Zo organiseer je een jubileumbeurs

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je standhouders of gasten benadert. Reserveer daarna de zalen en werk een beursplattegrond uit met standnummers, looproutes, presentatieruimte en catering. Leg vervolgens standhouders, uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen vast in één overzicht. In de laatste weken draait alles om bevestigen: techniek testen, naamkaartjes en bewegwijzering maken, het definitieve programma versturen en controleren of alle materialen aanwezig zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Beursplattegrond maken
2 personen
4
Standhouders benaderen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Aanmeldformulier bijhouden
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
10
Dranken en servies reserveren
11
Fotograaf reserveren
12
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
13
Standhouders bevestigen
14
Presentaties inplannen
2 personen
15
Quiz en activiteiten voorbereiden
2 personen
16
Promotie online plaatsen
17
Programma naar gasten sturen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Standnummers maken
20
Bewegwijzering ontwerpen
21
Prijzen voor quiz inkopen
22
Techniek testen
2 personen
23
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
24
Dieetoverzicht delen
25
Standhoudersinformatie versturen
26
Vrijwilligers indelen
2 personen
27
Boodschappenlijst controleren
2 personen
28
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
29
Verse producten bestellen
30
Decoratie sorteren
2 personen
31
Naamkaartjes sorteren
2 personen
32
Materialen naar locatie brengen
3 personen
33
Verse catering ophalen
2 personen
34
Locatie openen
2 personen
35
Zalen en toiletten controleren
2 personen
36
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
37
Standwanden en balies plaatsen
4 personen
38
Standnummers ophangen
2 personen
39
Bewegwijzering ophangen
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Informatietafel inrichten
2 personen
42
Registratietafel inrichten
2 personen
43
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
44
Dranken koud zetten
2 personen
45
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
46
Techniek en presentaties testen
2 personen
47
Standhouders ontvangen
3 personen
48
Standhouders naar stands wijzen
2 personen

Event

49
Openingsmuziek starten
50
Gasten registreren
3 personen
51
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
52
Gasten wegwijs maken
2 personen
53
Standhouders ondersteunen
2 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Presentaties aankondigen
59
Presentaties begeleiden
2 personen
60
Quizrondes begeleiden
2 personen
61
Quizprijzen uitreiken
2 personen
62
Buffet aanvullen
3 personen
63
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
64
Fotomoment begeleiden
2 personen
65
Avondprogramma begeleiden
2 personen
66
Laatste ronde aankondigen
67
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
68
Muziek afsluiten

Nazorg

69
Catering veilig opruimen
3 personen
70
Standhouders laten afbouwen
3 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Zalen schoonmaken
4 personen
76
Toiletten schoonmaken
2 personen
77
Gevonden voorwerpen verzamelen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Geleende materialen retourneren
2 personen
80
Overgebleven eten verdelen
2 personen
81
Leveranciersfacturen verzamelen
82
Bedankberichten versturen
2 personen
83
Foto's met betrokkenen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Standbaliesaantal 12
Standwandenaantal 24
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 18
Loungebankenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Gebaksbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12

Catering

Drankdispensersaantal 4
Koffiethermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Buffetwarmersaantal 6
Serveertangenaantal 12
Kurkentrekkersaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Flip-oversaantal 3
Papierversnipperaar

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowandenaantal 2
Tafelstukkenaantal 18
Lichtgordijnenaantal 4
Vaasjesaantal 20

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Registratie

Naamkaartjesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Informatiefoldersaantal 150
Programmaboekjesaantal 150
Naambordjesaantal 30

Presentatie

Presentatieklikkersaantal 2
Whiteboardsaantal 3
Whiteboardstiftenaantal 12
Quizformulierenaantal 150
Antwoordbordjesaantal 30
Prijsbekersaantal 6
Cadeaubonnenaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Markeerlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan de beursplattegrond vroeg, omdat standbalies, standwanden, tafels en stoelen invloed hebben op de beschikbare loopruimte. Geef elke stand een nummer en deel die indeling uiterlijk twee weken vooraf met standhouders.
Houd aanmeldingen, dieetwensen en bevestigingen in één bijgewerkt overzicht. Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 dagen voor de beurs en deel het dieetoverzicht met de catering.
Plan presentaties, quiz en activiteiten vóór je het programma naar gasten stuurt. Reserveer per presentatie een laptop, beamer, projectiescherm en draadloze microfoon en test die techniek minstens 1 dag vooraf.
Regel catering niet alleen op basis van eten: tel ook dinerborden, gebaksborden, koffiekopjes, waterglazen en besteksets mee. Zet koffie, water en gekoelde dranken op aparte punten, zodat de ontvangst niet vastloopt.
Stuur standhoudersinformatie minimaal 1 week vooraf met aankomsttijd, standnummer, opbouwafspraken en technische vereisten. Maak op de dag zelf een korte controle ronde langs bewegwijzering, naamkaartjes, standwanden en microfoons voordat gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumbeurs?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, programma, locatie en zalen. Benader standhouders daarna direct; uitnodigingen en aanmeldingen kunnen volgen zodra de plattegrond en hoofdlijnen van het programma vaststaan.
Wanneer moet ik standhouders voor een jubileumbeurs bevestigen?: Bevestig standhouders uiterlijk 3 weken voor de beurs, inclusief standnummer en praktische informatie. Stuur de definitieve opbouw- en technische afspraken nogmaals 1 week vooraf.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een jubileumbeurs?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van stands, tafels, stoelen, bewegwijzering en cateringpunten. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor een techniek- en veiligheidscontrole.
Wanneer verstuur je het programma naar gasten?: Stuur het programma 7 tot 10 dagen vooraf, zodra presentaties, quiz, muziekprogramma en activiteiten definitief zijn. Vermeld ook de aanvangstijd, route, standindeling en eventuele praktische informatie over catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.