Studienwahlmesse organisieren: Die vollständige Checkliste

Eine Studienwahlmesse braucht mehr als belegte Stände und einen Termin. Du koordinierst Ausbildungsgänge, Aussteller, Präsentationsräume, Anmeldungen und Technik so, dass am Messetag niemand nach Informationen oder Kabeln suchen muss. Plane die wichtigsten Zusagen und Bestellungen mehrere Wochen vorher und prüfe Präsentationen spätestens am Vortag. Die Checkliste führt dich von der Standortreservierung bis zur Teilnehmerliste und dem Aufbau durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Messestandort reservieren
2 Personen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Teilnehmende Ausbildungsgänge ansprechen
3 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Beiträge in sozialen Medien veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Anmeldebestätigungen versenden
Ernährungswünsche erfassen
Ausbildungsdaten erfassen
2 Personen
Aussteller endgültig einteilen
2 Personen
Präsentationsräume einteilen
2 Personen
Präsentationsplan erstellen
2 Personen
Moderatoren bestätigen
Catering bestellen
2 Personen
Technik prüfen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Teilnehmerliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Informationen für Aussteller senden
Präsentationen sammeln
Präsentationen testen
2 Personen
Einkäufe prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
Informationsmappen zusammenstellen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Standmaterialien verteilen
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
Standtische dekorieren
12 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationsräume prüfen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Standaussteller briefen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Besucher informieren
3 Personen
Studienberatungsgespräche begleiten
6 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationstechnik bedienen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Programmänderungen kommunizieren
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzte Präsentationen begleiten
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien zusammenstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sicher aufbewahren
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien aufräumen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Teilnehmerdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

InformationsschalterAnz. 2
StehtischeAnz. 24
PräsentationstischeAnz. 4
Besucher-StühleAnz. 180
BarhockerAnz. 12
KlappstühleAnz. 20
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
Umkleideraumausstattung

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 4
Mobile KartenzahlungsgeräteAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
LadegeräteAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
TrinkgläserAnz. 180
TablettsAnz. 8
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 80
KaraffenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 30
StandbeschilderungAnz. 30
Roll-Up-BannerAnz. 8
Willkommensschild
WegweiserAnz. 16
WegweiserAnz. 20
KreidetafelnAnz. 6
TischdekorationAnz. 12
KlebestreifenAnz. 6
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Küche

ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
TablettsAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 250
Badge-ClipsAnz. 250
StifteAnz. 50
KlemmbretterAnz. 8
AnmeldeordnerAnz. 8
BesucherformulareAnz. 300
ProgrammhefteAnz. 300
InformationsmappenAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
Geldkassette
NamensaufkleberAnz. 300

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Uhrzeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Reserviere den Messestandort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und plane zusätzlich mindestens 90 Minuten für Aufbau und Technikcheck ein.
Öffne die Anmeldung früh und erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche. Verschicke Anmeldebestätigungen innerhalb von 3 Werktagen, damit du die Besucherzahl für Catering, Stühle und Namensschilder verwenden kannst.
Teile Aussteller und Präsentationsräume erst endgültig ein, wenn die Ausbildungsdaten vollständig vorliegen. Sende den Ausstellern spätestens 10 Tage vor der Messe Lageplan, Ankunftszeit, Standplatz und technische Vorgaben.
Teste jede Präsentation mit dem vorgesehenen Laptop, Beamer, Projektionsbild und Lautsprecher. Speichere zusätzlich alle Dateien auf mindestens 2 USB-Sticks und prüfe Funkmikrofone sowie Verlängerungskabel am Vortag.
Plane einen gut sichtbaren Informationsschalter und Beschilderung an Eingang, Präsentationsräumen und Ausstellerbereich ein. Drucke die Teilnehmerliste und Namensschilder am Vorabend, wenn die Anmeldungen abgeschlossen sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Studienwahlmesse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Standort, Ausbildungsgänge, Einladungen, Anmeldungen und Aussteller verbindlich koordinieren.
Wann sollten die Einladungen zur Studienwahlmesse verschickt werden?: Verschicke die erste Einladung 6 bis 8 Wochen vorher und erinnere angemeldete oder noch unentschlossene Zielgruppen etwa 10 bis 14 Tage vor der Messe. So bleibt Zeit, Anmeldungen und Cateringzahlen zu aktualisieren.
Wann müssen Präsentationen und Technik geprüft werden?: Sammle die Präsentationen spätestens 7 Tage vorher und teste sie mit der tatsächlichen Technik am Vortag. Halte Ersatzkabel, Ladegeräte und die Dateien auf 2 USB-Sticks bereit.
Wie viele Stühle und Namensschilder braucht eine Studienwahlmesse?: Plane bei Sitzplätzen mindestens ein Stuhl pro erwarteter Person im jeweiligen Präsentationsraum und bei Namensschildern die bestätigten Anmeldungen plus 5 bis 10 Prozent Reserve. Die endgültige Zahl solltest du 2 bis 3 Tage vorher festlegen.

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