Surfskiwedstrijd organiseren: checklist voor een veilige wedstrijddag

Een surfskiwedstrijd organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij toestemming, veiligheid en een uitvoerbaar parcours. Leg de locatie vast, regel de wedstrijdvergunning en informeer de waterbeheerder voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna volgen reddingsboten, portofoons, tijdwaarneming, vrijwilligers en de inschrijving. In de laatste week controleer je het weer, verstuur je de deelnemersbrief en druk je startlijsten af. Deze checklist helpt je de 67 taken en 78 benodigdheden in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdvergunning aanvragen
Waterbeheerder informeren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Wedstrijdparcours uitzetten
3 personen
Start- en finishzone bepalen
2 personen
Reddingsboten reserveren
Portofoons reserveren
Tijdwaarneming reserveren
Catering bestellen
Fotograaf boeken
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Wedstrijdreglement publiceren
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
Startlijsten afdrukken
Deelnemersbrief versturen
Prijzen en medailles ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materiaal controleren
3 personen
Portofoons opladen
Koelboxen vullen
2 personen
Wedstrijdkantoor inrichten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Parcoursboeien plaatsen
4 personen
Reddingsmateriaal klaarleggen
2 personen
Geluid en omroep testen
2 personen
Cateringbuffet klaarmaken
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Deelnemersmateriaal uitdelen
2 personen
Boten en materiaal controleren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Startgroepen naar water begeleiden
4 personen
Wedstrijdstart uitvoeren
4 personen
Parcours en veiligheid bewaken
6 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking presenteren
3 personen
Deelnemers laten napraten
2 personen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Parcoursboeien verwijderen
4 personen
Reddingsboten terugbrengen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Uitslagen online publiceren
Bedankbericht versturen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Wedstrijdmateriaal reinigen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 10
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Draagbare koelkastaantal 2
Geluidset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Laptopaantal 2
Printer
Labelprinter

Sportmateriaal

Parcoursboeienaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Startlijn
Finishlijn
Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Reservepeddelsaantal 6
Reddingsboeienaantal 6
Werplijnenaantal 6
Reddingsvestenaantal 12
Fluitjesaantal 12
Waterdichte telefoonhoezenaantal 8
Waterdichte scorekaartenaantal 20
Wedstrijdpeddelsaantal 4
Markeringslintaantal 10
Pionnenaantal 20
Vlaggenaantal 12
Vlaggenstokkenaantal 12

Registratie

Clipboardmappenaantal 12
Balpennenaantal 40
Permanente markersaantal 12
Polsbandjesaantal 150
Naamstickersaantal 150
Enveloppenaantal 150
Printpapieraantal 2
Startnummerbord
Wedstrijdreglementbordenaantal 4

Decoratie

Startboog
Finishboog
Bannersaantal 8
Sponsorvlaggenaantal 12
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 12
Zaklampenaantal 8
Veiligheidsvestenaantal 20
Afzethekkenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Serveertraysaantal 8
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Sponzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Regel locatie, vergunning en waterbeheerder minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijd. Zonder deze afspraken kun je het parcours en de veiligheidsorganisatie niet definitief maken.
Werk het veiligheidsplan uit voordat je het parcours uitzet. Leg start- en finishzone, reddingsboten, portofoons en de procedure bij slecht weer concreet vast.
Open de inschrijving pas nadat wedstrijdreglement, startgroepen en benodigde deelnemersgegevens klaarstaan. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de cateringbestelling.
Reserveer tijdwaarneming, geluid, stroomvoorziening en communicatie ruim vooraf. Test stopwatches, microfoons, verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks uiterlijk de dag vóór de wedstrijd.
Plan de opbouw met voldoende mensen en tijd: reken op minimaal 2 uur voor partytenten, tafels, start- en finishlijnen, parcoursboeien en registratie. Houd reservepeddels en extra startnummerhouders apart bij de materiaalcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een surfskiwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunning, waterbeheerder en veiligheidsplan. Reserveer reddingsboten, tijdwaarneming en vrijwilligers uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid van een surfskiwedstrijd?: Maak een schriftelijk veiligheidsplan met parcours, start- en finishzone, communicatie en een alternatief weerplan. Regel daarnaast reddingsboten en portofoons minimaal 4 tot 6 weken vooraf en wijs per zone verantwoordelijke vrijwilligers aan.
Wanneer verstuur ik de deelnemersbrief voor een surfskiwedstrijd?: Stuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin startgroep, startnummer, wedstrijdreglement, aankomsttijd, registratie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een surfskiwedstrijd op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tenten, tafels, registratie, geluid, start- en finishlijnen en parcoursboeien. Laat de materiaalcontrole de dag ervoor uitvoeren, zodat ontbrekende spullen zoals ankerlijnen of reservepeddels nog kunnen worden aangevuld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.