Organiser un spectacle de talents, étape par étape

Un spectacle de talents se prépare dans un ordre précis : fixer le lieu et la date, ouvrir les inscriptions, construire le programme, puis régler la technique et l’accueil. Le point qui prend le plus de retard est souvent la répartition définitive des prestations, surtout quand les besoins alimentaires ou les fichiers musicaux arrivent tard. Prévoyez aussi un vrai temps de montage pour la scène, les sièges, les tables du jury et la sonorisation. Le plan ci-dessous vous aide à garder le contrôle jusqu’à la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Inscrire les participants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Rassembler les spectacles et la musique
2 personnes
9
Définir les membres du jury
10
Réserver un animateur
11
Faire les réservations
12
Vérifier la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Répartir définitivement les prestations
2 personnes
15
Informer les participants
16
Vérifier la liste des participants
17
Faire les courses
3 personnes
18
Préparer les fichiers musicaux
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les formulaires du jury
21
Préparer les prix et certificats
2 personnes

Événement

22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier les livraisons
2 personnes
24
Monter la scène
4 personnes
25
Installer les sièges du public
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Raccorder la sonorisation
3 personnes
28
Tester les microphones
2 personnes
29
Tester l’éclairage
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Aménager la table de présentation
2 personnes
32
Installer la table du jury
2 personnes
33
Aménager le vestiaire
2 personnes
34
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Accueillir les participants
3 personnes
38
Enregistrer les performances
2 personnes
39
Rassembler les fichiers audio
2 personnes
40
Accueillir le public
3 personnes
41
Annoncer le programme
42
Accompagner les spectacles
3 personnes
43
Lancer la musique
44
Coordonner les changements de scène
2 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Distribuer les formulaires du jury
49
Accompagner l’évaluation du jury
2 personnes
50
Annoncer la pause
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Animer le vote du public
2 personnes
53
Annoncer la finale
54
Encadrer la finale
3 personnes
55
Annonce des gagnants
2 personnes
56
Remettre les prix
2 personnes
57
Annoncer le départ
58
Saluer le public au revoir
3 personnes
59
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
62
Démonter la scène
4 personnes
63
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Trier les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger le service traiteur
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Retirer la décoration
2 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Partager les photos
73
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaises pour le publicqté 90
Tables pliantesqté 10
Tables du juryqté 2
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Saladiers de serviceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Bâche de fond
Papier étoilesqté 4
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Panneaux directionnelsqté 8
Trophéesqté 3
Classeurs de certificatsqté 15
Rubans dorésqté 3
Accessoires pour le mur photoqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable de musique
Support pour ordinateur portable
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Boîtiers DIqté 2
Piles de rechangeqté 12
Clés USBqté 4
Boîtiers DI actifsqté 2
Cliqueur de présentation
Ordinateur portable de secours
Câbles de rechargeqté 6
Serre-câblesqté 50

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Gradateurs à câbleqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes de secoursqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Sous-mains de barqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Nettoyant multi-usagesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez au moins 2 à 3 semaines entre la clôture du formulaire et le spectacle pour traiter les candidatures, recueillir les besoins alimentaires et établir le programme.
Demandez dès l’inscription la durée du numéro, les besoins techniques et le fichier musical. Relancez les participants dont la musique manque au plus tard 7 jours avant l’événement.
Constituez le jury et réservez l’animateur avant de publier le déroulé. Imprimez les formulaires du jury et prévoyez un exemplaire par membre, plus 2 copies de secours.
Testez les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones sans fil et l’ordinateur de musique sur place. Faites ce test au moins 2 heures avant l’arrivée du public, avec les branchements réellement utilisés.
Préparez les badges, les certificats, les prix et les panneaux directionnels la veille. Le jour même, comptez environ 90 minutes pour monter la scène, installer les sièges et vérifier les livraisons.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de talents ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les inscriptions peuvent rester ouvertes 10 à 14 jours, puis gardez 2 à 3 semaines pour traiter les candidatures, finaliser le programme et préparer la technique.
Quand faut-il fermer les inscriptions au spectacle ?: Fermez-les au moins 2 à 3 semaines avant le spectacle. Vous aurez ainsi le temps de répartir les prestations, confirmer les participants, récupérer les fichiers musicaux et imprimer le déroulé.
Quand tester la sonorisation et les microphones ?: Faites un test complet le jour du spectacle, au moins 2 heures avant l’ouverture du lieu au public. Vérifiez chaque microphone, le niveau des haut-parleurs, la table de mixage et l’ordinateur contenant les musiques.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et les chaises ?: Réservez environ 90 minutes pour le montage de la scène, l’escalier, les tables du jury et les chaises du public. Ajoutez 30 minutes si les livraisons ou le matériel technique arrivent séparément.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.