Checklist voor een studiekeuzebeurs organiseren

Een studiekeuzebeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen opleidingen uitnodigen en tafels neerzetten. Je regelt tegelijk de locatie, aanmeldingen, standindeling, presentatieruimtes, techniek en bezoekersinformatie. Begin met datum, tijden en locatie en werk daarna toe naar een definitieve indeling en een getest programma. Deze checklist bevat 78 taken en 67 spullen, zodat je ook zaken als naambadges, portofoons, mobiele pinapparaten en verlengsnoeren niet pas op de beursdag mist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden vastleggen
2 personen
Beurslocatie reserveren
2 personen
Plattegrond van locatie maken
2 personen
Deelnemende opleidingen benaderen
3 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldbevestigingen versturen
Dieetwensen verzamelen
Opleidingsgegevens verzamelen
2 personen
Standhouders definitief indelen
2 personen
Presentatieruimtes indelen
2 personen
Presentatierooster maken
2 personen
Presentatoren bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Techniek controleren
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Deelnemerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
Presentaties verzamelen
Presentaties testen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Informatiemapjes samenstellen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Standmaterialen verdelen
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen
Standtafels aankleden
12 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatieruimtes controleren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Briefing standhouders geven
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Bezoekers informeren
3 personen
Studiekeuzegesprekken begeleiden
6 personen
Presentaties aankondigen
Presentatietechniek bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Programmawijzigingen communiceren
Verloren voorwerpen registreren
Laatste presentaties begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Standhouders laten afbouwen
4 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen veilig opbergen
Locatie afsluiten
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opruimen
2 personen
Bedankbericht versturen
Deelnemersgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebaliesaantal 2
Standtafelsaantal 24
Presentatietafelsaantal 4
Bezoekersstoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Klapstoelenaantal 20
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Kleedkamervoorziening

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Mobiele pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Opladersaantal 8
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Drinkglazenaantal 180
Dienbladenaantal 8
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffielepelsaantal 80
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 30
Standbordjesaantal 30
Rolbannersaantal 8
Welkomstbord
Routebordenaantal 16
Pijlbordenaantal 20
Krijtbordenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Plakstripsaantal 6
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

LED-staande lampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Serveerkommenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Dienbladenaantal 8
Flessenopenersaantal 4

Registratie

Naambadgehoudersaantal 250
Badgeclipsaantal 250
Pennenaantal 50
Klembordenaantal 8
Inschrijfmappenaantal 8
Bezoekersformulierenaantal 300
Programmaboekjesaantal 300
Informatiemapjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Geldkist
Naamstickersaantal 300

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, openingstijden en locatie eerst vast. Reserveer daarnaast direct presentatieruimtes en bepaal hoeveel standtafels, informatiebalies en bezoekersstoelen per ruimte passen.
Open het aanmeldformulier zodra de datum bekend is en vraag naast contactgegevens ook dieetwensen en opleidingsgegevens uit. Stuur een aanmeldbevestiging binnen 2 werkdagen, zodat je later geen onduidelijke deelnemerslijst hoeft te herstellen.
Maak de standindeling pas definitief nadat opleidingen hun deelname hebben bevestigd. Stuur standhouders daarna één informatiepakket met aankomsttijd, standnummer, plattegrond, presentatierooster en technische afspraken.
Test alle presentaties minimaal 3 dagen vooraf met de laptops, beamer, projectieschermen, luidsprekers en draadloze microfoons. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen, opladers en USB-sticks; juist die kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak op locatie.
Plan de opbouw met een apart moment voor bewegwijzering, naambadges en deelnemerslijst. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes en drinkglazen vóór de ontvangst klaar en wijs één persoon aan voor aanvullingen tijdens de beurs.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een studiekeuzebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende opleidingen. Reserveer de locatie en presentatieruimtes meteen, omdat je indeling en uitnodigingen daarvan afhangen.
Wanneer moet ik opleidingen uitnodigen voor een studiekeuzebeurs?: Benader opleidingen ongeveer 10 tot 12 weken voor de beurs en geef 2 weken om te reageren. Vraag daarna definitief opleidingsgegevens, contactpersonen en eventuele presentatiebehoeften op.
Wanneer maak je de standindeling en het presentatierooster?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en leg beide roosters uiterlijk 3 weken vooraf vast. Bevestig presentatoren en stuur standhouders hun definitieve informatie minimaal 10 dagen voor de beurs.
Wat moet ik op de dag van een studiekeuzebeurs controleren?: Controleer vóór opening de stands, bewegwijzering, naambadges, deelnemerslijst en techniek. Trek minstens 90 minuten uit voor opbouw en test elke presentatie opnieuw voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.