Animatiefestival organiseren: checklist van voorbereiding tot uitvoering

Een animatiefestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films kiezen. Je regelt filmrechten, zalen, workshops, gastsprekers en een techniek die per ruimte getest is. Daarnaast moeten aanmeldingen, dieetwensen en workshopgroepen op tijd worden verwerkt. Gebruik deze checklist om eerst het programma vast te leggen, daarna publiek en materialen te organiseren en op de festivaldag niets te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Filmrechten controleren
Animatiefilms selecteren
3 personen
Workshops samenstellen
3 personen
Gastsprekers bevestigen
2 personen
Technische eisen opvragen
Programma op website zetten
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotiebeelden maken
2 personen
Socialmediacampagne starten
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Workshopinschrijvingen verdelen
2 personen
Deelnemersbevestiging versturen
Draaiboek printen
Labels en bewegwijzering printen
2 personen
Films downloaden en controleren
2 personen
Presentaties verzamelen
Workshopmaterialen voorbereiden
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Apparatuur opladen
2 personen
Filmtechniek testen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zalen controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Filmzaal inrichten
3 personen
Workshoptafels inrichten
3 personen
Expositiewanden opstellen
3 personen
Animatiewerk ophangen
2 personen
Projectoren aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Films per zaal klaarzetten
2 personen
Workshopsoftware testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma toelichten
Openingsfilm afspelen
2 personen
Workshop stop-motion begeleiden
3 personen
Workshop storyboard begeleiden
2 personen
Korte films vertonen
2 personen
Q&A met animator begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Expositie begeleiden
2 personen
Publieksstemming verzamelen
2 personen
Avondfilms klaarzetten
2 personen
Avondprogramma presenteren
Hoofdfilm vertonen
2 personen
Publieksprijs bekendmaken
2 personen
Slotfilm vertonen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Etensresten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Expositiewerken veilig inpakken
3 personen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Foto's en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen
Prijswinnaars informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 140
Barkrukkenaantal 8
Registratietafel
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Laptopsaantal 6
Blu-rayspelersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 8
HDMI-adaptersaantal 6
USB-sticksaantal 6
Speakersaantal 4
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Koptelefoonsaantal 12
Koptelefoonversterker
Stopmotioncamera'saantal 8
Statiefjesaantal 8
Lampensetsaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Presentatieklikkersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 160
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Scharenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Filmpostersaantal 30
Expositiewandenaantal 8
Fotolijstenaantal 20
Loperaantal 2
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Fotowand
Pijlbordenaantal 20
Naamkaartjesaantal 160
Kleefstripsaantal 6
Kurkpanelenaantal 4
Prikbordkaartenaantal 160

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Workshopmateriaal

Stopmotionfigurenaantal 40
Boetseerkleiaantal 12
Tekenpapieraantal 500
Storyboardvellenaantal 180
Potlodenaantal 180
Kleurpotlodenaantal 120
Viltstiftenaantal 120
Gummenaantal 80
Slijpersaantal 20
Scharen voor kinderenaantal 40
Lijmstiftenaantal 40
Plakbandrollenaantal 20
Knutselkartonaantal 200
Achtergronddoekenaantal 8
Animatieboekenaantal 20

Registratie

Registratielijstenaantal 10
Pennenaantal 40
Polsbandjesaantal 160
Programmaboekjesaantal 180
Stembiljettenaantal 180
Stembussenaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiesprayaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je de promotie start. Controleer per film de rechten en noteer meteen de speelduur, beeldverhouding en benodigde aansluiting.
Vraag technische eisen minimaal 3 weken vooraf op bij gastsprekers en workshopbegeleiders. Test projectoren, schermen, laptops, speakers, microfoons en HDMI-adapters daarna per zaal.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en workshopcapaciteit vaststaan. Sluit workshopkeuzes uiterlijk 7 dagen voor het festival, zodat je groepen kunt verdelen en deelnemers kunt bevestigen.
Plan een aparte controle voor bestanden: download films minstens 2 dagen vooraf en test ze volledig. Bewaar presentaties bovendien op een laptop én USB-stick; een internetverbinding is geen betrouwbaar plan.
Maak het draaiboek en de bewegwijzering uiterlijk de dag ervoor klaar. Zet bij de registratie een tafel, labels en een duidelijke route naar zalen, workshops, toiletten, kapstokken en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een animatiefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie en zalen eerst, regel daarna filmrechten, sprekers en workshops voordat je de publiekscommunicatie opent.
Wanneer moet ik de filmrechten voor een animatiefestival controleren?: Controleer de rechten zodra je een film selecteert, idealiter 6 tot 8 weken voor het festival. Wacht niet tot de week van het evenement: toestemming of vertoningsvoorwaarden kunnen extra tijd vragen.
Wanneer test ik de techniek voor een animatiefestival?: Doe een eerste technische test uiterlijk 2 dagen vooraf en een korte herhaling op de festivaldag. Controleer elke projector, HDMI-kabel, adapter, speaker en microfoon in de zaal waarin die wordt gebruikt.
Wanneer sluit ik de inschrijvingen voor workshops?: Sluit workshopinschrijvingen ongeveer 7 dagen vooraf. Dan heb je tijd om deelnemers over de groepen te verdelen, dieetwensen te verwerken en een bevestiging met tijden en zaal te sturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.