Checklist para organizar un simposio sin olvidar nada

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Contacta con los ponentes antes de cerrar el programa: pide la confirmación de su tema y solicita las presentaciones con al menos 7 días de antelación para poder revisarlas.
• Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del simposio. Usa ese momento para imprimir la lista de participantes, preparar las acreditaciones y comunicar al catering el número final y las dietas especiales.
• Reserva por separado el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y la mesa de mezclas. Haz una prueba completa en la sala el día anterior o, como mínimo, 90 minutos antes de recibir al primer asistente.
• Prepara la mesa de registro 30 minutos antes de la apertura. Coloca las acreditaciones, la lista impresa de participantes y los folletos en un orden que permita atender a una persona en menos de 2 minutos.
• Recibe el catering con tiempo para revisar cantidades y presentación. Enfría las bebidas al menos 2 horas antes del descanso y comprueba que haya vajilla, tazas de café, vasos de agua y utensilios de servicio suficientes para todos los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un simposio?

Empieza la planificación entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar, el catering y la técnica durante las primeras 3 semanas, y envía las invitaciones cuando el programa provisional y los ponentes estén confirmados.

¿Cuándo se deben enviar las invitaciones de un simposio?

Envíalas entre 6 y 8 semanas antes del evento. Cierra las inscripciones aproximadamente 3-5 días antes para confirmar asistentes, preferencias dietéticas, acreditaciones, folletos y cantidades del catering.

¿Cuándo hay que pedir las presentaciones a los ponentes?

Solicítalas al menos 7 días antes del simposio y fija una fecha límite concreta. Reserva el día anterior para revisar vídeos, enlaces, formato de pantalla y compatibilidad con el portátil y el proyector.

¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica del simposio?

Haz una prueba completa 90 minutos antes de la llegada de los asistentes. Comprueba el proyector, la pantalla, los cables HDMI, las regletas, los micrófonos, los altavoces y el clic de presentación.

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