Checklist pour organiser une première de théâtre

Une première de théâtre demande une coordination précise entre la salle, les artistes, la technique et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date et réserver les espaces, puis avancez vers le programme, les invitations et la logistique. Les derniers jours servent surtout à vérifier les listes, le matériel, les accès et les besoins alimentaires. Cette checklist vous aide à suivre les 77 tâches du projet dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de première
2 personnes
Réserver la salle de théâtre
Réserver la salle de répétition
Définir le programme de la première
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Coordonner la technique
2 personnes
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
Élaborer le plan sonore
2 personnes
Rédiger le texte du programme
Faire imprimer les programmes
Envoyer les invitations presse
Confirmer le photographe
Confirmer le vidéaste
Vérifier la liste des artistes
Vérifier le matériel technique
2 personnes
Vérifier la décoration et les accessoires
3 personnes
Vérifier les vêtements et le maquillage
2 personnes
Envoyer les informations d'accès et de parking
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le contrôle des accès
2 personnes
Composer les dossiers de presse
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle de théâtre
2 personnes
Vérifier la scène et la piste
3 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester la technique
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables du foyer
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Installer la table de maquillage
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Fermer les portes
2 personnes
Assurer la première représentation
12 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Reconduire le public
3 personnes
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
Prévoir un moment convivial
4 personnes
Accueillir la presse et les invités
2 personnes
Servir les dernières boissons
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter le décor
4 personnes
Rassembler les accessoires
2 personnes
Éteindre la technique
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le foyer
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Rassembler les photos et vidéos
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables bistrotqté 10
Chaises pliantesqté 120
Table d’accueil
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 120
Tables de buffetqté 4
Éléments de podiumqté 6
Tables pliantes en backstageqté 3

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Couteaux à painqté 4

Décoration

Nappesqté 14
Rideaux de théâtreqté 2
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Tapis rouge
Cônesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Programmesqté 130
Dossiers de presseqté 20
Panneaux directionnelsqté 8
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seau de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de nettoyage pour toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle de théâtre et la salle de répétition dès que la date est confirmée : prévoyez aussi un créneau technique séparé pour tester les microphones, les haut-parleurs, la console de mixage et les projecteurs LED.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires avant de confirmer le catering. Relancez les invités qui n’ont pas répondu au plus tard 7 jours avant la première.
Préparez le programme imprimé plusieurs jours avant l’événement : faites valider le texte, contrôlez les noms des artistes et prévoyez un exemplaire de réserve pour environ 10 % des spectateurs attendus.
Transmettez les informations d’accès et de parking au moins 72 heures avant la représentation. Le jour J, séparez clairement la table d’accueil, le contrôle des accès et les badges nominatifs.
Faites une vérification générale la veille : vêtements et maquillage, décoration et accessoires, mobilier du buffet, verres, tasses, rallonges et multiprises. Testez chaque appareil sur place plutôt que de vous fier à la liste du matériel.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une première de théâtre ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la première. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de finaliser les inscriptions, les besoins alimentaires et le nombre de programmes.
Combien de temps prévoir pour la technique avant une première de théâtre ?: Prévoyez au moins 3 heures sur place pour installer et tester l’éclairage, le son, la projection et les microphones. Ajoutez un filage technique complet avant l’ouverture des portes.
Quand confirmer le catering d’une première de théâtre ?: Confirmez le catering 7 à 10 jours avant la première, après avoir vérifié les inscriptions et les allergies. Pour l’accueil, comptez séparément les verres à vin, les verres à eau, les tasses et les assiettes nécessaires au service.
Que vérifier la veille d’une première de théâtre ?: Contrôlez la liste des artistes, les accès, les badges, le matériel technique, les accessoires, les costumes et le maquillage. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et le mobilier du backstage, puis préparez un contact disponible pendant toute la journée.

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