceso
Recibir a los proveedores
2 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar los puestos de los proveedores
6 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la lista de registro

Evento

Atender el mostrador de visitantes
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir folletos del programa
Orientar a los proveedores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Marcar por separado las opciones dietéticas
Anunciar la presentación
Guiar la sala de presentaciones
2 personas
Operar los micrófonos
Apoyar los descansos de los proveedores
Gestionar la mesa del concurso de fotografía
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Vaciar los contenedores de basura
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Encargar a los proveedores que desmonten
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar los suelos
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar las compras sobrantes
Recoger facturas de proveedores
Enviar agradecimiento a los visitantes
Compartir fotos con los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Stands de feriacant. 20
Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 24
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 80
Platos de postrecant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas para servircant. 12
Cucharillas de cafécant. 100
Servilletascant. 250

Decoración

Globoscant. 120
Arcos de globoscant. 2
Arreglos floralescant. 12
Decoraciones de mesacant. 24
Alfombra rojacant. 2
Photowall
Velas decorativascant. 48
Portavelascant. 24
Cintascant. 10
Cubos de confeticant. 8
Cartel de bienvenida
Logo de la feria de bodas
Soporte para cartel de bienvenida

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cables de cargacant. 8
Cajón de la caja registradora
Máquina de sellado
Lector de códigos de barras
Impresora
Baterías de repuestocant. 24
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de bateríacant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Bandejas de comidacant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 4
Abrebotellascant. 4
Teterascant. 4
Jarras de lechecant. 4

Catering

Compras
Placas refrigerantescant. 12
Dispensadores de aguacant. 2
Filtros de cafécant. 100
Filtros de técant. 100
Azucareroscant. 6
Pinzas de servircant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Rejillas de enfriamientocant. 4
Etiquetas para opciones dietéticascant. 40
Molinillo de granos de café

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Papeleracant. 10
Escobillas de bañocant. 4

Registro

Formularios de registrocant. 250
Bolígrafoscant. 30
Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Pulserascant. 250
Portapapelescant. 6
Titulares de listacant. 20

Impresos

Folletos del programacant. 250
Planoscant. 250
Credenciales de proveedorescant. 80
Carteles direccionalescant. 20
Folletos promocionalescant. 500
Bloc de notascant. 120
Expositores para tarjetas de visitacant. 20

Otros

Cinta americanacant. 6
Bridascant. 200
Tijerascant. 8
Cúterescant. 4
Cintas métricascant. 2
Guantes de trabajocant. 12
Cajas de almacenajecant. 12
Bridascant. 100
Platos de repuestocant. 12
Bandejas para monedascant. 4

Consejos

Haz una visita al lugar antes de confirmar la distribución: mide accesos, pasillos y zonas de catering, y comprueba dónde habrá enchufes para portátiles, proyector y pantalla.
Cierra la lista de proveedores con varias semanas de margen. Después comprueba sus datos y envíales un documento único con horarios de llegada, montaje, estacionamiento y normas del recinto.
No dejes la promoción para la última semana: combina la publicación online con carteles e invitaciones, y fija una fecha límite para las inscripciones y las preferencias dietéticas.
Prepara el recorrido del visitante antes de imprimir el mapa y los folletos. Incluye la ubicación de cada stand, los aseos, la zona de catering, la entrada y las salidas.
Reserva por separado mesas, sillas y mesas altas, y cuenta también manteles, vajilla y material de exposición. El día anterior, agrupa todo por zona para que el traslado y el montaje sean más rápidos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de bodas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, registrar proveedores, promocionar la feria, gestionar inscripciones y corregir problemas de distribución o técnica.
¿Cuándo debo confirmar a los proveedores de una feria de bodas?: Intenta cerrar las confirmaciones al menos 4 semanas antes. Envía la información logística en cuanto estén registrados y solicita cualquier cambio de datos como máximo 7 días antes del evento.
¿Cuándo se imprimen los folletos y el mapa para los visitantes?: Imprímelos entre 5 y 7 días antes, cuando ya estén confirmados los stands y el programa. Guarda un pequeño margen para reimprimirlos si un proveedor cambia de ubicación o de nombre.
¿Qué hay que comprobar en el lugar el día del montaje?: Comprueba las llaves, los horarios de acceso, los enchufes, la conexión necesaria para la técnica y el espacio de carga. Hazlo al menos 2 horas antes de empezar el montaje para poder resolver incidencias sin retrasar a los proveedores.

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