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Streetart-Tour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Streetart-Tour steht und fällt mit einer gut geprüften Route, einem verlässlichen Guide und klaren Treffpunkten. Plane zuerst die Murals und Wege, reserviere danach Startort und Dinner-Location und verschicke die Einladungen. Vor der Tour brauchst du aktuelle Teilnehmer- und Ernährungslisten, Routenpläne sowie eine Wetter- und Barrierefreiheitsprüfung. Am Veranstaltungstag sorgen Registrierung, Namensschilder und ein kurzes Sicherheitsbriefing für einen reibungslosen Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Street-Art-Route zusammenstellen

    2 Personen

  • Murals und Route kontrollieren

    2 Personen

  • Streetart-Guide buchen

  • Startort reservieren

  • Dinner-Location reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Barrierefreiheit der Strecke prüfen

    2 Personen

  • Essensauswahl weitergeben

  • Willkommensnachricht versenden

  • Routenpläne erstellen

  • Teilnehmerausweise erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Guide und Orte bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Powerbanks aufladen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

Event

  • Startpunkt einrichten

    3 Personen

  • Empfangstisch aufbauen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder ausgeben

  • Sicherheitsbriefing geben

  • Gruppen einteilen

    2 Personen

  • Streetart-Tour begleiten

    3 Personen

  • Fotostopps begleiten

    2 Personen

  • Getränke und Snacks verteilen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Programm beenden

  • Teilnehmer sicher verabschieden

    2 Personen

  • Buffet und Material aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien reinigen

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ort sauber übergeben

    2 Personen

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Papierkram

  • RoutenpläneAnz. 25
  • TeilnehmerlistenAnz. 3
  • AbendessenskartenAnz. 25
  • Wegbeschreibungen für GuidesAnz. 3

Präsentation

  • KlemmbretterAnz. 3
  • KugelschreiberAnz. 30
  • TeilnehmerausweiseAnz. 25
  • BadgehalterAnz. 25
  • MarkerAnz. 6

Ausstattung

  • Smartphones für die WegbegleitungAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 4
  • Tragbares Megafon

Beleuchtung

  • TaschenlampenAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Set
  • WarnwestenAnz. 4
  • NotfallkontaktkartenAnz. 25

Wetterschutz

  • Wiederverwendbare RegenschirmeAnz. 6
  • RegenponchosAnz. 25

Catering

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 3
  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • SpülbeckenAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 2

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Route nicht nur auf der Karte: Laufe sie vorab ab und kontrolliere, ob Murals zugänglich sind, Baustellen den Weg blockieren und die Gruppe an jeder Stelle zusammenbleiben kann.
  • Bestätige Guide, Startort und Dinner-Location spätestens 48 Stunden vorher. Verschicke am selben Tag die Willkommensnachricht mit Treffpunkt, Uhrzeit, Dauer und Kontaktmöglichkeit.
  • Führe eine Teilnehmerliste mit Anmeldestatus, Ernährungswünschen und Notfallkontakt. Aktualisiere sie bis zum Vortag und gib die relevanten Essensinformationen an die Dinner-Location weiter.
  • Bereite pro Teilnehmer einen Routenplan und ein Namensschild vor; packe zusätzlich Wegbeschreibungen für den Guide, Stifte, Klemmbretter und Ausweise ein. Lade Smartphones und Powerbanks am Vorabend vollständig auf.
  • Plane einen Wettercheck am Vortag und am Veranstaltungstag ein. Lege bei Regen Ponchos oder wiederverwendbare Schirme bereit und nimm für Sicherheit und Orientierung Erste-Hilfe-Set, Warnwesten, Taschenlampen und ein tragbares Megafon mit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Streetart-Tour organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Route, Guide und Reservierungen. Die Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin rausgehen, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig kennst.
Wann muss ich die Streetart-Route prüfen?
Prüfe die Strecke erstmals bei der Planung und laufe sie spätestens 7 Tage vor der Tour ab. Kontrolliere zusätzlich 24 Stunden vorher Wetter, Baustellen, Zugänge und mögliche Änderungen an den Murals.
Wie viele Routenpläne brauche ich für eine Streetart-Tour?
Drucke mindestens einen Routenplan pro Teilnehmer und einen zusätzlichen Satz für den Guide aus. Lege außerdem 2 bis 3 Ersatzexemplare am Empfangstisch bereit.
Was muss am Treffpunkt einer Streetart-Tour bereitliegen?
Plane einen Empfangstisch mit Teilnehmerliste, Namensschildern, Ausweisen, Stiften und Routenplänen. Sei 30 Minuten vor Beginn vor Ort, damit Registrierung, Materialausgabe und das Sicherheitsbriefing pünktlich starten können.

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