Symposium organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Thema zuerst fest und bestätige Referenten und Vortragsthemen spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Symposium. So bleiben genug Tage für Änderungen und die Gestaltung der Einladungen.
• Fordere Präsentationen mindestens sieben Tage vorher an und prüfe jede Datei auf Format, Ton und Bild. Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher am Vortag gemeinsam.
• Schließe die Anmeldung drei bis fünf Tage vor der Veranstaltung ab. Übertrage Namen, Ernährungswünsche und Transportinformationen in eine finale Teilnehmerliste und drucke zusätzlich Namensschilder und Handouts.
• Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Wasserglas und zwei bis drei Getränke für die erste Stunde ein. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt werden; Catering, Geschirr und Servierbesteck kontrollierst du bei der Übergabe.
• Richte den Registrierungstisch mindestens 60 Minuten vor Beginn ein und stelle die Bestuhlung, Rednertisch und Buffetische vorher auf. Halte Ersatzmaterial, Verlängerungskabel, Präsentationsklicker und Flipchart-Marker griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Symposium organisieren?

Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Thema, Termin, Location und Referenten. Catering und Technik sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin reserviert sein.

Wann sollte man die Einladungen für ein Symposium verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa sechs Wochen vorher, sobald Programm und Referenten weitgehend bestätigt sind. Beende die Anmeldung drei bis fünf Tage vor dem Symposium, damit Catering und Namensschilder stimmen.

Wie viele Getränke braucht man für ein Symposium?

Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Wasser sollte während des gesamten Symposiums am Sitzplatz oder am Buffet verfügbar sein.

Wann sollte die Technik für ein Symposium geprüft werden?

Prüfe alle Geräte mindestens einen Tag vorher und führe am Veranstaltungstag eine vollständige Probe durch. Plane dafür 45 bis 60 Minuten vor dem Einlass ein, einschließlich Mikrofon-, Bild- und Präsentationstest.

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