Checklist voor je albumreleaseconcert

Een albumreleaseconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum en podium. Je regelt tegelijk artiestencontracten, kaartcontrole, techniek, catering, promotie en de ontvangst van publiek en gasten. Begin met locatie en programma, werk daarna het techniekplan en de publiekscommunicatie uit. In de laatste week controleer je dieetwensen, passen, tickets, merchandise en het draaiboek. Zo voorkom je dat de soundcheck, entree of catering op de dag zelf onnodig vertraging oplevert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiestencontracten bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Programma en tijdschema maken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Technische wensen inventariseren
2 personen
Techniekplan uitwerken
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Cateringbestelling plaatsen
Drankvoorraad plannen
2 personen
Beveiliging en toegang plannen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Parkeerinformatie delen
Route en entree communiceren
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Merchandise bestellen
Polsbandjes en tickets controleren
Draaiboek afdrukken
Naam- en backstagepassen maken
Catering en drank ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek testen
3 personen
Backstage inrichten
2 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Podium en afscherming opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Merchandisetafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtshow testen
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Deuren openen
3 personen
Tickets controleren
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Merchandise verkopen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Openingsact begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksvragen verzamelen
Albumverhaal voorbereiden
Album presenteren
2 personen
Hoofdact begeleiden
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Publieksbegeleiding uitvoeren
3 personen
Finale begeleiden
3 personen
Afscheid en signeersessie begeleiden
3 personen
Laatste bestellingen serveren
2 personen
Uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Techniek afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Artiesten uitchecken
Restanten opslaan
2 personen
Dankbericht versturen
Foto's en video's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 6
Merchandisetafelaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengltafel
Podiumluidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 5
DI-boxenaantal 4
Monitorversterkersaantal 2
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 16
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Laptop voor afspeellijst
USB-sticksaantal 3
Ticketscanneraantal 2
Betaalterminalaantal 2
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

LED-parrenaantal 12
Podiumspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtkabelsaantal 10

Decoratie

Albumpostersaantal 12
Bannersaantal 4
Ballonnenaantal 80
Ballonnenboogaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Fotowand
Fotowandstandaardsaantal 2
Pijlbordenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handgelhoudersaantal 6
Handschoenen voor afvalaantal 12

Catering

Boodschappen
Barbakkenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Thermoboxenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
Flesopenersaantal 6
Kassabakkenaantal 3
Menukaartenaantal 12
Allergenenkaartaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Oordopjesaantal 150
Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 20
Zaklampenaantal 6

Registratie

Polsbandjesaantal 150
Ticketsaantal 150
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20
Clipboardmappenaantal 6
Tafeldisplaysaantal 8

Promotie

Album-cd'saantal 80
Vinylalbumsaantal 30
T-shirtsaantal 60
Posters voor verkoopaantal 50
Tasjesaantal 80
Stickersaantal 300

Backstage

Kledingrekkenaantal 3
Spiegelsaantal 3
Loungefauteuilsaantal 6
Kledinghangersaantal 30
Waterkannenaantal 6
Handdoekenaantal 20
Spiegellampenaantal 3

Gereedschap

Gereedschapskoffersaantal 2
Gaffertapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Kabelbindersaantal 100
Schaarsetsaantal 6
Laddersaantal 2
Rolmaataantal 2

Tips

Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast wie de technische wensen aanlevert en wie op locatie beslist over geluid en licht. Controleer of actieve speakers, subwoofers, monitorversterkers, DI-boxen en voldoende XLR- en instrumentkabels aanwezig zijn.
Plan de publieksstroom apart: entree, ticketscanner, polsbandjes, garderobe, bar en merchandise. Zet minstens één persoon bij de ingang en één bij de merchandisetafel tijdens de drukste aankomstperiode.
Verzamel dieetwensen vóór je cateringbestelling plaatst en tel artiesten, crew, vrijwilligers en genodigden afzonderlijk mee. Zet buffettafels, afvalbakken en oplaadstations klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.
Maak het programma met tijden voor opbouw, soundcheck, deuren open, supportact, releaseoptreden en afbouw. Print het draaiboek en leg een exemplaar klaar bij de entree, backstage en de techniekpositie.
Regel parkeerinformatie, route en entree tegelijk met de uitnodigingen en promotiematerialen. Stuur een laatste praktische mail kort voor het concert met aankomsttijd, ticketinformatie en eventuele backstage- of naampassen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een albumreleaseconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiestencontracten. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, catering, techniekcontrole, passen en het definitieve draaiboek.
Wanneer moet ik de techniek voor een albumreleaseconcert regelen?: Inventariseer technische wensen minimaal 4 tot 6 weken vooraf en werk daarna het techniekplan uit. Controleer uiterlijk 7 dagen voor het concert de mengtafel, microfoons, DI-boxen, monitoren, kabels en lichtapparatuur.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een albumreleaseconcert?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel artiesten, crew en vrijwilligers apart mee, omdat zij vaak vóór opening al drinken nodig hebben.
Wanneer verstuur ik de laatste informatie aan bezoekers?: Stuur de praktische route-, parkeer- en entree-informatie 3 tot 5 dagen voor het concert. Controleer in de laatste 24 uur nog de ticketverkoop, aanmeldingen, dieetwensen en wijzigingen in het tijdschema.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.