Checklist voor een goed georganiseerde theaterpremière

Een theaterpremière vraagt meer voorbereiding dan alleen repeteren en een zaal reserveren. Je moet de premièredata, repetitieruimte, techniek, gastenlijst, catering en perscommunicatie op elkaar afstemmen. Begin met de zaal en het programma, werk daarna de productie en publieksontvangst uit. In de laatste week controleer je decor, rekwisieten, kleding, schmink, apparatuur en route-informatie. Zo voorkom je dat praktische zaken op de speeldag nog tussen de coulissen geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Premièredatum bevestigen
2 personen
Theaterzaal reserveren
Repetitieruimte reserveren
Premièreprogramma vaststellen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Techniek afstemmen
2 personen
Lichtplan uitwerken
2 personen
Geluidsplan uitwerken
2 personen
Programmatekst schrijven
Programma's laten drukken
Persuitnodigingen versturen
Fotograaf bevestigen
Videograaf bevestigen
Artiestenlijst controleren
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Decor en rekwisieten controleren
3 personen
Kleding en schmink controleren
2 personen
Route- en parkeerinformatie sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Toegangscontrole voorbereiden
2 personen
Persmappen samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

Theaterzaal openen
2 personen
Podium en speelvloer controleren
3 personen
Decor opbouwen
4 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Techniek testen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden programmeren
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Foyertafels opstellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Schminktafel inrichten
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Gasten registreren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Deuren sluiten
2 personen
Premièrevoorstelling uitvoeren
12 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Publiek terug begeleiden
3 personen
Applausmoment begeleiden
2 personen
Nazitje verzorgen
4 personen
Pers en gasten ontvangen
2 personen
Laatste dranken serveren
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Decor afbreken
4 personen
Rekwisieten verzamelen
2 personen
Techniek uitschakelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Foyer schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Foto's en video's verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bistrotafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Ontvangsttafel
Garderoberekaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Podiumdelenaantal 6
Klaptafels backstageaantal 3

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengtafel
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Theatergordijnenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Rode loper
Pionnenaantal 8
Naambordjesaantal 120
Programma'saantal 130
Persmappenaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 8
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmeraantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletreinigingsborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de première- en repetitiedata vroeg vast. Reserveer niet alleen de theaterzaal, maar ook een repetitieruimte en voldoende tijd voor techniek, licht, geluid en opbouw.
Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de gastenlijst voldoende vaststaan. Houd de aanmeldingen bij en vraag dieetwensen uiterlijk één week voor de première op, zodat de catering daarop kan worden afgestemd.
Plan een aparte technische controle vóór de première. Test draadloze microfoons, luidsprekers, mengtafel, laptop, beamer, projectiescherm, theaterspots, lichtstatieven, verlengkabels en stekkerdozen samen.
Maak de publieksontvangst concreet: richt een ontvangsttafel en garderobe in, leg naamkaartjes klaar en spreek af wie de toegangscontrole doet. Stuur route- en parkeerinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf naar de gasten.
Controleer de productie niet alleen artistiek, maar ook fysiek. Loop de artiestenlijst, technische benodigdheden, decor, rekwisieten, kleding en schmink uiterlijk de dag vóór de première één voor één na.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een theaterpremière organiseren?: Leg de premièredatum en theaterzaal bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Begin daarna direct met repetitieruimte, programma, gastenlijst en techniek; de laatste twee weken zijn vooral voor bevestigingen en controles.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een theaterpremière?: Verstuur uitnodigingen zodra datum, zaal en premièreprogramma vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Vraag gasten om zich uiterlijk 1 tot 2 weken voor de première aan te melden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor techniek bij een theaterpremière?: Plan minimaal een halve dag voor licht, geluid, projectie en microfoons als de opstelling nieuw is. Reserveer daarnaast op de speeldag minstens 2 uur voor een laatste test en eventuele aanpassingen.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?: Reserveer catering zodra het verwachte aantal gasten bekend is, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de première en geef het definitieve aantal daarna door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.