Organiser un salon des choix d’études sans rien oublier

Un salon des choix d’études réunit des formations, des visiteurs et plusieurs temps de présentation : chaque détail doit être calé dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu, puis avancez sur les inscriptions et les exposants. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins, le plan des espaces, le matériel technique et l’accueil. Cette checklist rassemble les 78 tâches et 67 fournitures du plan, pour suivre la préparation jusqu’au jour du salon.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires
2 personnes
Réserver le lieu du salon
2 personnes
Créer le plan du lieu
2 personnes
Contacter les formations participantes
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les confirmations d'inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations de formation
2 personnes
Répartir définitivement les exposants
2 personnes
Répartir les espaces de présentation
2 personnes
Établir le planning des présentations
2 personnes
Confirmer les présentateurs
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Concevoir la signalétique
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Rassembler les présentations
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Répartir le matériel du stand
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes
Décorer les tables des stands
12 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier les salles de présentation
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Briefer les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Informer les visiteurs
3 personnes
Animer les entretiens d’orientation
6 personnes
Annoncer les présentations
Gérer la technique de présentation
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Communiquer les changements de programme
Enregistrer les objets trouvés
Animer les dernières présentations
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger en lieu sûr les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Archiver les données des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’informationqté 2
Tables de standqté 24
Tables de présentationqté 4
Chaises pour les visiteursqté 180
Tabourets de barqté 12
Chaises pliantesqté 20
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 12
Fournitures pour vestiaires

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Chargeursqté 8
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à boireqté 180
Plateauxqté 8
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères à caféqté 80
Carafesqté 6

Décoration

Nappesqté 30
Panneaux de standqté 30
Bannières enroulablesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 16
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux en ardoiseqté 6
Décoration de tableqté 12
Bandes adhésivesqté 6
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Lampadaires LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Saladiers de serviceqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateauxqté 8
Tire-bouchonsqté 4

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 250
Pinces à badgeqté 250
Stylosqté 50
Presse-papiersqté 8
Classeurs d’inscriptionqté 8
Formulaires visiteursqté 300
Brochures du programmeqté 300
Dossiers d’informationqté 250
Braceletsqté 250
Caisse
Étiquettes nominativesqté 300

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir le plan des espaces, vérifier les accès et placer les bureaux d’information, tables de stand et chaises.
Demandez les informations de chaque formation dès le premier contact. Fixez une date limite située 2 à 3 semaines avant le salon pour récupérer les descriptions, logos et noms des présentateurs.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement, puis envoyez les confirmations et imprimez la liste des participants. Gardez une version numérique accessible à l’accueil pour les modifications de dernière minute.
Testez chaque présentation au moins 3 jours avant l’ouverture. Vérifiez les ordinateurs portables, le vidéoprojecteur, les écrans, les haut-parleurs, les microphones, les rallonges et les multiprises dans la salle prévue.
Commandez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires, idéalement 7 à 10 jours à l’avance. Prévoyez aussi l’installation des machines à café, bouilloires, thermos, tasses, verres et poubelles, souvent oubliée dans le planning.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon des choix d’études ?: Commencez environ 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, le contact des formations participantes et la préparation du formulaire d’inscription.
Quand envoyer les invitations pour un salon des formations ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant le salon, puis un rappel 7 à 10 jours avant. Les confirmations d’inscription peuvent partir dès que les informations pratiques et les horaires sont définitifs.
Combien de temps prévoir pour installer un salon des choix d’études ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour installer les stands, la signalétique, l’accueil et le matériel technique. Ajoutez 30 minutes de marge pour les exposants en retard ou les problèmes de branchement.
Quand confirmer le planning des présentations ?: Finalisez le planning 2 à 3 semaines avant l’événement, après avoir confirmé les présentateurs et les espaces disponibles. Envoyez la version définitive aux formations au plus tard 7 jours avant le salon.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.