Zo organiseer je een talentenshow zonder tijdstress

Een talentenshow organiseren begint niet bij het podium, maar bij een haalbaar programma. Leg eerst datum, locatie en inschrijfdeadline vast en bepaal hoeveel optredens in het tijdschema passen. Regel daarna jury, presentator en techniek, zodat je weet wat deelnemers nodig hebben. Verzamel muziekbestanden en dieetwensen ruim vóór de show en informeer deelnemers over hun definitieve tijdslot. Op de dag zelf draait alles om een geprinte planning, een korte soundcheck en een duidelijke volgorde voor opbouw, ontvangst en optredens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en tijdschema maken
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Deelnemers inschrijven
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Optredens en muziek verzamelen
2 personen
9
Juryleden vastleggen
10
Presentator vastleggen
11
Reserveringen maken
12
Techniek en stroom controleren
2 personen
13
Draaiboek printen
14
Optredens definitief indelen
2 personen
15
Deelnemers informeren
16
Publiekslijst controleren
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Muziekbestanden klaarzetten
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Juryformulieren printen
21
Prijzen en certificaten klaarleggen
2 personen

Event

22
Locatie openen
2 personen
23
Leveringen controleren
2 personen
24
Podium opbouwen
4 personen
25
Publieksstoelen plaatsen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
28
Microfoons testen
2 personen
29
Licht testen
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Presentatietafel inrichten
2 personen
32
Jurytafel inrichten
2 personen
33
Garderobe inrichten
2 personen
34
Catering klaarzetten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Optredens inchecken
2 personen
39
Geluidsbestanden verzamelen
2 personen
40
Publiek verwelkomen
3 personen
41
Programma aankondigen
42
Optredens begeleiden
3 personen
43
Muziek starten
44
Podiumwissels begeleiden
2 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Juryformulieren uitdelen
49
Jurybeoordeling begeleiden
2 personen
50
Pauze aankondigen
51
Buffet aanvullen
2 personen
52
Publieksstemming begeleiden
2 personen
53
Finale aankondigen
54
Finale begeleiden
3 personen
55
Winnaars bekendmaken
2 personen
56
Prijzen uitreiken
2 personen
57
Afscheid aankondigen
58
Publiek uitzwaaien
3 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
62
Podium afbreken
4 personen
63
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Afval sorteren
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Catering opruimen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Foto’s delen
73
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Publieksstoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 10
Jurytafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerkommenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Achtergronddoek
Sterrenfolieaantal 4
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Wegwijzerbordenaantal 8
Prijstrofeeënaantal 3
Certificaatmappenaantal 15
Gouden lintenaantal 3
Fotowandpropsaantal 20

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muzieklaptop
Laptopstandaard
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
DI-boxenaantal 2
Reservebatterijenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Actieve DI-boxenaantal 2
Presentatieklikker
Reserve laptop
Oplaadkabelsaantal 6
Kabelbindersaantal 50

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Snoerdimmersaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Noodlampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6
Serveerplateausaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Barbladenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Allesreinigeraantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per optreden niet alleen de speeltijd, maar ook minimaal 2 minuten voor aankondiging, wisselen en applaus. Bij 15 acts van 5 minuten heb je daardoor al snel bijna 2 uur podiumtijd nodig.
Sluit de inschrijving uiterlijk 2 weken voor de talentenshow. Dan houd je tijd over om aanmeldingen te verwerken, optredens definitief in te delen en deelnemers hun tijdslot te sturen.
Vraag muziekbestanden op in één vast formaat en test elk bestand vooraf op de muzieklaptop. Zet een reservekopie klaar; een vergeten of onleesbare track zorgt anders direct voor vertraging.
Doe de techniekcontrole vóór de publieksstoelen worden geplaatst: test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons en stroom op de plek waar ze tijdens de show staan. Plan daarnaast een korte soundcheck per type optreden.
Print het draaiboek, juryformulieren, naamkaartjes en wegwijzerborden uiterlijk de dag ervoor. Leg prijzen en certificaten per deelnemer klaar, zodat de afsluiting niet afhankelijk is van zoeken naar losse spullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een talentenshow organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, locatie, jury en presentator. Open de inschrijving daarna snel en sluit die ongeveer 2 weken voor de show, zodat je het programma nog kunt bouwen.
Hoe maak je een tijdschema voor een talentenshow?: Tel per optreden de speeltijd op bij 2 minuten voor aankondiging en wisselen. Voeg na elke 5 à 6 acts een pauze van 10 tot 15 minuten toe en houd aan het einde minimaal 15 minuten vrij voor juryuitslag en prijzen.
Wanneer moet je muziek voor een talentenshow verzamelen?: Vraag muziek uiterlijk 10 dagen voor de show op en controleer alle bestanden uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet de definitieve volgorde op de muzieklaptop en bewaar een reservekopie op een tweede opslagmedium.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een talentenshow?: Met 3 juryleden kun je meestal per optreden onafhankelijk beoordelen en daarna één gezamenlijke uitslag maken. Geef ieder jurylid vóór de start een formulier met dezelfde criteria en plan na het laatste optreden 10 tot 15 minuten voor overleg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.