Checklist para organizar una feria de orientación de estudios

Organizar una feria de orientación de estudios requiere coordinar a visitantes, centros de formación y ponentes en un mismo horario. Empieza por reservar el recinto, definir el plano y confirmar qué formaciones participarán. Después tendrás que abrir las inscripciones, recopilar datos, asignar espacios y preparar las presentaciones. Esta checklist reúne 78 tareas y 67 materiales para controlar el trabajo desde la planificación inicial hasta la comprobación final de la técnica, el catering y las acreditaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y las horas
2 personas
Reservar el recinto de la feria
2 personas
Crear el plano del recinto
2 personas
Contactar con las formaciones participantes
3 personas
Abrir el formulario de inscripción
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar publicaciones en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar confirmaciones de inscripción
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar los datos de formación
2 personas
Asignar definitivamente a los expositores
2 personas
Distribuir las salas de presentación
2 personas
Hacer el horario de presentaciones
2 personas
Confirmar presentadores
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la técnica
2 personas
Diseñar la señalización
Imprimir la lista de participantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Enviar información a los expositores
Recopilar las presentaciones
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar las compras
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Preparar carpetas informativas
3 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Distribuir los materiales del stand
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas
Decorar las mesas altas
12 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar las acreditaciones
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Comprobar las salas de presentación
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Dar briefing a los expositores
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Informar a los visitantes
3 personas
Guiar las entrevistas de orientación académica
6 personas
Anunciar presentaciones
Operar el equipo de presentación
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comunicar los cambios del programa
Registrar objetos perdidos
Coordinar las presentaciones finales
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Reunir los materiales
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Guardar de forma segura los objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger los materiales sobrantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar los datos de los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de informacióncant. 2
Mesas altascant. 24
Mesas de presentacióncant. 4
Sillas para visitantescant. 180
Taburetes de barcant. 12
Sillas plegablescant. 20
Percheroscant. 4
Papeleracant. 12
Instalaciones de vestuarios

Equipo

Portátilescant. 4
Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 4
Datáfonos móvilescant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Cargadorescant. 8
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 180
Bandejascant. 8
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharillas de cafécant. 80
Jarrascant. 6

Decoración

Mantelescant. 30
Carteles de standcant. 30
Banners enrollablescant. 8
Cartel de bienvenida
Señales de rutacant. 16
Carteles direccionalescant. 20
Pizarrascant. 6
Decoración de mesacant. 12
Tiras adhesivascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Lámparas de pie LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Cocina

Cuencos de serviciocant. 12
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejascant. 8
Abrebotellascant. 4

Registro

Portanombrescant. 250
Ganchos para acreditacionescant. 250
Bolígrafoscant. 50
Portapapelescant. 8
Carpetas de inscripcióncant. 8
Formularios de visitantescant. 300
Programascant. 300
Carpetas informativascant. 250
Pulserascant. 250
Caja registradora
Pegatinas con nombrecant. 300

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el recinto antes de invitar a nadie: los expositores necesitan saber cuántas mesas, salas y franjas de presentación tendrán disponibles.
Pide a cada formación sus datos, logotipo y presentación con al menos 7 días de margen. Así puedes cerrar el plano, preparar la señalización y probar los archivos antes del evento.
No dejes las inscripciones para la última semana. Envía la confirmación en cuanto se registre cada visitante e incluye el horario, el acceso y una pregunta sobre preferencias dietéticas.
Asigna primero los expositores y después distribuye las salas y las presentaciones. Cambiar el plano cuando ya se han enviado las confirmaciones suele obligar a rehacer acreditaciones, carteles y comunicaciones.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátiles, proyector, pantallas, altavoces, micrófonos, cables, regletas y cargadores. Guarda también las presentaciones en memorias USB como respaldo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de orientación de estudios?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Reserva el recinto y contacta con las formaciones en las primeras 2 semanas; deja la última semana para confirmaciones, señalización y pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una feria de orientación?: Envía la primera invitación entre 4 y 6 semanas antes del evento. Programa un recordatorio 7 días antes y manda la confirmación de inscripción en cuanto recibas cada registro.
¿Cuándo se debe cerrar el plano de los expositores?: Cierra la asignación definitiva entre 10 y 14 días antes. Necesitas ese margen para distribuir las salas, preparar la lista de participantes, imprimir acreditaciones y diseñar la señalización.
¿Cuántos días antes hay que probar las presentaciones?: Recopila los archivos al menos 7 días antes y haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes. Comprueba también el sonido, los micrófonos, el proyector y las conexiones de cada sala.

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