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Theaterpremiere organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Theaterpremiere braucht mehr als einen reservierten Saal und ein fertiges Stück. In dieser Checkliste ordnest du 77 Aufgaben vom Premieren­termin über Einladungen und Technik bis zur Einlasskontrolle. Besonders spät auffällig werden Ernährungswünsche, Presseplätze, Programmhefte sowie die Abstimmung von Licht, Beschallung und Projektion. Plane außerdem ausreichend Zeit für Probe, Aufbau, Garderobe und den Wechsel vom Empfang zur Vorstellung ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Premierendatum bestätigen

    2 Personen

  • Theatersaal reservieren

  • Proberaum reservieren

  • Premierenprogramm festlegen

    2 Personen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Technik abstimmen

    2 Personen

  • Lichtkonzept ausarbeiten

    2 Personen

  • Beschallungskonzept ausarbeiten

    2 Personen

  • Programmtext schreiben

  • Programme drucken lassen

  • Presseeinladungen versenden

  • Fotograf bestätigen

  • Videografen bestätigen

  • Künstlerliste prüfen

  • Technische Utensilien prüfen

    2 Personen

  • Dekor und Requisiten überprüfen

    3 Personen

  • Kleidung und Schminke kontrollieren

    2 Personen

  • Route- und Parkinformationen senden

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einlasskontrolle vorbereiten

    2 Personen

  • Pressemappen zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Theatersaal öffnen

    2 Personen

  • Bühne und Spielfläche kontrollieren

    3 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Requisiten bereitstellen

    2 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Lichtstimmungen programmieren

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Foyertische aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Umkleidekabinen einrichten

    2 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    2 Personen

  • Schminktisch einrichten

    2 Personen

  • Publikumsbereich kontrollieren

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Gäste registrieren

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikum in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Türen schließen

    2 Personen

  • Premierenaufführung durchführen

    12 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Publikum zurückbegleiten

    3 Personen

  • Applausmoment begleiten

    2 Personen

  • Nachtrunk organisieren

    4 Personen

  • Presse und Gäste empfangen

    2 Personen

  • Letzte Getränke servieren

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Deko abbauen

    4 Personen

  • Requisiten sammeln

    2 Personen

  • Technik ausschalten

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Foyer reinigen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Umkleiden reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Fotos und Videos sammeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BistrotischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 120
  • Empfangstisch
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 120
  • BuffetischeAnz. 4
  • BühnenelementeAnz. 6
  • Klapptafeln hinter der BühneAnz. 3

Geschirr

  • WeingläserAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand

Beleuchtung

  • LED-TheaterspotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6
  • BrotmesserAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 14
  • TheatervorhängeAnz. 2
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Fotowand
  • Roter Teppich
  • KegelAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 120
  • ProgrammeAnz. 130
  • PressemappenAnz. 20
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8
  • KlebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige den Theatersaal und den Proberaum frühzeitig und halte mindestens einen festen Techniktermin vor der Premiere frei. So bleiben Lichtkonzept, Beschallung und Projektion nicht bis zum Einlass ungeprüft.
  • Verschicke Einladungen nicht erst mit dem Programmtext. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Catering-Termin ab.
  • Plane den Empfang räumlich vor dem Saaleinlass: Empfangstisch, Namensschilder, Garderobenständer und Kleiderbügel müssen mindestens 60 Minuten vor Beginn bereitstehen.
  • Prüfe neben Funkmikrofonen und Lautsprechern auch Mischpult, Laptop, Beamer, Projektionsleinwand sowie Verlängerungskabel. Ein kurzer Funktionstest am Premieren­tag reicht nicht als Ersatz für einen vollständigen Technikcheck.
  • Lege für Künstler, Fotograf und Videograf einen klaren Ablauf fest und versende Route- und Parkinformationen mindestens 3 Tage vorher. So kommen Beteiligte nicht gleichzeitig über denselben Eingang und blockieren den Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Theaterpremiere planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Premieren­termin. Saal, Proberaum, Catering, Technik, Einladungen und Presse benötigen meist mehrere Abstimmungsrunden.
Wann sollte man die Einladungen zur Theaterpremiere verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Premiere. Setze den Anmeldeschluss 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit Gästeliste, Namensschilder und Catering belastbar geplant werden können.
Wie viele Programme sollte man für eine Theaterpremiere drucken lassen?
Plane pro erwarteter Person ein Programm und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 erwarteten Gästen wären das 110 Exemplare; drucke erst, wenn Programmtext und Künstlerliste geprüft sind.
Wann muss die Technik für eine Theaterpremiere getestet werden?
Führe mindestens 7 Tage vorher einen vollständigen Test von Mikrofonen, Lautsprechern, Mischpult, Beamer und Licht durch. Am Premieren­tag folgt zusätzlich ein kurzer Funktionstest vor dem Einlass.

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