Checklist voor een goed georganiseerde streetarttour

Een streetarttour staat of valt met een route die haalbaar is voor de hele groep. Regel eerst de murals, gids, startlocatie en dinerplek; werk daarna de deelnemersinformatie en praktische voorbereiding uit. Controleer vooraf de toegankelijkheid, weersverwachting en bereikbaarheid van elke stop. Op de dag zelf helpen badges, routekaarten, opgeladen powerbanks en een korte veiligheidsbriefing om de groep bij elkaar te houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Streetartroute samenstellen
2 personen
Murals en route controleren
2 personen
Streetartgids boeken
Startlocatie reserveren
Dinerlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Route toegankelijkheid controleren
2 personen
Dinerkeuzes doorgeven
Welkomstbericht versturen
Routekaarten opmaken
Deelnemersbadges maken
Weersverwachting controleren
Gids en locaties bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Powerbanks opladen
Materialen inpakken
2 personen

Event

Startpunt klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel opbouwen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Badges uitdelen
Veiligheidsbriefing geven
Groepen indelen
2 personen
Streetarttour begeleiden
3 personen
Fotostops begeleiden
2 personen
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Programma afsluiten
Deelnemers veilig uitzwaaien
2 personen
Buffet en materialen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Papierwerk

Routekaartenaantal 25
Deelnemerslijstenaantal 3
Dinerkaartenaantal 25
Routebeschrijvingen voor gidsenaantal 3

Presentatie

Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 30
Deelnemersbadgesaantal 25
Badgehoudersaantal 25
Markeerstiftenaantal 6

Apparatuur

Smartphones voor routebegeleidingaantal 3
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Draagbare megafoon

Verlichting

Zaklampenaantal 4

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4
Noodcontactkaartenaantal 25

Weerbescherming

Herbruikbare paraplu'saantal 6
Regenponcho'saantal 25

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Herbruikbare drinkbekersaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Flessenopenersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 6
Afwasborstelsaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan de route niet alleen op afstand: loop alle murals vooraf na en controleer of doorgangen, trottoirs en oversteken geschikt zijn. Zo ontdek je vóór de tour omleidingen of ontoegankelijke stukken.
Leg de route en het diner vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld bij de uitnodiging de startlocatie, verwachte duur en een uiterste datum voor aanmeldingen en dieetwensen.
Stuur het welkomstbericht uiterlijk 24 uur vooraf. Voeg de starttijd, routebeschrijving, contactgegevens en instructies voor vertraging of slecht weer toe.
Maak per deelnemer een badge en neem een actuele deelnemerslijst mee naar de ontvangsttafel. Houd daarnaast routekaarten en routebeschrijvingen voor de gids apart, zodat registratie niet ophoudt.
Controleer op de ochtend zelf de weersverwachting, laad smartphones en powerbanks volledig op en pak veiligheidsmateriaal in. Zorg dat EHBO-set, noodcontactkaarten en reflecterende hesjes direct bereikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een streetarttour organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de route, gids, startlocatie en dinerlocatie. Verstuur uitnodigingen zodra die onderdelen vaststaan en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de tour.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een streetarttour?: Plan meestal 2 tot 3 uur voor de wandeling, afhankelijk van het aantal murals en de loopafstand. Reserveer daarna extra tijd voor registratie bij de start en het diner, zodat de groep niet hoeft te haasten.
Wat moet ik meenemen naar een streetarttour?: Neem minimaal routekaarten, deelnemerslijsten, badges, smartphones, powerbanks en een draagbare megafoon mee. Voeg een EHBO-set, noodcontactkaarten en weerbescherming toe; die worden vaak pas gemist als de omstandigheden omslaan.
Hoe bereid ik deelnemers voor op slecht weer tijdens een streetarttour?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Meld deelnemers uiterlijk de dag ervoor wat ze moeten aantrekken en houd herbruikbare paraplu's en regenponcho's beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.