Checklist pour organiser une compétition de surfski

Une compétition de surfski demande une coordination précise entre la sécurité sur l’eau, les inscriptions et la logistique à terre. Commencez par obtenir les autorisations et valider le plan de sécurité avant de publier les inscriptions. Ensuite, balisez le parcours, réservez les canots de sauvetage et le chronométrage, puis répartissez les départs. Cette checklist vous aide à suivre les 67 tâches et à prévoir les 78 éléments nécessaires, jusqu’à la lettre envoyée aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le lieu de la compétition
2 personnes
Demander une autorisation de compétition
Informer le gestionnaire des eaux
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Délimiter le parcours de compétition
3 personnes
Définir les zones de départ et d’arrivée
2 personnes
Réserver les canots de sauvetage
Réserver des talkies-walkies
Réserver le chronométrage
Commander le catering
Réserver le photographe
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Publier le règlement du concours
Vérifier les prévisions météo
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
Imprimer les listes de départ
Envoyer la lettre aux participants
Récupérer les prix et les médailles
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Charger les talkies-walkies
Remplir les glacières
2 personnes
Aménager le bureau du concours
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les bouées du parcours
4 personnes
Préparer le matériel de sauvetage
2 personnes
Tester le son et l'annonce
2 personnes
Préparer le buffet traiteur
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Distribuer le matériel aux participants
2 personnes
Vérifier les bateaux et le matériel
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Accompagner les groupes de départ jusqu’à l’eau
4 personnes
Lancer la compétition
4 personnes
Veiller au parcours et à la sécurité
6 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Laisser les participants discuter après
2 personnes
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

Retirer les bouées du parcours
4 personnes
Ramener les bateaux de sauvetage
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Publier les résultats en ligne
Envoyer un message de remerciement
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Nettoyer le matériel de compétition
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 8
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 10
Thermosqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Réfrigérateur portableqté 2
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Chronomètresqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Imprimante d'étiquettes

Matériel de sport

Bouées de parcoursqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Pagaies de rechangeqté 6
Bouées de sauvetageqté 6
Lignes de lancerqté 6
Gilets de sauvetageqté 12
Siffletsqté 12
Étuis étanches pour téléphoneqté 8
Cartes de score imperméablesqté 20
Pagaies de courseqté 4
Ruban de balisageqté 10
Cônesqté 20
Drapeauxqté 12
Mâts de drapeauqté 12

Inscription

Chemises à pinceqté 12
Stylos à billeqté 40
Marqueurs permanentsqté 12
Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Enveloppesqté 150
Papier d’impressionqté 2
Panneau de numéros de départ
Panneaux du règlement de la compétitionqté 4

Décoration

Arche de départ
Arche d'arrivée
Bannièresqté 8
Bannières sponsorqté 12
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Lampes de pocheqté 8
Gilets de sécuritéqté 20
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Épongesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez les canots de sauvetage et les talkies-walkies avant d’ouvrir les inscriptions : leur disponibilité conditionne directement votre plan de sécurité et l’organisation sur l’eau.
Fixez le parcours, les zones de départ et d’arrivée, puis vérifiez que les bouées, lignes d’ancrage et numéros de départ correspondent au plan avant le jour de la compétition.
Clôturez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires, confirmer les participants et répartir les groupes de départ sans modifier les listes au dernier moment.
Préparez les listes de départ sur ordinateur et imprimez-les avec une imprimante de secours ou des copies supplémentaires. Prévoyez aussi des batteries externes pour les appareils utilisés sur place.
Ne repoussez pas le plan météo de secours à la veille : définissez à l’avance les conditions qui imposent un changement, puis communiquez la décision aux participants dans un délai clairement indiqué.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il demander l’autorisation d’une compétition de surfski ?: Déposez la demande dès que le lieu et la date sont fixés, idéalement au moins 8 à 12 semaines avant la compétition. Ce délai laisse le temps d’informer le gestionnaire des eaux et d’ajuster le plan de sécurité.
Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de surfski ?: Ouvrez-les après avoir sécurisé le lieu, les autorisations et les premiers moyens de sécurité. Prévoyez une période d’inscription de 4 à 6 semaines afin de traiter les dossiers, les besoins alimentaires et les groupes de départ.
Quand envoyer la lettre aux participants ?: Envoyez-la au moins 7 jours avant l’événement, une fois les groupes, les numéros et le règlement confirmés. Rappelez-y les horaires, les consignes de sécurité, les zones de départ et le plan météo de secours.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de surfski ?: Le nombre dépend du parcours, des points de contrôle et de l’accueil, mais répartissez les bénévoles par fonctions plutôt que de les laisser polyvalents. Finalisez les affectations au moins 10 jours avant la course pour organiser un briefing et remplacer les absences.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.