Symposium organiseren: een praktische checklist

Een symposium staat of valt met een strak programma en informatie die op tijd bij de juiste mensen komt. Leg eerst thema, sprekers, locatie en techniek vast; werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week draait het vooral om controleren: presentaties openen, dieetwensen verwerken, badges en hand-outs klaarleggen en de zaal testen. Met deze checklist houd je 68 taken en 48 benodigdheden overzichtelijk bij, van de eerste reservering tot de registratie op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en thema vaststellen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingsbevestigingen versturen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie delen
Presentaties opvragen
Presentaties controleren
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Hand-outs afdrukken
2 personen
Materialen en techniek controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering ontvangen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Presentaties op de laptop zetten
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
Koffiepunten inrichten
3 personen
Buffetruimte inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers technisch briefen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Ontvangstdrank serveren
3 personen
Opening verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Tijd en programma bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie na diner serveren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Afsluiting verzorgen
Sprekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Presentaties archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 115
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Spreektafel
Buffettafelsaantal 6
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Dinerbesteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Buffetschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Naamkaartstandaardsaantal 10
Tafelkleedensetsaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Programmapostersaantal 6
Naambadgehoudersaantal 120
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische test uiterlijk één dag vooraf. Controleer de laptop, projector, HDMI-kabels, draadloze microfoons, geluidsmixer, luidsprekers en presentatieklikker samen met iemand die tijdens het symposium kan ingrijpen.
Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor het symposium op en open elk bestand op de laptop die je gebruikt. Zo ontdek je ontbrekende lettertypen, verkeerde beeldverhoudingen of video’s die zonder internet niet werken.
Sluit de deelnemerslijst en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf af. Gebruik die gegevens voor de catering, badges en hand-outs; druk op de ochtend zelf nog een extra deelnemerslijst af voor de registratietafel.
Zet de registratietafel minstens 45 minuten voor de eerste sessie klaar. Leg naambadges, deelnemerslijst en eventueel hand-outs per onderdeel op volgorde, zodat binnenkomende deelnemers niet in één rij blijven wachten.
Inspecteer de zaal vóór de opbouw op stroompunten, looproutes en zichtlijnen. Test daarna de opstelling met stoelen, spreektafel, buffettafels, projectiescherm en garderoberekken voordat de catering en deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een symposium organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met thema, programma, sprekers en locatie. Reserveer techniek en catering zodra datum en verwachte deelnemersaantal vaststaan; houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen en controles.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een symposium?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 weken vooraf. Stuur 2 weken voor de bijeenkomst een herinnering met programma, vervoersinformatie en een uiterste datum voor dieetwensen.
Hoeveel techniek heb je nodig voor een symposium?: Reken per zaal op minimaal 1 laptop, 1 projector, 1 projectiescherm, 1 presentatieklikker en 1 microfoon voor de spreker. Bij vragen uit de zaal zijn extra draadloze microfoons nodig; test alle kabels, stekkerdozen en verlengkabels minstens 1 dag vooraf.
Wanneer moet de catering voor een symposium definitief zijn?: Bevestig aantallen en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf met de cateraar. Plan de levering op de dag zelf minstens 60 minuten vóór de eerste pauze, zodat buffettafels, servies, koffiezetapparaten, waterkokers en dranken op tijd klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.