Checklist para organizar un estreno teatral sin olvidar nada

Un estreno teatral combina producción, recepción de invitados y una función que debe empezar a tiempo. Esta checklist reúne las gestiones en el orden en que suelen hacer falta: primero la fecha, las salas y el programa; después las invitaciones, la técnica y el catering; al final, los accesos y las comprobaciones del día. Reserva margen para ensayos, impresión, prensa y pruebas técnicas. Así evitas resolver a última hora problemas como dietas sin confirmar, cables insuficientes o invitados sin indicaciones para llegar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha de estreno
2 personas
Reservar sala de teatro
Reservar la sala de ensayo
Establecer el programa del estreno
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Coordinar la técnica
2 personas
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
Elaborar el plan de sonido
2 personas
Escribir el texto del programa
Mandar imprimir los programas
Enviar invitaciones a la prensa
Confirmar fotógrafo
Confirmar al videógrafo
Comprobar la lista de artistas
Comprobar el material técnico
2 personas
Comprobar la decoración y el atrezo
3 personas
Comprobar vestuario y maquillaje
2 personas
Enviar información sobre la ruta y el aparcamiento
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar el control de acceso
2 personas
Preparar carpetas de prensa
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los programas
2 personas

Evento

Abrir la sala de teatro
2 personas
Comprobar el escenario y la pista de juego
3 personas
Montar la decoración
4 personas
Preparar los accesorios
2 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Probar la técnica
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Programar los modos de iluminación
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar las mesas del foyer
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Montar la mesa de pintacaras
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Registrar a los invitados
3 personas
Repartir programas
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Cerrar las puertas
2 personas
Realizar la función de estreno
12 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Guiar de vuelta al público
3 personas
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
Organizar la tertulia
4 personas
Recibir a la prensa y a los invitados
2 personas
Servir las últimas bebidas
2 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Desmontar la decoración
4 personas
Reunir los accesorios
2 personas
Apagar la técnica
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el foyer
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Recopilar fotos y vídeos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas bistrocant. 10
Sillas plegablescant. 120
Mesa de recepción
Percherocant. 2
Perchascant. 120
Mesas de buffetcant. 4
Piezas de escenariocant. 6
Mesas plegables entre bastidorescant. 3

Vajilla

Copas de vinocant. 120
Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharonescant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección

Iluminación

Focos LED de teatrocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Mantelescant. 14
Cortinas de teatrocant. 2
Arreglos floralescant. 6
Photowall
Alfombra roja
Conoscant. 8
Pancartas con nombrescant. 120
Programascant. 130
Carpetas de prensacant. 20
Señales de orientacióncant. 8
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubo de limpiezacant. 2
Paños de microfibracant. 12
Cepillos de limpieza de bañoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y reserva tanto la sala del estreno como la sala de ensayo antes de enviar invitaciones. Deja varias franjas para ensayos técnicos y no solo para el montaje.
Envía las invitaciones cuando el programa y la hora de acceso estén confirmados. Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes para poder cerrar el catering.
Programa una prueba técnica completa, con micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, proyector y focos LED. Comprueba también cables alargadores, regletas y la ubicación de los trípodes.
Manda imprimir los programas cuando el texto haya sido revisado y calcula un ejemplar por invitado más un 10 % adicional. Prepara tarjetas de nombre y la mesa de recepción antes de abrir las puertas.
Envía la información de ruta y aparcamiento al menos 3 días antes y asigna a una persona al control de acceso. Confirma el mismo día la lista de artistas, el vestuario, el maquillaje, el atrezo y el material técnico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un estreno teatral?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar la fecha, reservar las salas y establecer el programa. Deja las 2 últimas semanas para invitaciones, prensa, impresión y pruebas técnicas.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un estreno teatral?: Envíalas cuando estén confirmados la fecha, el horario y la sala, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 7 días antes del estreno.
¿Cuántos programas hay que imprimir para un estreno?: Calcula un programa por invitado confirmado y añade un 10 % de reserva. Si esperas 100 asistentes, prepara aproximadamente 110 ejemplares.
¿Cuándo hacer la prueba técnica del estreno teatral?: Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes y repasa los equipos el mismo día, antes de la llegada del público. Reserva como mínimo 2 horas para sonido, iluminación, proyección y cambios de escena.

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