Autovrije fietstocht organiseren: complete checklist

Een autovrije fietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je moet verkeersmaatregelen, vergunningen, start- en eindlocatie, begeleiding en pechhulp op elkaar afstemmen. Begin met route en datum, werk daarna de formele aanvragen en reserveringen uit en sluit af met de deelnemersinformatie. In de checklist staan 75 taken en 80 spullen, zodat je ook zaken als routepijlen, portofoons, reservebinnenbanden en vrijwilligerspakketten niet pas op de dag zelf ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Verkeersplan indienen
Route controleren
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Verkeersregelaars reserveren
Fietspechhulp reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Routekaart publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Fietsgroepen samenstellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Routewijzigingen communiceren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Fietsen voor pechhulp controleren
2 personen
Batterijen opladen
2 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Pakketten voor vrijwilligers maken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen

Event

Startzone afzetten
6 personen
Eindzone afzetten
4 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Pechhulppunt inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Verkeersregelaars briefen
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Inschrijfbalie bemannen
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Fietsverlichting controleren
2 personen
Startinstructie geven
2 personen
Fietsgroepen laten vertrekken
5 personen
Verkeersposten bezetten
10 personen
Routepijlen controleren
3 personen
Achterrijder begeleiden
2 personen
Pechhulp onderweg bieden
3 personen
EHBO-verzoeken afhandelen
2 personen
Waterpunten bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Muziek afspelen
Aankomende fietsers verwelkomen
3 personen
Aankomst registreren
2 personen
Polsbandjes controleren
2 personen
Fietsenstalling begeleiden
2 personen
Afsluitende mededeling doen
Verkeersposten afbouwen
6 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Fietsenstalling vrijmaken
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Deelnemers bedanken
Gevonden voorwerpen registreren
Vergunningafsluiting melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 24
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 6
Routepijlenaantal 35
Waarschuwingsbordenaantal 12
Startbord
Finishbord
Reflecterende hesjesaantal 30
Zaklampenaantal 12
Verkeersregelaarsbordenaantal 10

Sportmateriaal

Pechhulpfietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 8
Fietsstandaardsaantal 4
Fietslichtsetsaantal 20
Spanbandenaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Oplaadstationsaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speaker
Microfoon
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Waterkannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertraysaantal 8
Tangenaantal 6
Schenk kannenaantal 8

Catering

Boodschappen
Drankenkrattenaantal 12
Waterdispensersaantal 4
Serveerkommenaantal 12
Broodmandenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Limonadetapsaantal 3
Koffiefiltersaantal 200
Theedozenaantal 8

Registratie

Inschrijftafelkledenaantal 2
Klembordenaantal 8
Registratiemappenaantal 6
Pennenbakjesaantal 4
Routekaartenaantal 250
Deelnemerslijstenaantal 12
Pasje voor vrijwilligersaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Nitrilhandschoenenaantal 100
Koelkompressenaantal 12
Thermische dekensaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Startlint
Ballonnenaantal 100
Pijlbannersaantal 6

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilniscontainersaantal 6
Emmersaantal 6
Dweilsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Tips

Leg route en datum eerst vast en controleer de route daarna nogmaals op kruisingen, wegwerkzaamheden, smalle passages en veilige plekken voor verkeersposten. Een routewijziging in de laatste week moet direct naar alle deelnemers.
Dien de vergunning en het verkeersplan ruim vóór de tocht in. Plan daarnaast start- en eindlocatie, verkeersregelaars en fietspechhulp apart; één bevestiging dekt niet automatisch alle onderdelen.
Maak uiterlijk een week vooraf fietsgroepen, verkeersposten en vrijwilligersindeling. Geef elke vrijwilliger een pakket met hesje, portofoon of andere benodigde materialen en een duidelijke post- of groepsinstructie.
Controleer 1 à 2 dagen vooraf alle pechhulpfietsen, fietspompen, gereedschapssets, reservebinnenbanden en bandenlichters. Laad batterijen en portofoons op en test de communicatie op de route.
Zet start- en finishmateriaal de avond ervoor klaar: routepijlen, verkeerskegels, afzetlint, waarschuwingsborden, fietsenrekken en afvalbakken. Houd een korte weerscheck en stuur alleen relevante wijzigingen opnieuw naar deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een autovrije fietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, datum en start- en eindlocatie. Vraag vergunning en verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk aan, omdat de benodigde termijn per gemeente verschilt.
Hoeveel verkeersregelaars heb ik nodig voor een autovrije fietstocht?: Dat hangt af van het aantal kruisingen, wegafsluitingen en routekeuzes. Tel minimaal één verkeersregelaar per bemande verkeerspost en maak de definitieve indeling nadat de routecontrole is afgerond.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een fietstocht?: Stuur de praktische informatie ongeveer 7 dagen vooraf, met starttijd, locatie, routekaart, groepsindeling en contactgegevens. Communiceer een routewijziging bovendien direct zodra die bekend is.
Hoeveel reserveonderdelen heb ik nodig voor fietspechhulp?: Neem per pechhulpfiets een fietspomp en gereedschapsset mee en zorg voor meerdere reservebinnenbanden en bandenlichters per routeploeg. Controleer alles 1 à 2 dagen vooraf en stem de voorraad af op het aantal deelnemers en de routeafstand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.