Atletiekwedstrijd organiseren: complete checklist

Een atletiekwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een baan en deelnemers. Je legt eerst de onderdelen en het reglement vast, opent daarna de inschrijving en maakt de planning concreet. In de laatste weken regel je officials, vrijwilligers, materiaal, catering en communicatie. Deze checklist helpt je om taken in de juiste volgorde af te werken, van de eerste reserveringen tot het opbouwen van tenten, tafels en wedstrijdmateriaal op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdonderdelen vaststellen
3 personen
Wedstrijdreglement controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Officials bevestigen
Reserveringen maken
Wedstrijdschema publiceren
2 personen
Startlijsten samenstellen
2 personen
Startnummers afdrukken
2 personen
Uitslagenformulieren afdrukken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Wedstrijdmateriaal controleren
3 personen
Batterijen opladen
Startnummers sorteren
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Start- en finishzone markeren
4 personen
Atletiekonderdelen uitzetten
6 personen
Hordes en blokken klaarzetten
4 personen
Hoogspringinstallatie opbouwen
3 personen
Verspringbak gereedmaken
3 personen
Werpmaterialen klaarzetten
4 personen
Tijdwaarneming installeren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Officials instrueren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
6 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Na-inschrijvingen verwerken
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
Wedstrijdonderdelen begeleiden
12 personen
Tijden en afstanden registreren
5 personen
Startgroepen omroepen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Broodjes en snacks serveren
4 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijzenceremonie uitvoeren
4 personen
Eindmededelingen doen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Wedstrijdmaterialen verzamelen
6 personen
Tijdwaarneming demonteren
3 personen
Geluidsinstallatie opruimen
2 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein afvalvrij maken
6 personen
Cateringrestanten koelen
2 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen online publiceren
2 personen
Deelnemers nabericht sturen
Onkosten en bonnen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 8
Hordenaantal 20
Estafettestokjesaantal 12
Kogelsaantal 8
Sperenaantal 6
Discuswerpenaantal 6
Hoogspringlattenaantal 4
Hoogspringstaandersaantal 2
Valmattenaantal 2
Meetlintenaantal 6
Meetstokkenaantal 4
Startpistool
Startpistooldoppen
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Veldmarkeerstiftaantal 4

Apparatuur

Elektronische tijdwaarneming
Stopwatchesaantal 8
Laptopaantal 2
Printer
Portofoonsaantal 8
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Terreinbordenaantal 20
Programmapostersaantal 12
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 6

Registratie

Startnummerhoudersaantal 350
Officialsbadgesaantal 30
Polsbandjesaantal 400
Klembordenaantal 20
Balpennenaantal 40

Prijzen

Medaillesaantal 120
Bekersaantal 12
Certificatenaantal 350

Kantoor

A4-papieraantal 2
Permanent markersaantal 20
Tapeaantal 12
Scharenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdonderdelen en het reglement minimaal 8 weken vooraf vast. Daarmee kun je het inschrijfformulier, de benodigde officials en het wedstrijdschema op elkaar afstemmen.
Bevestig officials en vrijwilligers uiterlijk 3 weken voor de wedstrijd. Plan per onderdeel een verantwoordelijke en houd daarnaast minstens 2 mensen vrij voor ontvangst, uitslagen en onverwachte uitval.
Verstuur deelnemersinformatie zodra de inschrijving sluit, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Neem daarin het wedstrijdschema, de startnummers, bereikbaarheid, dieetwensen en de uiterste meldtijd op.
Controleer wedstrijdmateriaal 2 tot 3 dagen vooraf en laad alle batterijen volledig op. Test elektronische tijdwaarneming, stopwatches, portofoons, laptop, printer en geluidsinstallatie voordat je opbouwt.
Maak voor de wedstrijddag een opbouwplanning met minstens 90 minuten voorbereidingstijd. Zet eerst afzetlint, pionnen en meetpunten uit; bouw daarna tenten, tafels en stoelen op en vul pas als laatste de koelboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een atletiekwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode leg je onderdelen en reglement vast, reserveer je het terrein, open je de inschrijving en bevestig je officials en vrijwilligers.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een atletiekwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 10 tot 14 dagen voor de wedstrijddag. Zo houd je tijd over om aanmeldingen te verwerken, startlijsten en startnummers te maken en deelnemersinformatie minstens 7 dagen vooraf te versturen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een atletiekwedstrijd?: Reken per actief onderdeel op minimaal 2 tot 3 medewerkers, afhankelijk van de omvang en het aantal deelnemers. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor ontvangst, materiaal, catering en vervanging bij ziekte.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een atletiekwedstrijd?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en 30 minuten extra als er meerdere onderdelen tegelijk plaatsvinden. Controleer vóór de start alle meetmaterialen, tijdwaarneming, startpistool, portofoons en de geluidsinstallatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.