Cómo organizar un espectáculo de talentos sin perder el control

Un espectáculo de talentos funciona cuando las actuaciones, la técnica y los tiempos están cerrados antes de abrir las puertas. Empieza fijando fecha y lugar, y después construye el programa a partir de las inscripciones confirmadas. Reserva tiempo para probar micrófonos, altavoces y archivos de música, porque los fallos técnicos suelen aparecer justo antes de empezar. El día del evento, una persona debe controlar el orden de salida mientras otra atiende al jurado, al presentador y a los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Crear el programa y el horario
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Inscribir a los participantes
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Recopilar actuaciones y música
2 personas
9
Definir el jurado
10
Confirmar al presentador
11
Hacer reservas
12
Comprobar la técnica y la corriente
2 personas
13
Imprimir el plan de trabajo
14
Distribuir definitivamente las actuaciones
2 personas
15
Informar a los participantes
16
Comprobar la lista de asistentes
17
Hacer la compra
3 personas
18
Preparar los archivos de música
2 personas
19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
20
Imprimir formularios de jurado
21
Dejar listos los premios y certificados
2 personas

Evento

22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Comprobar las entregas
2 personas
24
Montar el escenario
4 personas
25
Colocar las sillas del público
4 personas
26
Montar mesas
3 personas
27
Conectar el equipo de sonido
3 personas
28
Probar los micrófonos
2 personas
29
Probar la iluminación
2 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Montar la mesa de presentación
2 personas
32
Preparar la mesa del jurado
2 personas
33
Montar el guardarropa
2 personas
34
Preparar la restauración
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas
37
Recepción de participantes
3 personas
38
Registrar actuaciones
2 personas
39
Recopilar los archivos de audio
2 personas
40
Dar la bienvenida al público
3 personas
41
Anunciar el programa
42
Coordinar las actuaciones
3 personas
43
Poner la música en marcha
44
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
45
Servir las bebidas
3 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Repartir formularios del jurado
49
Coordinar la evaluación del jurado
2 personas
50
Anunciar el descanso
51
Reponer el bufé
2 personas
52
Guiar la votación del público
2 personas
53
Anunciar la final
54
Coordinar la final
3 personas
55
Anunciar a los ganadores
2 personas
56
Entregar premios
2 personas
57
Anunciar la despedida
58
Despedir al público
3 personas
59
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

60
Apagar el equipo
2 personas
61
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
62
Desmontar el escenario
4 personas
63
Retirar sillas y mesas
4 personas
64
Recoger la vajilla
3 personas
65
Clasificar residuos
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger el catering
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Retirar la decoración
2 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Compartir fotos
73
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Asientos para el públicocant. 90
Mesas plegablescant. 10
Mesas del juradocant. 2
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 100

Vajilla

Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Cuencos de serviciocant. 12

Decoración

Globoscant. 100
Arco de globos
Lona de fondo
Lámina de estrellascant. 4
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Señales de orientacióncant. 8
Troféos de premiocant. 3
Carpetas para certificadoscant. 15
Lazos doradoscant. 3
Props para photowallcant. 20

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Portátil de música
Soporte para portátil
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4
Cajas DIcant. 2
Baterías de repuestocant. 12
Memorias USBcant. 4
Cajas DI activascant. 2
Clic de presentación
Portátil de reserva
Cables de cargacant. 6
Bridascant. 50

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Reguladores de cablecant. 2
Iluminación ambientalcant. 6
Lámparas de emergenciacant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Bandejas para servircant. 12
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas de barcant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Limpiador multiusoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así puedes recopilar las actuaciones, la música y las preferencias dietéticas, y distribuir definitivamente el programa sin hacer cambios durante el evento.
Asigna a cada actuación una duración concreta y añade entre 5 y 10 minutos de margen por cada hora de programa. Informa a los participantes del orden, la hora de llegada y el tiempo disponible en el escenario.
Prueba toda la técnica el mismo día, como mínimo 2 horas antes de recibir al público. Comprueba los micrófonos inalámbricos, los soportes, la mesa de mezclas, los altavoces, el portátil y cada archivo de música.
Prepara por separado lo que necesita el jurado y el presentador: formularios impresos, tarjetas de nombre, programa y bolígrafos. Deja también los premios y certificados listos antes de abrir la ubicación, no durante la entrega final.
Monta primero el escenario y después coloca las sillas del público, las mesas del jurado y las señales de orientación. Reserva al menos 60 minutos para el montaje y comprueba que la escalera del escenario quede despejada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de talentos?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, definir el jurado y confirmar al presentador. Abre las inscripciones con al menos 2 semanas de margen y ciérralas unos 7 días antes.
¿Cuánto tiempo debe durar cada actuación?: Asigna normalmente entre 3 y 5 minutos por participante o grupo, según el formato del evento. Añade entre 1 y 2 minutos para entrar, salir y preparar la siguiente actuación.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes del comienzo. Comprueba cada micrófono, la música de cada actuación y la corriente en el lugar donde estarán los equipos.
¿Cuántas personas hacen falta para coordinar el espectáculo?: Para un evento pequeño, trabaja con al menos 3 personas: una para el escenario y los participantes, otra para la técnica y otra para el jurado y el público. Con más de 20 actuaciones, añade una persona de apoyo para controlar entradas, tiempos y cambios.

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