Checklist pour organiser un symposium sans rien oublier

Un symposium demande de coordonner les intervenants, les inscriptions, le programme et la technique bien avant le jour J. Cette checklist de 68 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix du thème jusqu’à l’installation des chaises et de la table d’inscription. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour les présentations, le son, le buffet et l’accueil des participants. Les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires et la récupération des présentations, sont intégrés au planning.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et le thème
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver la technique
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Envoyer les confirmations d'inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Partager les informations de transport
Demander les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les documents
2 personnes
Vérifier le matériel et la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Réception du catering
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
Aménager les points café
3 personnes
Aménager l’espace buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer techniquement les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Superviser le timing et le programme
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café après le dîner
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Assurer la clôture
Dire au revoir aux intervenants
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Archiver les présentations
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 115
Tablesqté 14
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Sets de couverts pour le dînerqté 120
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de buffetqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateauxqté 8

Décoration

Présentoirs pour cartes nominativesqté 10
Sets de nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Affiches du programmeqté 6
Supports de badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Kit de lavageqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le thème, le programme et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : les intervenants, le traiteur et la technique dépendent de ces trois décisions.
Demandez les présentations au plus tard 7 jours avant le symposium. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec l’ordinateur et le projecteur.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour imprimer la liste des participants, préparer les badges et transmettre au traiteur un nombre réaliste de repas et de besoins alimentaires.
Prévoyez une répétition technique de 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Testez chaque microphone, le projecteur, l’écran, le cliqueur, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises.
Le jour J, installez la table d’inscription au moins 45 minutes avant le début. Refroidissez les boissons, vérifiez le buffet et gardez quelques exemplaires imprimés du programme à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un symposium ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu, les intervenants, le traiteur et la technique pendant les premières semaines, puis consacrez les 2 dernières semaines aux confirmations et aux vérifications.
Quand envoyer les invitations pour un symposium ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement. Prévoyez une relance environ 10 jours avant la clôture des inscriptions afin d’obtenir un effectif fiable.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Bloquez au moins 90 minutes avant l’accueil des participants, davantage si plusieurs intervenants utilisent des présentations. Testez le son, l’image, les câbles et le cliqueur avec l’ordinateur qui sera utilisé le jour même.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez un premier effectif lors de la réservation, puis confirmez le nombre final 3 à 5 jours avant le symposium. À ce moment, ajoutez les besoins alimentaires recueillis auprès des inscrits.

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